Bu Ratna menerima pesanan 150 nasi box untuk acara hari Sabtu. Senin pagi, pelanggannya bertanya, "DP-nya berapa, transfer ke mana?" Sorenya separuh harga sudah masuk ke rekening. Lalu apa yang Bu Ratna kirim sebagai tagihannya, dan apa yang ditulis di tagihan hari Sabtu supaya tidak ada yang bingung sudah bayar berapa?
Jawabannya dua dokumen: invoice DP dan invoice pelunasan. Invoice DP adalah tagihan untuk uang muka (DP) yang kamu minta sebelum barang dibuat atau jasa dikerjakan. Invoice pelunasan adalah tagihan untuk sisanya, yang menyebut DP yang sudah dibayar. Di panduan ini ada kapan dan berapa DP yang umum, isi kolom per kolom, contoh invoice DP dan pelunasan yang sudah diisi (termasuk pembayaran bertahap), kalimat DP siap salin, dan template invoice DP gratis dalam Word, Excel, dan PDF.
01. Invoice DP itu apa? (jawaban singkat)
Invoice DP adalah tagihan untuk uang muka pesanan. Isinya: nilai total pesanan, berapa persen DP yang diminta, berapa rupiahnya, dan berapa sisa yang akan ditagih nanti. Invoice ini dikirim sebelum kamu mulai membeli bahan, memasak, menjahit, atau mengerjakan jasanya.
Invoice pelunasan adalah tagihan untuk sisanya. Dikirim saat barang diserahkan atau pekerjaan selesai. Yang membedakannya dari invoice biasa: invoice pelunasan menulis DP yang sudah dibayar dan menyebut nomor invoice DP-nya, jadi pelanggan langsung melihat kenapa angkanya tinggal segitu.
DP, uang muka, dan down payment itu satu hal yang sama, hanya tiga nama. Di halaman ini DP artinya uang muka pesanan dari pelangganmu, bukan DP kredit motor atau rumah.
Karena setelah beberapa minggu, chat WhatsApp tidak menjawab tiga pertanyaan penting: totalnya berapa, DP-nya sudah masuk berapa, dan sisanya berapa. Invoice DP menuliskan ketiganya di satu lembar. Saat pelunasan, tidak ada yang perlu mengingat-ingat.
02. Kapan minta DP, dan berapa persen yang umum
Tidak semua penjualan perlu DP. Cari baris yang paling mirip dengan usahamu. Persentase di tabel ini hanya yang umum dipakai, bukan aturan: kamu dan pelanggan bebas menyepakati angka lain.
| Situasi | Perlu DP? | Yang umum dipakai |
|---|---|---|
| Pesanan dibuat khusus (seragam, furnitur, cetakan, kue pesanan) | Ya | DP 30–50%, sisa saat barang diambil atau dikirim |
| Catering atau pesanan untuk acara bertanggal | Ya | Sering DP 50%, sisa saat diantar atau H-1 acara |
| Jasa atau proyek kecil yang dikerjakan bertahap (desain, renovasi kecil, event) | Ya, plus termin | DP di awal, sisanya per tahap. Lihat bagian 06 |
| Pelanggan baru dengan nilai pesanan besar | Ya | DP sebelum barang disiapkan |
| Pelanggan langganan, barang dari stok | Biasanya tidak | Bayar saat terima atau tempo. Lihat termin COD, NET 7, NET 30 |
| Jual tunai di kasir | Tidak | Cukup nota atau struk, tidak perlu invoice DP |
Kenapa DP penting untuk usahamu? DP adalah uang yang masuk sebelum kamu mengeluarkan modal untuk bahan. Kalau pesanan custom dibatalkan tanpa DP, bahan yang sudah dibeli jadi kerugianmu sendiri. DP juga menyaring pelanggan yang belum serius.
03. Alurnya: dari penawaran sampai lunas
Invoice DP bukan dokumen pertama dan bukan yang terakhir. Urutannya untuk pesanan catering Bu Ratna (total Rp4.950.000, DP 50%):
- Penawaran: harga dan syarat DP disepakati, lewat surat penawaran atau chat.
