Pelanggan tanya “boleh bagi quotation?” — dan tiba-tiba anda tersekat. Nak tulis apa? Nak letak harga saja, atau kena ada borang rasmi? Kalau anda pernah hantar harga dalam mesej WhatsApp dan pelanggan terus senyap, atau lebih teruk, dia datang balik tiga bulan kemudian minta harga yang sama sedangkan kos bahan anda dah naik — halaman ini untuk anda.
Quotation (sebut harga) ialah dokumen yang anda bagi kepada pelanggan untuk tunjuk harga, sebelum dia setuju nak beli. Ia cuma bagi harga. Masa ni pelanggan belum perlu bayar apa-apa lagi.
Contoh ringkas — sebuah kedai cetak menyebut harga kepada sebuah sekolah:
| No. quotation | SH-2026-0032 |
| Pelanggan | Cik Nurul Huda — Sekolah Menengah Seri Bangi |
| Kerja | Bahan cetakan untuk Hari Sukan 2026 |
| Jumlah | RM959.50 |
| Deposit untuk mula (50%) | RM479.75 |
| Sah sehingga | 26 Ogos 2026 |
Nak terus ke contoh penuh? → Contoh quotation lengkap · Nak terus muat turun templat? → Templat percuma
Di halaman ini anda boleh:
- ✅ lihat contoh quotation lengkap dengan angka penuh dalam RM
- ✅ muat turun templat percuma — Excel dan PDF, tanpa daftar
- ✅ tahu apa yang perlu ada dalam quotation anda
- ✅ ikut langkah buat quotation dari kosong
- ✅ salin ayat terma bayaran, deposit dan tarikh sah
Panduan ini ditulis berdasarkan pengalaman kami membina sistem jualan dan invois untuk SME Malaysia sejak 2016. Masalah yang paling kerap kami lihat bukan cara mengira harga — tetapi quotation yang tiada tarikh luput, skop kerja yang tidak dinyatakan, dan quotation lama yang tak dapat dicari semula bila pelanggan menelefon.
Isi Kandungan
- 01. Apa itu quotation, dan bila anda perlu hantar
- 02. Contoh quotation lengkap (dengan angka penuh)
- 03. Muat turun templat quotation percuma
- 04. Apa yang perlu ada dalam quotation
- 05. Cara buat quotation, langkah demi langkah
- 06. Contoh ayat: terma bayaran, deposit dan tarikh sah
- 07. Contoh ikut jenis bisnes
- 08. Sebelum hantar quotation
- 09. Selepas hantar: follow-up, invois dan resit
- 10. Urus semua quotation dalam satu tempat
- 11. Soalan lazim
01. Apa Itu Quotation, dan Bila Anda Perlu Hantar
Quotation — dalam bahasa Melayu sebut harga — ialah dokumen yang anda hantar untuk bagitahu pelanggan berapa harga kerja atau barang yang dia tanya, sebelum kerja bermula. Ia satu tawaran, bukan bil. Anda kata “kalau anda setuju, ini harganya” — pelanggan bebas nak terima atau tolak.
Quotation = “ini harga kalau anda nak.”
Invois = “ini jumlah yang perlu dibayar.”
Satu menawarkan, satu menuntut. Itu bezanya.
Orang panggil dokumen ni macam-macam nama — quotation, sebut harga, kotasi, cotesen, atau ringkasnya “quote”. Semuanya benda yang sama.
Bila anda perlu hantar quotation? Bukan setiap jualan. Kalau pelanggan masuk kedai, ambil barang dan terus bayar — bagi resit, habis cerita. Quotation berguna bila harga belum tentu sampai anda kira dulu:
- Kerja yang harganya ikut saiz, bahan atau berapa lama — ubah suai, cetakan, pemasangan, servis.
- Tempahan pukal, bila pelanggan nak tahu jumlah semuanya dulu.
- Pelanggan syarikat atau sekolah yang kena dapat kelulusan bos dulu — dia perlukan dokumen bertulis untuk bawa naik.
- Pelanggan yang tengah banding harga anda dengan pembekal lain.
Kalau anda cari “sebut harga” di Google, kebanyakan hasil yang keluar ialah sebut harga kerajaan — tender dan perolehan agensi awam. Tu proses yang lain terus, ada borang dan peraturan sendiri. Halaman ini tentang sebut harga bisnes biasa: anda hantar harga terus kepada pelanggan anda.
