Buku kata ada 24 kotak. Atas rak cuma ada 19. Ke mana 5 kotak lagi?
Kalau anda pernah alami ni, atau barang yang laris tiba-tiba habis masa pelanggan datang nak beli, puncanya biasanya sama: rekod stok barang tak dikemas kini setiap kali barang masuk dan keluar.
Rekod stok barang ialah catatan berapa unit sesuatu barang masuk, berapa unit keluar dan berapa baki yang tinggal, ikut tarikh.
Satu barang = satu kad. Kira dalam unit (tin, pek, botol, kg), bukan dalam RM.
Halaman ni tunjuk contoh rekod stok keluar masuk yang dah siap diisi, kad stok Excel dan PDF percuma, dan apa nak buat bila baki dalam buku tak sama dengan barang atas rak.
👉 Nak terus guna? Muat turun kad stok percuma
Isi Kandungan
- 01. Rekod Stok Barang: Satu Barang, Satu Kad
- 02. Contoh Rekod Stok Keluar Masuk Barang (Sudah Diisi)
- 03. Template Kad Stok Percuma: Excel & PDF
- 04. Maksud Setiap Ruangan dalam Kad Stok
- 05. Cara Rekod Stok Barang, Langkah Demi Langkah
- 06. Kira Stok (Stock Take): Bila Baki Dalam Buku Tak Sama Dengan Atas Rak
- 07. Barang Mana Keluar Dulu (Untuk Barang Ada Tarikh Luput)
- 08. Kesilapan Biasa Yang Buat Baki Stok Lari
- 09. Buku, Excel atau Sistem: Bila Kad Stok Mula Tak Cukup
- 10. Rekod Stok dalam Niagawan
- 11. Soalan Lazim
01. Rekod Stok Barang: Satu Barang, Satu Kad
Ramai pemilik kedai mula cari cara rekod stok bila salah satu benda ni berlaku:
- Buku kata ada 24 kotak, atas rak cuma 19. Tak tahu ke mana 5 kotak tu.
- Barang laris habis tanpa sedar. Pelanggan datang, barang tak ada.
- Order supplier ikut agak-agak, sampai stor belakang penuh dengan barang yang tak bergerak.
- Staf ambil barang untuk guna sendiri atau bagi sampel, tapi tak ada siapa catat.
- Hujung tahun, akauntan tanya nilai stok, tapi anda tak ada angka.
Semua ni boleh dikesan lebih awal kalau setiap barang ada rekodnya sendiri. Rekod tu biasanya dibuat dalam bentuk kad stok: satu kad untuk satu barang, dan setiap kali barang tu masuk atau keluar, anda tulis satu baris.
Dua perkara yang ramai tersilap masa mula:
- Satu kad untuk satu barang. Susu pekat dan gula tak boleh dicatat dalam kad yang sama. Kalau digabung, baki tak lagi beritahu anda apa-apa.
- Kira dalam unit, bukan RM. Kad stok jawab soalan "berapa banyak barang yang ada?". Soalan "berapa nilai stok dalam RM?" dijawab kemudian, dengan kiraan lain.
Empat benda yang selalu tertukar
Sejarah keluar masuk untuk satu barang.
Baki semua barang pada satu tarikh.
Kira sendiri barang atas rak dan dalam stor.
Angka RM untuk akaun, biasanya hujung tahun.
Rekod stok juga dipanggil rekod inventori atau buku stok. Maksudnya sama: catatan barang masuk, barang keluar dan baki.
02. Contoh Rekod Stok Keluar Masuk Barang (Sudah Diisi)
Puan Siti ada kedai runcit kecil. Salah satu barang yang paling laju keluar di kedainya ialah susu pekat manis dalam tin. Dia mula guna kad stok untuk barang ni pada bulan Oktober.
Semua nombor di bawah hanya contoh untuk belajar, bukan data pelanggan sebenar.
