Quotation: Contoh, Format, dan Template Gratis (Word, Excel, PDF)

Ditulis oleh Bryant Gan, Founder Niagawan · Diperbarui 2 Oktober 2026

Bagian pembelian sebuah kantor membalas pesanmu: "Kirim quotation-nya dulu ya, nanti kami ajukan ke atasan." Pelanggan lain tanya harga katering 300 pax lewat WhatsApp. Kamu jawab di chat. Seminggu kemudian, jawabannya sudah tenggelam. Ada juga yang yakin harga bulan lalu lebih murah, padahal supplier sudah naik harga, dan penawaran lamamu tidak ada tanggalnya. Tiga-tiganya beres dengan satu lembar: quotation.

Quotation adalah rincian harga tertulis yang kamu kirim sebelum ada pesanan: barang atau jasanya apa, jumlahnya berapa, harganya berapa, dan berlaku sampai kapan. Dalam bahasa Indonesia disebut penawaran harga. Quotation belum tagihan, jadi belum ada yang perlu dibayar. Di sini ada empat contoh quotation yang sudah diisi (barang, jasa, proyek, katering), versi bahasa Inggris, cara membuat dan mengirimnya, serta template quotation gratis dalam Word, Excel, dan PDF.

⬇️ Langsung ke template gratis

01. Quotation itu apa? Jawaban singkatnya

Quotation adalah penawaran harga tertulis dari penjual kepada calon pembeli. Kamu kirim sebelum pelanggan memutuskan, supaya dia bisa lihat rinciannya, bandingkan, lalu jawab ya atau tidak. Isinya umumnya muat di satu halaman: nomor, tanggal, masa berlaku, daftar barang atau jasa, total, dan syaratnya.

Karena masih penawaran, quotation belum menagih apa-apa dan belum dicatat sebagai penjualan.

Istilah lain yang sering ikut muncul:

Jangan tertukar dengan quotes dalam arti kutipan kata-kata, misalnya kutipan motivasi. Itu hal lain. Yang dibahas di sini quotation untuk urusan bisnis.

02. Quotation atau surat penawaran: mana yang kamu butuhkan?

Isi keduanya sama: harga, syarat, dan masa berlaku. Bedanya di bentuk. Quotation berbentuk formulir satu halaman, tanpa salam dan tanpa paragraf. Surat penawaran berbentuk surat resmi, dengan kop, nomor surat, salam pembuka, dan penutup.

Bingung pilih yang mana? Lihat situasinya: pelanggan langsung bayar atau masih pikir-pikir, dia yang tanya harga duluan atau kamu yang menawarkan, dan dia minta surat resmi atau tidak.

Masih ragu? Tanya saja langsung ke pelanggannya: "Cukup quotation satu halaman, atau perlu surat penawaran resmi?" Ikuti jawabannya.

Untuk bisnis kecil, quotation umumnya bukan keharusan. Gunanya satu: harga, syarat, dan tanggalnya tertulis, bukan cuma diingat.

03. Isi quotation, bagian per bagian

Tidak ada format baku yang harus diikuti semua bisnis. Tapi sepuluh bagian ini sebaiknya ada, di bawah nama dan kontak bisnismu. Contoh isinya diambil dari contoh a di bagian 04.

04. Contoh quotation yang sudah diisi

Empat situasi yang sering terjadi di bisnis kecil. Semua nama usaha, orang, dan angka di bawah ini hanya ilustrasi.

a. Contoh quotation barang: grosir ke warung langganan

Bu Sri, pemilik warung langganan Toko Berkah Jaya, tanya harga terbaru sebelum pesan stok. Toko Berkah Jaya kirim quotation ini pada 9 Juli 2026.

Tiga hari kemudian, 12 Juli 2026, Bu Sri membalas dengan PO-WBS-072. Kelanjutan pesanan ini ada di bagian 09.

b. Contoh quotation jasa: desain logo dan kemasan, per paket

Kedai Kopi Senja tanya harga desain logo dan kemasan ke Nadia, desainer lepas di Malang. Karena yang dijual jasa, tiap barisnya paket pekerjaan, bukan barang. Nomornya berawalan PNW (penawaran): awalan nomor bebas, yang penting urut.