02. Contoh Quotation Lengkap (Dengan Angka Penuh)
Ni contoh sebuah kedai cetak bagi harga kepada sekolah. Tengok bukan angka saja — tengok ruangan yang ada. Setiap satu ada sebabnya.
Contoh quotation lengkap — setiap ruangan dipecahkan dalam jadual di bawah. Klik imej untuk lihat besar.
| Percetakan Warna Jaya — Sebut Harga | |
|---|---|
| Sebut harga untuk | Cik Nurul Huda — Sekolah Menengah Seri Bangi |
| Perkara | Bahan cetakan untuk Hari Sukan 2026 |
| No. Sebut Harga | SH-2026-0032 |
| Tarikh | 12 Ogos 2026 |
| Sah sehingga | 26 Ogos 2026 (14 hari dari tarikh sebut harga) |
| Perkara | Kuantiti | Harga seunit (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|---|
| Banner 10 kaki x 3 kaki (cetak penuh warna) | 4 | 85.00 | 340.00 |
| Bunting 2 kaki x 5 kaki (termasuk stand) | 6 | 65.00 | 390.00 |
| Risalah A5 dua muka (1,000 keping) | 1 | 280.00 | 280.00 |
| Subtotal | 1,010.00 | ||
| Diskaun pakej acara (5%) | −50.50 | ||
| Jumlah sebut harga | 959.50 | ||
| Deposit untuk mula (50%) | 479.75 | ||
Cara jumlah itu terbentuk, langkah demi langkah:
──────────────
= Subtotal RM1,010.00
− Diskaun 5% (RM50.50)
──────────────
= Jumlah sebut harga = RM959.50
Bawah jumlah tu, Warna Jaya tulis dua perkara lagi — dan ni bahagian yang paling kerap tertinggal:
| Ruangan | Apa yang ditulis |
|---|---|
| Terma & jangka masa | Deposit 50% untuk mula kerja, baki sebelum penghantaran. Kerja siap dalam 5 hari bekerja selepas deposit diterima dan artwork disahkan. |
| Cara terima sebut harga ini | Tandatangan dan hantar semula melalui e-mel atau WhatsApp, atau bayar deposit ke akaun bank yang dinyatakan. |
Tanpa dua baris tu, pelanggan yang dah setuju pun tak tahu nak buat apa lepas tu — dan quotation anda tergantung.
Contoh Quotation Ringkas (Satu Muka Surat)
Tak semua kerja perlu borang penuh. Untuk kerja kecil — jahit uniform, servis basikal, cuci sofa — sebut harga ringkas satu muka surat pun dah cukup, asalkan empat perkara ni ada: apa yang anda jual, berapa harganya, sampai bila harga tu sah, dan macam mana pelanggan nak setuju.
Contoh quotation ringkas — dua baris, satu jumlah, satu tarikh sah laku.
03. Muat Turun Templat Quotation Percuma — Excel dan PDF
Lima fail, percuma, tak perlu daftar apa-apa. Tak pasti yang mana satu? Pilih ikut keadaan anda.
| Kalau anda… | Guna fail ini | Muat turun |
|---|---|---|
| Nak isi dan hantar terus dari komputer | Templat quotation (Excel) — subtotal, diskaun, SST dan deposit dikira sendiri. Ada juga helaian “Buku Sebut Harga” untuk jejak yang mana masih menunggu jawapan. | sebut-harga-template.xlsx |
| Nak cetak dan tulis tangan di kedai atau di tapak | Quotation kosong (PDF) | sebut-harga-kosong.pdf |
| Tak pasti apa nak tulis di ruangan mana | Contoh terisi (PDF) — borang yang sama, sudah diisi dengan contoh Percetakan Warna Jaya di atas | sebut-harga-contoh-isi.pdf |
| Buat kerja ubah suai, renovation atau projek | Contoh kontraktor (PDF) — termasuk senarai apa yang termasuk dan tidak termasuk | sebut-harga-contoh-kontraktor.pdf |
| Buat katering atau tempahan makanan | Contoh katering (PDF) — harga sekepala, tarikh hantar dan tarikh akhir sahkan bilangan | sebut-harga-contoh-catering.pdf |
Hantar sebagai PDF, bukan fail Excel — fail Excel senang diubah, dan anda tak nak bertekak pasal versi mana yang betul.