Kad stok — Susu pekat manis · Unit: tin
| Tarikh | Butiran / Rujukan | Masuk | Keluar | Baki |
|---|---|---|---|---|
| 1 Okt | Stok awal (kira sendiri pada 30 Sep) | 36 | ||
| 4 Okt | Barang masuk — invois supplier #1041 | 48 | 84 | |
| 7 Okt | Jualan 1–7 Okt (dari rekod jualan) | 25 | 59 | |
| 9 Okt | Rosak — 3 tin kemek masa punggah | 3 | 56 | |
| 14 Okt | Jualan 8–14 Okt | 27 | 29 | |
| 16 Okt | Ambil sendiri — untuk dapur rumah | 2 | 27 | |
| 18 Okt | Barang masuk — invois supplier #1087 | 48 | 75 | |
| 21 Okt | Jualan 15–21 Okt | 24 | 51 | |
| 28 Okt | Jualan 22–28 Okt | 26 | 25 | |
| 31 Okt | Jualan 29–31 Okt | 11 | 14 | |
| Jumlah | 96 | 118 | 14 |
36 + 96 − 118 = 14 tin
Cara baca setiap baris. Tanda + bermaksud barang bertambah, tanda − bermaksud barang berkurang. Ambil baris 4 Okt: sebelum tu ada 36 tin, supplier hantar 48 tin, jadi 36 + 48 = 84. Baris 7 Okt pula: 25 tin terjual minggu tu, jadi 84 − 25 = 59. Setiap baris guna cara yang sama: baki sebelum + masuk − keluar.
- Bila nak order lagi. Jualan seminggu sekitar 24 hingga 27 tin. Baki 14 tin pada 31 Okt tak cukup untuk seminggu, jadi order seterusnya patut dibuat sekarang, bukan tunggu rak kosong.
- Ke mana barang pergi. 3 tin rosak dan 2 tin untuk rumah dah dicatat. Kalau tak, 5 tin tu akan nampak "hilang" masa kira stok.
- Barang mana yang tak bergerak. Kalau kad sesuatu barang tunjuk baki yang sama berbulan-bulan, duit anda sedang tersekat atas rak. Barang tu tak perlu diorder lagi buat masa ni.
03. Template Kad Stok Percuma: Excel & PDF
Tak nak lukis jadual sendiri? Guna template ni. Ruangannya sama dengan contoh Puan Siti di atas. Percuma, tak perlu daftar.
| Format | Sesuai untuk | Muat turun |
|---|---|---|
| Excel (.xlsx) | Taip di komputer atau telefon. Baki dikira sendiri oleh formula. | Excel |
| PDF kosong | Cetak dan tulis tangan. Simpan dalam fail sebagai buku stok. | PDF kosong |
| PDF contoh | Tengok cara isi sebelum mula. | PDF contoh |
Fail Excel ada tiga helaian:
- Kad Stok — satu barang, satu helaian. Isi masuk dan keluar; baki dikira setiap baris.
- Senarai Stok — semua barang dan baki masing-masing dalam satu senarai.
- Kira Stok — masukkan kiraan fizikal; beza dengan rekod dikira sendiri.
04. Maksud Setiap Ruangan dalam Kad Stok
Kad stok cuma ada enam ruangan. Isi setiap satu dengan betul, dan baki boleh dipercayai.
Di bahagian atas kad, tulis nama barang dan unit. Unit ialah cara anda kira barang tu: tin, pek, botol, kotak atau kg.
| Ruangan | Apa nak tulis |
|---|---|
| Tarikh | Hari barang betul-betul masuk atau keluar. |
| Butiran / Rujukan | Apa yang berlaku, dan nombor dokumen kalau ada: nombor invois supplier atau DO (nota hantar barang) untuk barang masuk, "jualan 1–7 Okt" untuk jualan, "rosak" atau "ambil sendiri" untuk yang lain. |
| Masuk | Bilangan unit yang anda terima. |
| Keluar | Bilangan unit yang dijual, rosak, hilang atau diambil. |
| Baki | Baki sebelum + masuk − keluar. |
| Catatan | Apa-apa yang membantu nanti: tarikh luput, siapa ambil, sebab rosak. |
Supplier mungkin hantar ikut karton, tapi anda jual ikut tin. Tukar ke unit jualan masa terima barang. Contohnya, kalau satu karton ada 24 tin, 2 karton ditulis sebagai 48 tin. Kalau masuk dicatat dalam karton tapi keluar dalam tin, baki takkan pernah betul.