Untuk jasa, baris "sudah termasuk" lebih penting daripada harganya. Kalau batas revisi tidak ditulis, revisi ketiga dan keempat ikut kamu kerjakan tanpa dibayar. Setelah penawaran ini disetujui, DP-nya ditagih dengan invoice DP yang menyebut nomor quotation ini.

c. Contoh quotation proyek: kanopi dan pagar, dengan DP dan termin

Toko Roti Mentari minta harga untuk kanopi dan pagar. Setelah survei lokasi, Darto Teknik, bengkel las di Semarang, kirim quotation ini.

Untuk proyek, kaitkan tiap termin dengan tahap pekerjaan (rangka terpasang, serah terima), bukan dengan tanggal. Jadwal bisa mundur, tahapnya tetap.

d. Contoh quotation katering: harga per pax

Ibu Dewi, panitia acara kantor, tanya harga ke Katering Bu Hesti di Yogyakarta untuk acara Sabtu, 24 Oktober 2026. Alamat acaranya belum pasti.

Ongkos kirimnya memang belum bisa dihitung, jadi ditulis apa adanya di baris "belum termasuk". Lebih baik jelas dari awal daripada ribut di hari acara.

05. Contoh quotation dalam bahasa Inggris

Pelanggan perusahaan atau pelanggan dari luar negeri kadang minta quotation berbahasa Inggris. Isinya tetap sama, cuma labelnya yang berganti. Ini contoh b dengan label bahasa Inggris:

Arti tiap labelnya:

Template kosong berlabel bahasa Inggris ada di bagian 10, dalam Word dan Excel.

06. Cara membuat quotation dalam 5 langkah

Quotation dibuat oleh penjual: pemilik bisnis, admin, atau bagian penjualan. Urutannya:

1. Tanyakan kebutuhannya. Barang atau jasa apa, berapa banyak, kapan dibutuhkan, dikirim ke mana. Kalau harganya asal tebak, ujung-ujungnya harus direvisi.
2. Hitung harganya. Harga satuan, diskon kalau ada, dan biaya kirim. Putuskan apa yang sudah termasuk dan apa yang belum.
3. Isi formulir bernomor. Sepuluh bagian di bagian 03, satu baris untuk tiap barang atau pekerjaan.
4. Tulis masa berlaku dan syaratnya. Tanggal berlaku sampai, cara bayar, waktu kirim atau pengerjaan.
5. Kirim sebagai PDF, lalu catat. Simpan salinannya dan tulis nomornya di daftar quotation.

07. Cara mengirim quotation lewat WhatsApp dan email

Kirim quotation sebagai PDF, bukan file Word atau Excel yang masih bisa diubah. Beri nama file yang gampang dicari, misalnya Quotation-QUO-2026-07-021-Toko-Berkah-Jaya.pdf. Di pesannya, ulangi tiga hal: apa yang ditawarkan, totalnya, dan berlaku sampai kapan.

Balasan "setuju" dari pelanggan itulah konfirmasinya. Simpan balasannya bersama quotation-nya.

08. Perbedaan quotation, PO, dan invoice

Tiga dokumen ini sering tertukar karena isinya mirip: daftar barang dan harga. Bedanya ada di siapa yang membuat dan kapan.

Singkatnya: quotation menawarkan, PO memesan, invoice menagih. Angka di ketiganya bisa sama persis, tapi cuma invoice yang minta pembayaran.

Kalau pelanggan diminta bayar di muka dengan dokumen tersendiri, ada proforma invoice di antaranya. Perbandingannya ada di perbedaan surat penawaran, proforma invoice, dan invoice.

09. Setelah quotation disetujui: revisi, PO, sampai invoice

Setelah quotation dikirim, ada tiga kemungkinan.

• Pelanggan menawar. Jangan timpa quotation lama. Buat revisi bernomor, misalnya QUO/2026/08/007-R1, dan tulis apa yang berubah. Versi lama tetap disimpan.
• Masa berlaku lewat tanpa jawaban. Kalau pelanggan balik lagi, kirim quotation baru dengan tanggal dan harga yang berlaku saat itu. Jadwal follow-up penawaran ada di panduan surat penawaran.
• Pelanggan setuju. Dari sini dokumennya berurutan:

1. Pelanggan kirim purchase order (PO), atau cukup balas "setuju".
2. Kamu catat pesanan itu sebagai sales order: barang, harga, tanggal kirim.
3. Kalau ada uang muka, tagih dengan invoice DP. Kalau pelanggan minta rincian tagihan dulu sebelum bayar, kirim proforma invoice.
4. Barang dikirim atau jasa dikerjakan, lalu kamu tagih dengan invoice.
5. Setelah dibayar, kamu beri kwitansi.