04. Apa Yang Perlu Ada Dalam Quotation
Undang-undang tak tetapkan satu borang rasmi untuk quotation bisnes — anda bebas susun ikut cara anda. Tapi 12 perkara ni, kalau tertinggal, akan menyusahkan anda kemudian.
Tangkap gambar jadual ni. Sebelum hantar mana-mana quotation, semak balik senarai ni — itu saja checklist yang anda perlu.
| Perlu ada | Kenapa |
|---|---|
| 1. Nama, alamat dan telefon perniagaan anda | Pelanggan perlu tahu siapa yang menawarkan, dan cara hubungi anda semula. |
| 2. No. pendaftaran SSM | Pelanggan syarikat selalunya perlukan ini sebelum boleh proses kelulusan. |
| 3. Nama dan alamat pelanggan | Menunjukkan sebut harga ini khusus untuk mereka, bukan senarai harga umum. |
| 4. Perkataan “Sebut Harga” atau “Quotation” | Supaya tiada siapa tersilap anggap ia bil yang perlu dibayar. |
| 5. Nombor sebut harga | Rujukan bila anda atau pelanggan nak cari balik. |
| 6. Tarikh sebut harga | Titik mula tempoh sah laku. |
| 7. Tarikh sah sehingga | Melindungi anda bila kos naik — ruangan yang paling ramai tinggal kosong. |
| 8. Senarai barang atau kerja, satu baris satu perkara | Pelanggan boleh nampak apa yang mereka bayar. Satu baris besar “kerja ubah suai — RM12,000” mengundang pertikaian. |
| 9. Kuantiti dan harga seunit | Membolehkan pelanggan buang atau tambah sebahagian tanpa anda kira semula semuanya. |
| 10. Subtotal, diskaun, dan jumlah keseluruhan | Tunjuk cara jumlah itu terbentuk, bukan hanya angka akhir. |
| 11. Terma bayaran dan deposit | Bila nak bayar, berapa untuk mula. Ayat sedia salin di Bahagian 06. |
| 12. Cara terima sebut harga ini | Langkah seterusnya yang jelas — tanpa ini, quotation yang diterima pun boleh tergantung. |
Kalau bisnes anda berdaftar SST, letak cukai sebagai baris berasingan lepas subtotal dan diskaun. Kalau tak berdaftar, padam terus baris tu — jangan isi semata-mata sebab ia ada dalam templat. Kadar cukai lain-lain ikut jenis barang dan perkhidmatan. Butirannya ada dalam panduan SST kami.
05. Cara Buat Quotation, Langkah Demi Langkah
Guna Excel, borang cetak atau sistem — urutannya sama. Isi ruangan ikut jadual di atas, dan buat ikut susunan ni:
- Tanya dulu sebelum kira. Saiz, kuantiti, bahan, dan bila pelanggan perlukan. Jangan agak-agak — itu punca utama kerja tambah yang akhirnya tak dibayar.
- Pecahkan kerja jadi baris. Satu baris satu perkara. Kalau anda campur semua jadi satu jumlah besar, pelanggan tak nampak apa dia bayar, dan susah nak potong sikit bila dia minta kurangkan harga.
- Kira dari atas ke bawah — subtotal, tolak diskaun, baru jumlah akhir. Tunjuk cara jumlah tu terbentuk, jangan letak angka akhir saja.
- Isi tarikh sah sehingga. Ni langkah yang paling ramai langkau — sebabnya di Bahagian 06.
- Tulis terma bayaran dan cara pelanggan nak setuju. Ayat sedia salin ada di Bahagian 06.
- Semak balik, simpan jadi PDF, hantar. Hantar PDF, bukan fail Excel — fail Excel senang diubah.
Format yang senang dan dah cukup untuk kebanyakan bisnes:
SH-2026-0032 — SH = sebut harga · 2026 = tahun · 0032 = quotation ke-32 tahun ini
Dua peraturan saja: jangan berulang (setiap quotation dapat nombor sendiri, walaupun ia versi kedua untuk pelanggan yang sama), dan jangan mula semula tiap-tiap bulan — jalan terus sepanjang tahun. Bila quotation tu dah jadi invois, tulis nombor quotation pada invois tu — senang nak semak balik.