05. Cara Rekod Stok Barang, Langkah Demi Langkah
Kad stok hanya berguna kalau setiap barang masuk dan keluar dicatat. Lima langkah ni cukup, sama ada anda guna buku atau Excel.
↓
2. Catat barang masuk
↓
3. Catat barang keluar
↓
4. Kira baki
↓
5. Semak dengan kiraan fizikal
Langkah 1 — Kira stok awal. Kira semua unit barang tu, atas rak dan dalam stor. Tulis sebagai baris pertama. Kalau anda juga perlukan nilai stok awal dalam RM untuk akaun, ini cara rekod stok awal ke dalam akaun.
Langkah 2 — Catat barang masuk ikut barang yang betul-betul sampai. Bila supplier hantar, kira barang dan semak dengan invois atau DO dulu, baru tulis. Kalau anda buat pesanan belian (PO) sebelum tu, jangan catat ikut PO. PO ialah apa yang anda pesan, belum tentu apa yang sampai. Faham beza PO dengan invois belian supaya dokumen yang betul jadi rujukan.
Langkah 3 — Catat setiap barang keluar. Bukan jualan sahaja: barang rosak, hilang, ambil sendiri dan sampel pun dicatat. Jualan boleh dicatat sekali sehari atau seminggu, ikut jumlah unit terjual. Kalau anda dah simpan rekod jualan harian, bilangan unit terjual boleh terus diambil dari situ.
Langkah 4 — Kira baki. Baki sebelum + masuk − keluar. Dalam buku, kira setiap baris. Dalam Excel, formula kira untuk anda.
Langkah 5 — Semak dengan kiraan fizikal. Kira barang atas rak sekali-sekala dan bandingkan dengan baki dalam kad. Bahagian seterusnya terangkan apa nak buat kalau tak sama.
| Kerja | Buku / kad bertulis | Excel |
|---|---|---|
| Catat masuk & keluar | Tulis satu baris | Taip satu baris |
| Kira baki | Kira sendiri setiap baris | Formula kira setiap baris |
| Semak dengan kiraan fizikal | Tulis kiraan di bawah kad | Helaian Kira Stok kira bezanya |
| Paling sesuai bila | Barang tak banyak, catat di kaunter | Barang banyak jenis, ada komputer atau telefon |
👉 Belum ada stok awal? Mula dengan langkah 1 hari ni. Kira barang yang ada sekarang dan jadikan angka tu baris pertama. Tak perlu tunggu awal bulan.
06. Kira Stok (Stock Take): Bila Baki Dalam Buku Tak Sama Dengan Atas Rak
Kad stok cuma tunjuk apa yang dicatat. Barang atas rak tunjuk apa yang betul-betul ada. Bila dua angka ni tak sama, maksudnya ada barang yang keluar atau masuk tanpa dicatat.
Kira semua barang atas rak dan dalam stor, kemudian bandingkan dengan buku. Inilah yang orang panggil stock take, atau kira stok.
Pada 31 Okt, Puan Siti kira beberapa barang di kedainya. Ini hasilnya:
| Barang (unit) | Rekod | Fizikal | Beza |
|---|---|---|---|
| Susu pekat manis (tin) | 14 | 13 | −1 |
| Minyak masak 2kg (botol) | 18 | 15 | −3 |
| Gula pasir 1kg (pek) | 40 | 40 | 0 |
| Mi segera (pek) | 30 | 32 | +2 |
Beza = fizikal − rekod. Beza tolak bermaksud barang atas rak kurang daripada rekod. Beza tambah bermaksud barang lebih daripada rekod.
Kemungkinan sebab untuk setiap beza:
- Susu pekat, kurang 1 tin — mungkin ada yang ambil sendiri tapi tak catat. Barang yang diambil untuk kegunaan sendiri atau promosi perlu direkod juga; ini cara rekod stok yang diambil untuk kegunaan sendiri.