Contoh a jalannya persis seperti itu. Warung Bu Sri membalas QUO/2026/07/021 dengan PO-WBS-072 pada 12 Juli 2026, lalu Toko Berkah Jaya mencatatnya sebagai SO/2026/07/024 dengan barang, harga, dan total yang sama: Rp4.031.000. Pesanan itu bisa kamu ikuti di contoh sales order, sampai barangnya keluar gudang dengan delivery order.

10. Download template quotation gratis (Word, Excel, PDF)

Tujuh file, gratis, tanpa daftar, sekali klik langsung download. Bisa diisi di HP atau laptop. Formulirnya satu halaman, contohnya sudah diisi angka rupiah dan tanggal berlaku, dan ada versi berlabel bahasa Inggris.

Pilih format yang mana?

Kalau yang diminta pelanggan surat resmi, templatenya ada di halaman contoh surat penawaran.

11. Setelah penawaran disetujui: supaya invoice dan pembukuan tidak tercecer

Quotation-nya tetap kamu buat dengan template di halaman ini. Tapi quotation disetujui itu baru awal. Setelahnya ada invoice yang harus dibuat, pembayaran yang harus dicek sudah masuk atau belum, dan penjualan yang harus masuk laporan. Kalau baru dua-tiga pesanan, masih bisa diingat. Begitu sudah belasan, mulai ada yang terlewat.

Intinya, quotation itu langkah pertama sebuah penjualan: satu lembar bernomor supaya harga, syarat, dan masa berlakunya jelas sebelum pelanggan memutuskan. Template di halaman ini cukup untuk membuatnya. Yang Niagawan bantu itu langkah sesudahnya: invoice dan nota ada di satu tempat, penjualan tercatat, lalu tersusun sendiri menjadi laporan keuangan. Satu harga jelas setahun, tanpa biaya tersembunyi.

Pertanyaan yang Sering Ditanya (FAQ)

Quotation artinya apa ya?

Quotation artinya penawaran harga: rincian tertulis berisi barang atau jasa, jumlah, harga, dan masa berlakunya, yang dikirim penjual sebelum pembeli memesan. Quotation belum tagihan, jadi belum ada yang perlu dibayar.

Apa beda quotation dan invoice?

Quotation menawarkan harga sebelum pembeli setuju. Invoice menagih pembayaran setelah barang dikirim atau jasa selesai. Angkanya bisa sama, tapi fungsinya berbeda.

Apa beda PO dan quotation?

Quotation dibuat penjual untuk menawarkan harga. PO (purchase order) dibuat pembeli untuk memesan. Umumnya PO adalah jawaban setuju atas quotation.

Apakah quotation sama dengan penawaran?

Ya, quotation adalah penawaran harga. Yang berbeda hanya bentuknya: quotation biasanya formulir satu halaman, sedangkan surat penawaran berbentuk surat resmi dengan kop, salam, dan paragraf.

Apa itu quotation sales?

Quotation sales atau sales quotation adalah quotation yang dibuat bagian penjualan untuk calon pembeli. Dokumennya sama dengan quotation biasa.

Bagaimana contoh quotation?

Contoh quotation berisi nomor, tanggal, berlaku sampai, nama pembeli, tabel barang atau jasa dengan harganya, total, yang sudah dan belum termasuk, serta syarat pembayaran. Empat contoh yang sudah diisi ada di bagian 04.

Bagaimana contoh email quotation?

Tulis nomor quotation di subjek, lalu tiga hal di badan email: apa yang ditawarkan, totalnya, dan berlaku sampai kapan. Lampirkan quotation dalam PDF. Contoh lengkapnya ada di bagian 07.

Bagaimana cara membuat quotation?

Tanya dulu kebutuhan pelanggan, hitung harganya, isi formulir bernomor, tulis masa berlaku dan syarat pembayaran, lalu kirim sebagai PDF. Template kosongnya ada di bagian 10.

Siapa yang membuat quotation?

Penjual. Di bisnis kecil biasanya pemilik atau admin, di bisnis yang lebih besar bagian penjualan.

Apa yang dimaksud dengan quotes?

Dalam urusan bisnis, quotes atau quote itu sebutan pendek untuk quotation. Di luar itu, quotes berarti kutipan kata-kata, dan itu hal yang berbeda.

PO dikeluarkan oleh siapa?

Oleh pembeli, setelah menyetujui harga yang ditawarkan penjual. Penjelasannya ada di panduan purchase order.