06. Contoh Ayat: Terma Bayaran, Deposit dan Tarikh Sah
Ramai orang tersekat kat bahagian ni. Salin je ayat yang sesuai, tukar angkanya:
| Keadaan | Ayat yang boleh disalin |
|---|---|
| Kerja tempahan atau perlu beli bahan dahulu | “Deposit 50% diperlukan untuk memulakan kerja. Baki dijelaskan sebelum penghantaran.” |
| Projek panjang | “Deposit 50% untuk mula, 40% bila pemasangan siap, baki 10% selepas serahan.” |
| Pelanggan syarikat | “Bayaran penuh dalam tempoh 30 hari dari tarikh invois.” |
| Jualan kecil dan mudah | “Bayaran penuh semasa penghantaran.” |
| Anda mahu jangka masa jelas | “Kerja siap dalam 5 hari bekerja selepas deposit diterima dan reka bentuk disahkan.” |
| Melindungi harga anda | “Sebut harga ini sah sehingga [tarikh]. Selepas tarikh tersebut, harga tertakluk kepada semakan semula.” |
| Melindungi skop anda | “Sebarang kerja tambahan di luar senarai di atas akan disebut harga secara berasingan sebelum dimulakan.” |
Kenapa tarikh sah laku ni penting. Quotation yang tak ada tarikh luput bermakna harga anda terbuka selama-lamanya. Bulan Mac anda sebut harga RM12,000 untuk ubah suai dapur; pelanggan senyap. Bulan Ogos dia telefon: “Saya nak teruskan yang RM12,000 tu.” Harga kayu dan formica dah naik; kos anda sekarang RM13,400. Tanpa tarikh sah laku, anda yang kena tanggung beza RM1,400 itu — atau mula kerja itu dengan pertengkaran.
Berapa lama patut anda bagi? 7 hingga 30 hari biasanya cukup — lagi cepat kos anda berubah, lagi pendek tempoh yang anda bagi. Barang stok sedia ada boleh 14–30 hari; kerja yang guna banyak bahan binaan atau barang import selalunya 7–14 hari. Ni amalan biasa dalam bisnes, bukan peraturan undang-undang. Yang penting ialah ada tempohnya, dan ia tertulis.
07. Contoh Ikut Jenis Bisnes
Asasnya sama untuk semua bisnes. Tapi dua jenis kerja ni ada satu ruangan tambahan yang selalu jadi punca masalah kalau tertinggal.
Kontraktor dan Kerja Renovation
Masalah kerja ubah suai bukan harga — tapi skop. Pelanggan jarang bertekak pasal angka yang tertulis. Yang jadi masalah ialah benda yang tak tertulis: “saya ingat pasang lampu tu termasuk sekali”. Sebab tu quotation kontraktor kena ada dua senarai: apa yang termasuk, dan apa yang tak termasuk. Ukur kerja ikut unit (kaki, keping, titik) — senang nak potong sikit bila pelanggan minta kurangkan harga.
Contoh quotation kontraktor — skop termasuk dan tidak termasuk ditulis terus di atas harga. Fail penuh: sebut-harga-contoh-kontraktor.pdf
Katering dan Tempahan Makanan
Katering ada satu beza besar: harga dikira ikut kepala, bukan ikut unit. Jadi ruangan “kuantiti” anda ialah bilangan orang — dan bilangan tu boleh berubah sampai saat akhir, lepas dapur dah beli bahan. Tiga ruangan yang wajib ada: tarikh akhir sahkan bilangan (contoh: 3 hari sebelum majlis), tempahan minimum, dan tarikh, masa dan tempat hantar.
Contoh quotation katering — harga sekepala, tarikh hantar, dan tarikh akhir sahkan bilangan. Fail penuh: sebut-harga-contoh-catering.pdf
08. Sebelum Hantar Quotation
Senarai di Bahagian 04 dah jadi checklist anda. Yang tinggal cuma tiga perkara ni — tiga kesilapan yang paling mahal, dan apa yang jadi bila ia berlaku:
| Kesilapan | Apa yang berlaku |
|---|---|
| ❌ Tiada tarikh sah laku | Pelanggan tuntut harga lama berbulan kemudian, selepas kos anda naik. |
| ❌ Skop tidak dinyatakan | “Saya ingat itu termasuk sekali” — kerja tambah tanpa bayaran. |
| ❌ Hantar, kemudian lupa | Kerja hilang tanpa sebab — bukan sebab harga mahal, tetapi sebab tiada siapa bertanya semula. |
09. Selepas Hantar: Follow-up, Invois dan Resit
Jangan tunggu senyap. Hantar mesej ringkas selepas 3 hari (“sempat tengok sebut harga tempoh hari?”), dan satu lagi seminggu sebelum tarikh luput (“sah sehingga [tarikh] — bagitahu saya kalau nak teruskan”). Untuk buat macam ni anda perlukan satu senarai quotation yang dah dihantar — helaian “Buku Sebut Harga” dalam fail Excel di atas dah sedia untuk tu.