- Proforma invoice (opsional): hanya kalau pembeli minta rincian tagihan dulu sebelum memutuskan.
- Invoice DP: menagih DP Rp2.475.000.
- Kwitansi DP: bukti bahwa DP sudah diterima.
- Pesanan dibuat, lalu diantar.
- Invoice pelunasan: menagih sisa Rp2.475.000, dengan menyebut DP yang sudah dibayar.
- Kwitansi pelunasan bertulisan LUNAS.
Tiga dokumen di awal alur ini sering tertukar karena semuanya menyebut DP:
| Kapan | Fungsinya | |
|---|---|---|
| Proforma invoice DP | Sebelum pesanan pasti | "Kalau jadi, harganya segini dan DP-nya segini." Belum tagihan final. |
| Invoice DP | Setelah pesanan disepakati | "Tolong bayar DP sekian ke rekening ini." Tagihannya. |
| Kwitansi DP | Setelah DP diterima | "DP sekian sudah saya terima." Bukti uangnya masuk. |
Jadi satu pesanan dengan DP bisa berarti empat dokumen: invoice DP, kwitansi DP, invoice pelunasan, dan kwitansi LUNAS. Membuat satu invoice DP itu mudah. Yang mulai repot adalah saat banyak pesanan berjalan bersamaan: pelanggan mana yang sudah DP dan mana yang belum, sisanya tinggal berapa, invoice mana untuk pesanan yang mana, dan apakah transfernya sudah dicatat. Salah satu cara merapikannya: invoice dan penjualan dicatat di satu tempat, bukan tersebar di chat dan beberapa file. Lihat cara Niagawan mencatatnya →
04. Isi invoice DP dan invoice pelunasan, kolom per kolom
Tidak ada format baku yang harus diikuti semua usaha. Tapi sepuluh bagian ini sebaiknya ada di invoice DP. Nomornya sama dengan angka di gambar di bawah tabel.
| Bagian | Contoh isi | Kenapa penting |
|---|---|---|
| ① Nama usaha & kontak | Dapur Bu Ratna, alamat, No. HP | Pelanggan tahu tagihan ini dari siapa |
| ② No. invoice + ref. SO | INV/2026/10/007-DP · SO/2026/10/007 | Akhiran -DP membuat invoice ini mudah dicocokkan dengan pelunasannya nanti |
| ③ Tanggal + paling lambat bayar | 5 Oktober 2026 · 6 Oktober 2026 | "Paling lambat bayar" (jatuh tempo) membuat DP tidak menggantung |
| ④ Kepada | Bu Wulan, alamat | Siapa yang membayar |
| ⑤ Rincian pesanan | 150 nasi box × 32.000 | Lengkap, sama seperti pesanannya. Jangan hanya "DP catering" |
| ⑥ Nilai total pesanan | 4.950.000 | Tanpa nilai total, persen DP tidak bisa dicek |
| ⑦ DP: persen dan rupiah | DP 50% = 2.475.000 | Inilah yang ditagih invoice ini |
| ⑧ Sisa setelah DP | 2.475.000, dibayar saat diantar | Pelanggan tahu sisanya dan kapan dibayar |
| ⑨ Rekening pembayaran | Bank ABC 123-456-7890 a.n. Dapur Bu Ratna | Mengurangi salah transfer |
| ⑩ Catatan DP | Pesanan diproses setelah DP diterima; aturan kalau batal | Aturan yang disepakati tertulis sebelum uang dibayar |
Apa yang berubah di invoice pelunasan?
Rincian pesanan dan nilai total tetap sama. Yang berubah hanya empat baris:
| Baris | Invoice DP | Invoice pelunasan |
|---|---|---|
| Nomor | INV/2026/10/007-DP | INV/2026/10/007-L |
| Ref. invoice DP | — | INV/2026/10/007-DP |
| Sudah dibayar | — | DP 2.475.000 |
| Yang ditagih sekarang | DP 2.475.000 | Sisa 2.475.000 |
Soal nomor: pakai nomor dasar yang sama dengan akhiran (-DP, -T2, -L), atau nomor urut biasa dengan kolom "Ref. invoice DP". Dua-duanya bisa, yang penting nomor pelunasan selalu bisa ditelusuri ke DP-nya.