- Minyak masak, kurang 3 botol — mungkin botol bocor dibuang tanpa dicatat sebagai rosak, atau barang hilang. Ini cara tolak stok yang hilang atau rosak daripada rekod dan akaun.
- Mi segera, lebih 2 pek — mungkin barang masuk tak dicatat, atau salah kira masa terima barang.
Apa nak buat bila jumpa beza:
- Semak kad baris demi baris dengan invois supplier dan rekod jualan.
- Tanya staf kalau ada barang yang diambil, rosak atau dipulangkan.
- Kalau sebab dah jumpa, tulis baris yang tertinggal (contohnya "ambil sendiri, 1 tin").
- Kalau sebab tak jumpa, tambah satu baris "beza kira stok" supaya baki ikut kiraan fizikal. Contoh untuk susu pekat: 31 Okt · Beza kira stok (fizikal 13) · Keluar 1 · Baki 13.
Beza kecil memang biasa bila barang keluar masuk setiap hari. Beza tu tanda ada sesuatu yang tak dicatat, bukan semestinya ada orang curi. Yang penting, beza yang sama jangan berulang setiap bulan.
07. Barang Mana Keluar Dulu (Untuk Barang Ada Tarikh Luput)
Susu pekat, roti, minuman dan banyak barang runcit lain ada tarikh luput. Kalau barang baru diletak di depan, barang lama tertinggal di belakang sampai luput.
Cara mudahnya: barang lama keluar dulu. Bila supplier hantar, susun barang baru di belakang dan tolak barang lama ke depan. Tulis tarikh luput setiap penghantaran dalam ruangan Catatan, supaya anda tahu bila perlu semak.
Cara ni dipanggil FIFO (First In, First Out: barang yang masuk dulu, keluar dulu). FIFO juga dipakai bila kira nilai stok dalam RM. Kalau anda nak tahu bezanya dengan cara lain, baca perbandingan FIFO dan LIFO.
08. Kesilapan Biasa Yang Buat Baki Stok Lari
1. Rekod dalam RM, bukan unit
❌ "Stok masuk RM500."
✅ "Masuk 48 tin."
Kesannya: harga supplier berubah, jadi angka RM tak boleh dibandingkan dengan barang yang anda kira atas rak.
2. Satu kad untuk banyak barang
❌ Satu muka surat "barang dapur" untuk gula, minyak dan susu.
✅ Satu kad untuk setiap barang.
Kesannya: baki campuran tak beritahu barang mana yang dah nak habis.
3. Catat masuk ikut pesanan, bukan barang yang sampai
❌ Pesan 48 tin, terus tulis 48.
✅ Kira barang yang sampai. Kalau cuma 44 tin, tulis 44.
Kesannya: baki dalam buku lebih daripada barang sebenar, dan anda lambat order.
4. Tak catat barang rosak atau ambil sendiri
❌ Tin kemek dibuang, tak ditulis.
✅ Tulis sebagai keluar, dengan sebab.
Kesannya: barang nampak "hilang" masa kira stok, walaupun anda tahu ke mana barang tu pergi.
5. Kira stok setahun sekali sahaja
❌ Kira hanya bila akauntan minta.
✅ Kira barang yang laju atau mahal lebih kerap.
Kesannya: beza setahun dah terlalu banyak untuk dikesan puncanya.
Satu barang, satu kad · kira dalam unit · catat barang yang sampai, bukan yang dipesan · rosak dan ambil sendiri pun keluar · kira fizikal secara berkala.
09. Buku, Excel atau Sistem: Bila Kad Stok Mula Tak Cukup
Tak semua kedai perlukan sistem untuk rekod stok. Untuk banyak kedai kecil, kad stok bertulis atau Excel dah cukup. Soalan sebenarnya: adakah cara sekarang masih boleh diikut setiap hari?