Quotation bukan rekod jualan — ia cuma tawaran. Bila pelanggan dah setuju, dokumen lain pula ambil alih. Yang membezakan semuanya ialah bila ia dihantar dan apa yang ia minta:
| Peringkat | Dokumen | Apa yang ia kata kepada pelanggan |
|---|---|---|
| Pelanggan masih menimbang | Quotation | “Harga saya RM959.50 — kalau anda nak.” |
| Pelanggan sudah setuju | Proforma invoice → | “Jumlah yang akan anda bayar: RM959.50.” |
| Barang bergerak | Pesanan penghantaran (DO) → | “Ini barang yang dihantar.” |
| Kerja atau barang sudah selesai | Invois → | “Ini jumlah yang perlu dibayar.” |
| Duit sudah diterima | Resit → | “Bayaran sudah diterima.” |
Kebanyakan bisnes kecil tak guna kesemua lima ni. Ramai pakai quotation dan invois saja — tu dah cukup.
Kerja atau barang diteruskan → keluarkan invois
Duit masuk → keluarkan resit
Maklumat dalam quotation boleh terus bawa masuk ke invois — pelanggan, senarai barang, kuantiti dan harga yang sama. Tulis nombor quotation pada invois tu, senang nak semak balik kedua-duanya.
Quotation bukan dokumen cukai. Yang jadi rekod jualan anda ialah invois — jadi bila pelanggan dah setuju, keluarkan invois untuk kerja tu. Butiran keperluan e-Invois ada dalam panduan e-Invois kami.
10. Urus Semua Quotation Dalam Satu Tempat
Templat di atas dah selesaikan bahagian format. Tapi bila quotation dah makin banyak sebulan, dua masalah lain pula datang: anda hilang jejak mana satu yang pelanggan belum jawab, dan anda kena taip semula semuanya bila quotation tu jadi invois.
| Guna templat | Guna sistem |
|---|---|
| Buat quotation → simpan fail → cari semula bila pelanggan jawab → taip semula semuanya ke dalam invois → simpan fail invois | Buat quotation → pelanggan setuju → teruskan rekod yang sama menjadi invois → kedua-duanya tersimpan bersama pelanggan itu |
Dalam Niagawan, sebut harga ada dalam menu Jualan — pelanggan, produk dan harga dah tersimpan, jadi anda pilih saja, tak payah taip semula. Quotation lama kekal dalam senarai, senang nak cari balik bila pelanggan telefon tiga bulan kemudian.
Video di atas tunjuk langkah penuh, dari menu Jualan sampai sebut harga disimpan.
11. Soalan Lazim
Quotation dan sebut harga sama ke?
Sama — sebut harga ialah nama Melayu untuk quotation. Ada juga orang sebut “kotasi” atau “cotesen”. Semuanya dokumen yang sama.
Quotation perlu sign ke?
Tandatangan anda tak wajib, tapi elok ada — ia menunjukkan quotation itu rasmi daripada bisnes anda. Yang lebih penting ialah ruang untuk pelanggan tandatangan, sebab itulah cara paling senang nak buktikan yang mereka dah setuju.
Quotation boleh ubah selepas hantar?
Selagi pelanggan belum setuju, boleh — keluarkan quotation baharu dengan nombor baharu, dan beritahu yang lama dah tak sah. Kalau pelanggan dah setuju, anda kena berbincang dengan mereka dulu.
Boleh buat quotation guna Excel?
Boleh — templat Excel di atas kira subtotal, diskaun, SST dan deposit sendiri. Cuma simpan jadi PDF dulu sebelum hantar.
Boleh hantar quotation melalui WhatsApp?
Boleh — hantar fail PDF, jangan taip harga dalam mesej. Mesej senang hilang dalam sembang. Fail PDF boleh simpan, cetak dan semak balik oleh dua-dua pihak.
Ditulis oleh Bryant Gan, Pengasas Niagawan — yang membina sistem perakaunan dan POS untuk SME Malaysia sejak 2016 · Dikemaskini 21 September 2026