05. Contoh invoice DP yang sudah diisi (3 situasi)
Dua contoh pertama adalah pesanan yang sama dengan contoh di panduan sales order, jadi kamu bisa mengikuti satu pesanan dari dicatat sampai ditagih. Semua nama usaha, rekening, dan angka hanya ilustrasi.
a. Catering: DP 50% (contoh invoice DP 50%)
Dapur Bu Ratna menerima pesanan Bu Wulan untuk acara syukuran Sabtu, 10 Oktober 2026 (SO/2026/10/007). Invoice DP dikirim lewat WhatsApp pada Senin, 5 Oktober 2026.
| INVOICE DP · INV/2026/10/007-DP · 5 Oktober 2026 | |
|---|---|
| Rincian | Nasi box ayam bakar 150 box × 32.000 = 4.800.000 Air mineral gelas 240 ml 150 gelas × 1.000 = 150.000 |
| Nilai total pesanan | 4.950.000 |
| Tagihan invoice ini: DP 50% | 2.475.000, paling lambat 6 Oktober 2026 |
| Sisa | 2.475.000, dibayar saat pesanan diantar |
| Catatan | Pesanan diproses setelah DP diterima. Kalau acara dibatalkan setelah bahan dibeli (H-2), DP tidak dikembalikan, sesuai kesepakatan. |
Bu Wulan mentransfer DP hari itu juga. Setelah uangnya masuk, Bu Ratna mengirim kwitansi DP dengan tulisan "sisa Rp2.475.000".
b. Konveksi: DP 30%, dikirim dua tahap
Konveksi Rapi Jaya menerima pesanan 200 kemeja seragam batik dari Sekolah Tunas Harapan (SO/2026/09/012), Rp85.000 per pcs. Disepakati DP 30% sebelum produksi, lalu tiap kiriman ditagih sesuai pcs yang dikirim.
| INVOICE DP · INV/2026/09/012-DP · 14 September 2026 | |
|---|---|
| Rincian | Kemeja seragam batik sekolah (S–XL) 200 pcs × 85.000 = 17.000.000 |
| Nilai total pesanan | 17.000.000 |
| Tagihan invoice ini: DP 30% | 5.100.000, paling lambat 15 September 2026 |
| Sisa | 11.900.000, ditagih per kiriman |
c. Jasa perorangan: desain logo dan kemasan (contoh invoice DP proyek)
Nadia, desainer lepas di Malang, mengerjakan logo dan kemasan untuk Kedai Kopi Senja. Tidak ada barang, jadi rinciannya adalah paket pekerjaan dari penawaran PNW-NP-2026-014.
| INVOICE DP · INV-NP-2026-021-DP · 22 September 2026 | |
|---|---|
| Rincian | Desain logo + panduan warna, 1 paket = 2.500.000 Desain kemasan cup & stiker, 3 varian × 900.000 = 2.700.000 |
| Nilai total pekerjaan | 5.200.000 |
| Tagihan invoice ini: DP 50% | 2.600.000, paling lambat 24 September 2026 |
| Sisa | 2.600.000, dibayar sebelum file final dikirim |
Untuk jasa, catatan DP-nya yang paling penting: kapan pekerjaan mulai, berapa kali revisi termasuk harga, dan kapan sisa dibayar. Tiga hal itu yang paling sering diperdebatkan.