| Situasi anda | Cukup guna apa |
|---|---|
| Barang tak banyak jenis, anda sendiri jaga kaunter dan stor, dan baki hujung bulan hampir sama dengan rak | Buku atau kad bertulis. Belum perlu sistem. |
| Barang dah banyak jenis, dan anda tak nak kira baki setiap baris dengan tangan | Excel. Template di atas dah kira baki dan beza kira stok. |
| Anda dah guna buku atau Excel, tapi ramai orang jual di kaunter, catatan selalu tertinggal, dan beza kira stok besar setiap bulan | Masa untuk pertimbangkan sistem. |
Buku dan Excel boleh jalan dengan baik untuk tempoh yang lama. Masalah biasanya bermula bila jualan dan jenis barang bertambah: jumlah jualan kena disalin ke setiap kad, invois supplier kena dicari satu-satu, dan bila ada staf yang terlupa catat, beza hanya ditemui masa kira stok. Pada tahap tu, sistem membantu sebab kerja menyalin berkurang, bukan sebab Excel salah.
10. Rekod Stok dalam Niagawan
Niagawan ialah sistem akaun cloud dengan POS, dibina untuk bisnes di Malaysia. Pakej Niagawan Plus termasuk bahagian inventori, bersama invois, laporan kewangan dan rekod belian.
Untuk barang masuk, satu perkara yang boleh kurangkan kerja menaip: PO disimpan bersama nama supplier, dan boleh terus ditukar jadi invois belian — barang yang dipesan tak perlu ditaip semula.
Sebelum pilih mana-mana sistem stok, termasuk Niagawan, minta vendor tunjuk depan mata. Buat satu jualan cuba, kemudian buka baki barang tu. Adakah baki berubah sendiri, atau perlu dicatat berasingan? Jawapan tu yang tentukan berapa banyak kerja rekod stok yang masih tinggal untuk anda.
Kalau anda dah guna Niagawan, baca panduan laporan stok. Kalau belum, tengok pakej Niagawan Plus untuk akaun, atau sistem POS Niagawan kalau anda jual di kaunter.
Barang dah terlalu banyak untuk kad stok? Tanya team Niagawan macam mana nak mula.
11. Soalan Lazim
Stok atau stock, mana satu betul?
Dua-dua digunakan dalam bisnes. "Stok" ialah ejaan Bahasa Melayu yang ada dalam Kamus Dewan, manakala "stock" ialah ejaan Inggeris.
Apa beza kad stok dengan laporan stok?
Kad stok ialah sejarah keluar masuk untuk satu barang. Laporan stok pula senarai baki semua barang pada satu tarikh. Kalau anda guna Niagawan, ini cara jana laporan stok.
Berapa kerap patut kira stok?
Bergantung pada bisnes anda. Barang yang laju keluar atau mahal elok dikira lebih kerap, contohnya setiap minggu atau setiap bulan. Barang yang jarang bergerak boleh dikira lebih jarang.
Stok awal tu apa, dan macam mana nak dapatkan angkanya?
Stok awal ialah bilangan barang yang ada pada hari anda mula merekod. Cara paling mudah ialah kira sendiri barang atas rak dan dalam stor pada hari tu. Untuk masukkan nilainya ke dalam akaun, ini cara rekod stok awal.
Macam mana nak kira nilai stok dalam RM?
Secara ringkas, baki unit didarab dengan kos seunit. Kos seunit mana yang dipakai bila harga supplier berubah, dan macam mana nilai stok akhir masuk ke dalam kiraan untung, diterangkan dalam panduan COGS (kos barang dijual).
Barang dijual ikut kg atau liter, boleh guna kad stok?
Boleh. Tulis kg atau liter sebagai unit di atas kad, dan catat masuk dan keluar dengan perpuluhan kalau perlu, contohnya 12.5 kg.
Barang rosak atau hilang, rekod macam mana?
Tulis sebagai barang keluar dalam kad stok, dengan sebabnya dalam ruangan Butiran. Untuk tolak nilainya daripada akaun juga, ini cara tolak stok yang hilang atau rosak.
Saya cari borang KEW.PS atau kad kawalan stok kerajaan. Ini tempatnya?
Bukan. Borang tu untuk tatacara pengurusan stor kerajaan. Halaman ini tentang rekod stok untuk bisnes.
Ditulis oleh Bryant Gan, Pengasas Niagawan · Diterbitkan 24 September 2026