Ada pelanggan yang bayar lambat. Ada juga yang akhirnya memang tidak bayar langsung.
Kalau anda ada invois yang sudah lama tertunggak, soalannya mudah: adakah ini sudah dikira hutang lapuk, atau pelanggan cuma lambat bayar? Jawapannya penting. Kalau tersilap anggap, anda hapuskan duit yang sebenarnya masih boleh masuk.
Lewat Bayar Belum Tentu Hutang Lapuk
Ini beza yang paling ramai orang terlepas pandang.
Kalau pelanggan masih boleh dihubungi, masih berjanji untuk bayar, atau sedang membuat bayaran ansuran, hutang itu mungkin masih boleh dikutip. Itu bukan hutang lapuk. Itu cuma lewat bayar.
Hutang lapuk ialah bila anda sudah ada sebab yang kukuh untuk kata duit itu memang tidak akan masuk.
| Keadaan pelanggan | Maksudnya | Apa anda buat |
|---|---|---|
| Masih boleh dihubungi, masih janji nak bayar, atau ada bayaran ansuran masuk | Duit ini masih ada peluang masuk | Jangan hapus kira. Teruskan kejar. |
| Syarikat sudah tutup, pemilik muflis, atau pelanggan hilang selepas anda cuba berkali-kali | Memang susah nak dikutip | Boleh pertimbangkan rekod sebagai hutang lapuk |
| Pelanggan enggan bayar sebab tidak puas hati dengan barang atau servis | Ini pertikaian, bukan hutang lapuk | Selesaikan dahulu dengan pelanggan |
Untuk keadaan ketiga, apa yang anda perlukan bukan hapus kira. Jumlah pada invois itu yang perlu dibetulkan, dan cara betulkannya ialah dengan nota kredit — supaya rekod anda kekal kemas tanpa memadam invois asal.
Bila Hutang Patut Direkod Sebagai Hutang Lapuk?
Tiada tarikh tetap untuk ini. Yang menentukan bukan umur hutang, tetapi sama ada masih ada peluang untuk kutip.
"Kalau saya telefon pelanggan ini hari ini, ada peluang duit itu masuk?"
Kalau jawapannya masih "mungkin", teruskan kejar. Kalau jawapannya sudah jelas tidak — dan anda ada sebab untuk kata begitu — barulah ia hutang lapuk.
Untuk tahu invois mana yang sudah lama tertunggak, tengok laporan aging. Laporan itu menyusun semua duit yang pelanggan masih belum bayar mengikut berapa lama ia tertunggak, jadi anda nampak mana satu yang patut dikejar dahulu.
Laporan aging beritahu anda berapa lama sesuatu invois sudah tertunggak. Ia tidak beritahu anda hutang itu patut dihapus kira.
Invois yang sudah lepas 90 hari sepatutnya buat anda semak dan kejar, bukan terus hapus kira.
Bila anda rekod hutang lapuk dalam akaun, ia tidak bermakna jumlah itu automatik boleh ditolak untuk cukai. Syaratnya lain. Tanya akauntan anda atau LHDN sebelum buat tuntutan.
Apa Perlu Semak Sebelum Rekod?
Sekali direkod, ia jadi sebahagian daripada akaun anda. Ambil lima minit untuk semak perkara ini dahulu.
- ✔ Cuba hubungi sekali lagi. Atau semak sama ada syarikat pelanggan itu masih beroperasi.
- ✔ Semak rekod bayaran. Kadangkala ada bayaran separa yang belum dipadankan, jadi baki sebenar lebih rendah daripada yang anda ingat.
- ✔ Rekod jumlah yang betul sahaja. Bukan nilai penuh invois kalau sebahagiannya sudah dibayar.
- ✔ Simpan bukti. Emel, mesej, atau notis syarikat tutup. Akauntan atau juruaudit anda mungkin perlukan nanti.
Empat kesilapan yang selalu berlaku:
- ✘ Hapus kira terlalu cepat. Lewat 60 atau 90 hari bukan bermakna hutang lapuk. Ramai pelanggan bayar lambat tetapi tetap bayar.
- ✘ Biarkan hutang lama bertimbun bertahun-tahun. Bila itu berlaku, laporan anda tidak lagi menunjukkan keadaan sebenar.
- ✘ Campur adukkan pertikaian dengan hutang lapuk. Kalau pelanggan tak puas hati dengan barang, itu perlu diselesaikan, bukan dihapus kira.
- ✘ Padam invois asal. Jangan padam. Rekod hutang lapuk supaya rekod anda kekal lengkap.