06. Contoh invoice pelunasan (dan kalau bayarnya bertahap)
a. Pelunasan setelah DP: catering Bu Ratna
Sabtu, 10 Oktober 2026, pesanan diantar. Bu Ratna membawa invoice pelunasan yang menyebut DP-nya:
| INVOICE PELUNASAN · INV/2026/10/007-L · 10 Oktober 2026 | |
|---|---|
| Ref. invoice DP | INV/2026/10/007-DP |
| Nilai total pesanan | 4.950.000 |
| Sudah dibayar | DP 50%, 5 Oktober 2026: − 2.475.000 |
| Sisa ditagih (invoice ini) | 2.475.000, dibayar saat pesanan diantar |
| Sisa setelah dibayar | 0, LUNAS |
b. Termin 1, 2, 3: konveksi yang dikirim dua tahap
Rapi Jaya menyepakati: tiap kiriman ditagih sesuai pcs yang dikirim, dikurangi bagian DP-nya (30%). Jadi setiap pcs sudah dibayar 30% lewat DP, dan sisanya 70% ditagih saat pcs itu dikirim.
| Invoice | Kapan | Hitungannya | Ditagih (Rp) |
|---|---|---|---|
| Termin 1: DP 30% INV/2026/09/012-DP | 14 September 2026 | 30% × 17.000.000 | 5.100.000 |
| Termin 2 INV/2026/09/012-T2 | 3 Oktober 2026, kiriman 120 pcs | 120 × 85.000 × 70% | 7.140.000 |
| Termin 3: pelunasan INV/2026/09/012-L | 17 Oktober 2026, kiriman 80 pcs | 80 × 85.000 × 70% | 4.760.000 |
| Jumlah | 17.000.000 | ||
Invoice pelunasannya menulis dua pembayaran sebelumnya: nilai total 17.000.000, sudah dibayar DP 5.100.000 dan termin 2 7.140.000 (jumlahnya 12.240.000), sisa ditagih 4.760.000, paling lambat 24 Oktober 2026.
DP adalah termin pertama. Termin pembayaran adalah seluruh jadwal bayarnya: termin 1, 2, 3 artinya pembayaran pertama, kedua, dan ketiga, dan "termin 2" adalah pembayaran kedua, sering dikaitkan dengan satu tahap pekerjaan atau satu kiriman. Untuk syarat bayar lain seperti COD, NET 7, atau NET 30, lihat tabel termin pembayaran.
07. Kalimat DP dan termin siap salin
Tulis syarat DP di penawaran dan di invoice DP, sebelum uangnya dibayar. Salin kalimat yang cocok, lalu ganti angkanya.
| Kalimat | Kapan dipakai |
|---|---|
| "DP 50% dibayar sebelum pesanan diproses. Sisa 50% dibayar saat pesanan diantar." | Catering, kue, pesanan acara |
| "Pengerjaan dimulai setelah DP diterima. Lama pengerjaan dihitung sejak tanggal DP masuk." | Jasa, konveksi, percetakan |
| "Sisa pembayaran Rp____ paling lambat tanggal ____." | Semua invoice DP |
| "Pembayaran: termin 1 DP 30% saat pesanan disepakati, termin 2 40% saat tahap 1 selesai, termin 3 30% setelah serah terima." | Pekerjaan bertahap |
| "Tiap kiriman ditagih sesuai jumlah yang dikirim, dikurangi bagian DP." | Pesanan yang dikirim bertahap |
| "Kalau pesanan dibatalkan setelah bahan dibeli, DP tidak dapat dikembalikan." | Hanya kalau kamu dan pelanggan sepakat |
| "Kalau pesanan dibatalkan sebelum pengerjaan dimulai, DP dikembalikan dipotong biaya yang sudah keluar." | Alternatif yang lebih lunak |
| "Termasuk 2 kali revisi. Revisi berikutnya dihitung terpisah." | Jasa desain dan kreatif |
Apakah uang DP boleh dikembalikan? Tergantung kesepakatan kamu dan pelanggan. Karena itu, aturannya sebaiknya ditulis di penawaran atau invoice DP sebelum DP dibayar, bukan dibicarakan setelah pesanan batal.
08. Download template invoice DP & pelunasan gratis (Word, Excel, PDF)
Dua template plus satu Excel yang saling terhubung. Semuanya gratis, tanpa daftar atau login, dan tidak ada kolom yang harus kamu hapus dulu.
Invoice DP cuma 1–2 sebulan? Template di bawah ini sudah cukup.
