Surat penawaran adalah dokumen yang digunakan penjual untuk menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli. Isinya rincian produk atau jasa, jumlah, harga, syarat pembayaran, masa berlaku penawaran, dan ketentuan lainnya. Dokumen ini sering juga disebut quotation atau surat penawaran harga.
Berbeda dengan invoice, surat penawaran belum menjadi tagihan. Dokumen ini dikirim sebelum transaksi disepakati, supaya calon pembeli dapat melihat dan mempertimbangkan harga yang ditawarkan sebelum mengambil keputusan.
Dalam panduan ini kamu akan mempelajari:
- pengertian dan fungsi surat penawaran;
- kapan surat penawaran digunakan;
- bagian yang sebaiknya dicantumkan;
- contoh surat penawaran barang, harga, jasa, proyek, produk, dan kerja sama;
- cara membuat surat penawaran dan cara menomorinya;
- perbedaannya dengan proforma invoice dan invoice; dan
- template surat penawaran Word, Excel, dan PDF yang dapat kamu gunakan.
01. Apa itu surat penawaran?
Surat penawaran adalah dokumen resmi yang dikirim penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa beserta harganya. Dokumen ini dibuat sebelum transaksi disepakati, dan berisi rincian barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total, syarat pembayaran, serta masa berlaku penawaran.
Dalam praktik bisnis di Indonesia, dokumen ini punya beberapa nama yang merujuk pada hal yang sama:
- Surat penawaran harga atau disingkat SPH — istilah yang paling umum dipakai dalam surat resmi.
- Quotation — istilah bahasa Inggris yang banyak dipakai di lingkungan perusahaan, terutama untuk penawaran ke bagian pembelian.
- Quotation letter — sebutan lain untuk dokumen yang sama.
Yang membedakan surat penawaran dari dokumen transaksi lainnya adalah posisinya di awal: dia dikirim ketika calon pembeli masih menimbang, belum ada kesepakatan, dan belum ada kewajiban membayar.
Setelah calon pembeli setuju dan mulai membicarakan uang muka, dokumen yang dia butuhkan bukan surat penawaran lagi, melainkan proforma invoice. Ketika pesanan menjadi resmi, dokumen berikutnya adalah purchase order.
02. Fungsi surat penawaran
Surat penawaran membantu calon pembeli memahami barang atau jasa yang ditawarkan sebelum mengambil keputusan. Beberapa fungsi utamanya:
- Menjelaskan barang atau jasa yang ditawarkan. Calon pembeli dapat melihat produk, jasa, jumlah, spesifikasi, dan harga dengan lebih jelas, tanpa harus bertanya berulang kali.
- Memberikan informasi harga secara tertulis. Harga yang ditawarkan memiliki dokumen yang dapat disimpan dan dijadikan referensi oleh kedua pihak.
- Memudahkan calon pembeli membandingkan penawaran. Pembeli dapat membandingkan harga, spesifikasi, cara pembayaran, dan ketentuan dari beberapa pemasok dalam bentuk yang setara.
- Mengurangi risiko salah paham. Informasi seperti masa berlaku harga, biaya pengiriman, garansi, dan syarat pembayaran dapat dituliskan dengan jelas sejak awal.
- Memudahkan calon pembeli meneruskan penawaran ke pihak lain. Dokumen PDF lebih mudah diteruskan kepada atasan atau bagian pembelian dibandingkan percakapan di aplikasi pesan.
- Membantu proses penjualan berlanjut. Jika calon pembeli setuju dengan penawaran tersebut, proses dapat dilanjutkan ke pemesanan, pembayaran uang muka, atau dokumen transaksi berikutnya.
03. Kapan surat penawaran digunakan?
Surat penawaran umumnya dibuat ketika calon pembeli menanyakan harga untuk sesuatu yang nilainya cukup besar, sehingga dia perlu waktu untuk mempertimbangkan. Empat situasi yang paling sering:
- Calon pembeli meminta harga tertulis untuk dibandingkan. Biasanya dia meminta ke beberapa pemasok sekaligus. Surat yang jelas membantu calon pembeli membandingkan penawaran dengan lebih mudah.