Contoh: Invois RM1,000 Yang Tidak Dibayar
Contohnya, anda keluarkan invois RM1,000 kepada pelanggan dengan tempoh bayaran 30 hari. Selepas tarikh bayaran, pelanggan masih belum bayar.
| Bila | Apa berlaku | Status |
|---|---|---|
| 1 Mac | Anda keluarkan invois RM1,000, tempoh bayaran 30 hari | RM1,000 jadi duit yang pelanggan masih belum bayar |
| 1 April | Tarikh bayaran sampai. Pelanggan belum bayar | Lewat bayar — bukan hutang lapuk |
| April – Mei | Anda hantar peringatan dan telefon. Pelanggan janji bayar bulan depan | Lewat bayar — masih ada janji |
| Jun | Telefon tidak berangkat. Pejabat pelanggan sudah kosong | Lepas 90 hari — perlu disemak |
| Julai | Anda dapat tahu syarikat pelanggan sudah tutup dan tiada apa-apa boleh dikutip | Barulah ia hutang lapuk |
Perhatikan apa yang sebenarnya menukar statusnya. Bukan umur hutang — pada bulan Jun ia sudah lepas 90 hari, dan pada masa itu ia masih belum hutang lapuk. Yang menukarnya ialah apa yang anda dapat tahu pada bulan Julai.
Apa Kesannya Pada Bisnes dan Laporan Anda?
Bila hutang itu direkod sebagai hutang lapuk, RM1,000 tadi tidak lagi dianggap sebagai duit yang masih akan diterima daripada pelanggan. Ia direkod sebagai kerugian bisnes.
Dua laporan anda berubah serentak:
| Laporan | Sebelum | Selepas |
|---|---|---|
| Senarai duit yang pelanggan belum bayar dalam sistem perakaunan ia dipanggil Akaun Belum Terima | Termasuk RM1,000 yang tidak akan masuk | Tinggal hutang yang masih ada peluang dikutip |
| Untung rugi | Tidak menunjukkan kerugian ini | Ada kerugian RM1,000, jadi untung anda berkurang RM1,000 |
Ya, untung anda nampak berkurang. Tetapi itu memang tujuannya. Angka untung yang termasuk duit yang tidak akan masuk bukan angka sebenar bisnes anda.
Kalau anda nak faham bagaimana kerugian seperti ini mengubah untung bisnes, penyata untung rugi menerangkan bahagian itu dengan lebih lengkap.
Cara Rekod Hutang Lapuk dalam Niagawan
Dua langkah. Yang pertama anda buat sekali sahaja.
Langkah 1: Buat lejar Hutang Lapuk
Anda perlukan satu tempat dalam akaun untuk simpan kerugian jenis ini. Dalam sistem, tempat itu dipanggil lejar.
- Masuk ke Customize Ledger.
- Nama Lejar: Hutang Lapuk
- Kategori: Perbelanjaan (Kategori: Others) — iaitu kos yang mengurangkan untung anda
- Langkah penuh ada di sini: cara tambah lejar baru.
Buat sekali sahaja. Untuk hutang lapuk seterusnya, terus ke Langkah 2.
Langkah 2: Rekod hutang lapuk dalam Entri Lejar
Sebelum isi borang, faham dahulu apa yang anda beritahu sistem. Dua perkara serentak:
- RM1,000 itu dikeluarkan daripada senarai duit yang pelanggan masih belum bayar.
- RM1,000 itu direkod sebagai kerugian bisnes.
Dalam sistem perakaunan, dua perkara itu ditulis sebagai dua baris:
- Masuk ke Menu Perakaunan.
- Pilih Entri Lejar.
- Klik +Baru.
- Isi butiran berikut:
- Tarikh: tarikh anda sahkan hutang itu tidak boleh dikutip. Dalam contoh tadi, bulan Julai.
- Butiran: contohnya, "Hutang lapuk pelanggan ABC"
- Debit: Hutang Lapuk (Perbelanjaan) — RM1,000
Baris ini yang merekod kerugian. - Credit: Akaun Belum Terima — RM1,000
Baris ini yang mengeluarkan RM1,000 daripada senarai duit yang pelanggan belum bayar.
- Klik Simpan.
Belum masukkan hutang pelanggan ini dalam sistem? Mulakan dengan cara masukkan hutang customer yang belum dibayar dahulu.
Apa Patut Anda Buat Sekarang?
Kalau pelanggan cuma lewat bayar, jangan terus anggap hutang itu sebagai hutang lapuk. Semak laporan aging dahulu untuk lihat berapa lama setiap invois sudah tertunggak dan mana yang perlu dikejar terlebih dahulu.
Bila anda sudah pasti baki itu memang tidak boleh dikutip, barulah rekod sebagai hutang lapuk. Selepas itu, senarai duit yang pelanggan belum bayar dan laporan untung rugi anda akan menunjukkan keadaan sebenar bisnes.