Tapi kalau hampir tiap minggu ada banyak pesanan dengan DP, masalahnya biasanya bukan lagi membuat invoice, tapi mengecek siapa yang sudah bayar, berapa sisanya, dan mencocokkannya dengan catatan penjualan. Untuk yang seperti itu, lebih mudah kalau invoice dan penjualannya tercatat di satu tempat. Lihat aplikasi invoice Niagawan →
Nomor invoice, ref. SO atau penawaran, paling lambat bayar, rincian pesanan, nilai total → DP % → DP Rp → sisa, rekening, dan catatan DP. Versi Excel menghitung total, DP, dan sisanya sendiri.
Dengan kolom ref. invoice DP, sudah dibayar (DP), sudah dibayar (termin lain), dan sisa ditagih, plus baris status LUNAS.
Ketik pesanan, persen DP, dan (kalau ada) persen termin 2 sekali di sheet Pesanan. Sheet Invoice DP, Invoice Termin 2, dan Invoice Pelunasan terisi sendiri: nomor, sudah dibayar, tagihan, dan sisanya. Catat uang yang masuk, dan status pesanan berubah menjadi LUNAS. Ada juga satu set sheet "Contoh" berisi pesanan Rapi Jaya di atas.
Pilih format yang mana?
| Format | Cocok untuk | Download |
|---|---|---|
| Word | Mengetik di komputer, menaruh logo usahamu, lalu kirim sebagai PDF | Invoice DP (.docx) |
| Excel | Total, DP, dan sisa terhitung sendiri | Invoice DP (.xlsx) |
| Dicetak kosong, diisi pakai pulpen | Invoice pelunasan (.pdf) | |
| Excel otomatis | Satu pesanan dengan DP, termin, dan pelunasan yang saling terhubung | DP + pelunasan (.xlsx) |
Kwitansi DP dan kwitansi LUNAS-nya ada di halaman contoh kwitansi pembayaran, lengkap dengan template kosongnya.
09. Setelah DP masuk: catat sebagai uang muka, bukan omzet
DP yang sudah masuk rekening mudah terlihat seperti jualan hari itu. Padahal pesanannya belum diserahkan. Selama pesanan belum diserahkan, DP adalah uang muka dari pelanggan: uang yang masih "berutang pesanan" ke dia. Penjualannya baru dicatat saat barang atau jasanya diserahkan.
5 Oktober: uang masuk 2.475.000, penjualan 0, uang muka pelanggan 2.475.000. 10 Oktober: pesanan diantar, penjualan 4.950.000, uang muka pelanggan kembali 0. Kalau kamu mencatat manual dan ingin tahu jurnalnya, lihat bagian pembukuan di panduan proforma invoice dan jurnal umum.
10. Kesalahan invoice DP yang sering jadi masalah
| Kesalahan | Akibatnya | Cara membetulkannya |
|---|---|---|
| ❌ DP ditagih tanpa nilai total | Pelanggan tidak bisa mengecek persennya | Tulis nilai total, persen DP, dan rupiahnya |
| ❌ Sisa tidak ditulis | Saat pelunasan, pelanggan dan kamu mengingat angka yang berbeda | Tulis sisa dan kapan dibayar di invoice DP |
| ❌ Invoice pelunasan tidak menyebut DP | Terlihat seperti menagih penuh dua kali | Tulis "sudah dibayar: DP" dan nomor invoice DP-nya |
| ❌ Nomor DP dan pelunasan tidak nyambung | Sulit mencari pasangannya beberapa bulan kemudian | Nomor dasar yang sama + akhiran, atau kolom ref. invoice DP |
| ❌ Pesanan berubah, invoice lama dipakai terus | DP dan sisa dihitung dari total yang sudah tidak berlaku | Buat invoice revisi bernomor untuk total yang baru |
| ❌ Aturan batal tidak ditulis | Ribut saat pesanan dibatalkan | Tulis di catatan DP, sebelum DP dibayar |
| ❌ DP diterima tanpa kwitansi | Pelanggan tidak punya bukti, kamu tidak punya arsip | Kirim kwitansi DP di hari yang sama |
| ❌ DP langsung dihitung omzet | Penjualan bulan ini terlihat lebih besar dari kenyataan | Catat sebagai uang muka sampai pesanan diserahkan |
11. Supaya invoice dan catatan penjualan tidak tercecer
Invoice DP-nya mudah dibuat. Yang mulai repot adalah catatan setelah invoice dibuat: invoice lama yang harus dicari, transfer yang harus dicocokkan dengan pesanannya, dan penjualan yang harus dicatat di hari yang benar.
Supaya invoice, penjualan, dan laporan tidak tersimpan di tempat yang terpisah-pisah
- ✓ Invoice dan nota rapi di satu tempat — invoice lama mudah dicari saat pelanggan bertanya.
- ✓ Penjualan tercatat di pembukuan yang sama — tidak di buku atau file terpisah.
- ✓ Laporan keuangan (laba-rugi, arus kas) tersusun otomatis dari yang sudah dicatat — bisa dibuka dari HP lewat cloud.
Pesanan dengan DP mulai susah dipantau?
Ceritakan ke tim Niagawan bagaimana kamu menerima DP dan menagih sisanya sekarang. Kami tunjukkan bagaimana invoice dan penjualanmu dicatat di Niagawan, supaya kamu bisa menilai sendiri apakah cocok dengan alur usahamu.
WhatsApp tim Niagawan →Untuk dokumen penjualan lainnya, mulai dari panduan invoice, sales order, proforma invoice, dan contoh invoice tagihan. Usaha percetakan yang sering menerima DP bisa melihat aplikasi kasir percetakan.
Pertanyaan yang Sering Ditanya (FAQ)
Apa itu DP dalam jual beli?
DP (down payment) atau uang muka adalah sebagian harga yang dibayar pembeli di awal, sebelum barang dibuat atau diserahkan. Sisanya dibayar kemudian, biasanya saat barang diterima. DP adalah bagian dari harga, bukan biaya tambahan.
Apa bedanya DP dan deposit?
Dalam jual beli, DP adalah bagian dari harga dan nanti dikurangkan dari tagihan pelunasan. Deposit umumnya uang jaminan yang dikembalikan di akhir, misalnya pada sewa alat atau sewa tempat. Tulis dengan jelas di invoice mana yang kamu maksud.
Uang DP biasanya berapa?
Yang umum dipakai usaha kecil adalah 30–50% dari nilai pesanan, dan sering 50% untuk catering atau pesanan acara. Ini kebiasaan, bukan aturan. Lihat tabel di bagian 02.
Apakah uang DP boleh dikembalikan?
Tergantung kesepakatan kamu dan pelanggan. Karena itu, aturan kalau pesanan batal sebaiknya ditulis di penawaran atau catatan invoice DP sebelum DP dibayar. Contoh kalimatnya ada di bagian 07.
Apa bedanya termin dan DP?
DP adalah pembayaran pertama. Termin adalah seluruh jadwal pembayarannya, misalnya termin 1 DP 30%, termin 2 saat kiriman pertama, termin 3 pelunasan. Jadi DP adalah termin pertama.
Apa itu termin 1, 2, 3?
Pembayaran pertama, kedua, dan ketiga untuk satu pesanan atau proyek. Masing-masing biasanya ditagih dengan invoice sendiri. Contoh lengkapnya ada di bagian 06.
Apakah invoice DP sama dengan proforma invoice?
Tidak. Proforma dikirim sebelum pesanan pasti, sebagai rincian harga dan DP yang akan diminta. Invoice DP dikirim setelah pesanan disepakati, sebagai tagihan DP-nya. Lihat proforma invoice.
Setelah invoice DP dibayar, perlu kwitansi?
Sebaiknya ya. Invoice adalah tagihan, kwitansi adalah bukti uangnya sudah diterima. Tulis juga sisanya di kwitansi DP. Lihat kwitansi DP dan pelunasan.
Apa bedanya invoice DP dan invoice pelunasan?
Invoice DP menagih uang muka dan menulis sisa yang akan ditagih nanti. Invoice pelunasan menagih sisa itu, menyebut nomor invoice DP, dan menulis DP sebagai sudah dibayar. Rincian dan nilai total pesanannya sama.