- Yang bertanya bukan yang mengambil keputusan. Staf pembelian memerlukan dokumen yang dapat diteruskan kepada atasannya. Dokumen PDF lebih mudah diteruskan dibandingkan percakapan di aplikasi pesan.
- Barang atau jasanya perlu disesuaikan. Jika jumlah, ukuran, atau lingkupnya masih dapat berubah, versi yang kamu hargai perlu dituliskan agar tidak terjadi perbedaan pemahaman di kemudian hari.
- Harga modal berpotensi berubah. Surat penawaran memiliki masa berlaku, sehingga harga yang kamu tawarkan hari ini tidak terikat untuk waktu yang tidak terbatas.
04. 9 bagian penting dalam surat penawaran
Tidak ada format baku yang diwajibkan untuk surat penawaran. Namun agar suratmu jelas dan terlihat profesional, berikut sembilan bagian yang sebaiknya dicantumkan.
| # | Bagian | Isinya apa | Jika tidak dicantumkan |
|---|---|---|---|
| 1 | Kop surat | Nama usaha, alamat, nomor telepon atau WhatsApp, email | Surat terlihat kurang resmi dan sulit dikenali asalnya |
| 2 | Nomor, lampiran, hal | Nomor berurutan, jumlah lampiran, dan “Hal” yang menyebut apa yang ditawarkan | Surat sulit dilacak, dan pembeli sulit menyebut suratmu saat membalas |
| 3 | Kota dan tanggal | Tempat dan tanggal surat dibuat | Masa berlaku menjadi tidak jelas dihitung sejak kapan |
| 4 | Tujuan (Kepada Yth.) | Nama penerima jika diketahui, jabatan, nama perusahaan, alamat | Surat tanpa nama penerima berisiko tertahan sebelum sampai ke orang yang tepat |
| 5 | Salam & paragraf pembuka | Satu kalimat yang menyebut alasan surat ini dikirim | Pembeli perlu waktu lebih lama untuk mengingat konteksnya |
| 6 | Tabel harga per item | Nama barang atau jasa, jumlah, satuan, harga satuan, total. Diskon dan ongkos kirim di baris tersendiri | Pembeli sulit mengetahui bagian mana yang dapat disesuaikan saat menawar |
| 7 | Syarat dan ketentuan | Masa berlaku, cara pembayaran, lama pengiriman, apa yang sudah dan belum termasuk, garansi | Bagian ini yang paling sering menimbulkan salah paham di kemudian hari |
| 8 | Paragraf penutup | Ajakan untuk melanjutkan: siap menyesuaikan, siap survei, silakan menghubungi | Surat berhenti pada angka, tanpa arahan langkah berikutnya |
| 9 | Tanda tangan & nama terang | Nama, jabatan, tanda tangan, dan cap usaha jika ada | Kurang jelas siapa yang bertanggung jawab atas penawaran tersebut |
Dari sembilan bagian tersebut, yang paling sering terlewat adalah nomor 7, khususnya baris masa berlaku. Bagian 11 membahas alasannya lebih lanjut.
05. Contoh surat penawaran barang
Ini bentuk yang paling banyak dicari. Karena yang ditawarkan adalah barang jadi, bagian yang paling perlu jelas adalah spesifikasinya — bukan sekadar “AC 1 PK”, tetapi merek, tipe, dan apakah pemasangan sudah termasuk.
Contoh di atas adalah penawaran peralatan elektronik kantor dari sebuah CV kepada sebuah PT. Ada tiga hal yang membuat surat ini terlihat rapi dan mudah diproses:
- Nomornya berurutan dan berkode.
018/SP/SEN/III/2026menunjukkan surat penawaran ke-18 pada tahun tersebut. - Masa berlakunya bertanggal pasti, bukan hanya “14 hari”. Ditulis s/d 30 Maret 2026, sehingga tidak menimbulkan tafsir berbeda.
- Ada baris “belum termasuk”. Penambahan titik listrik disebutkan sejak awal, sehingga biaya tambahan tidak muncul sebagai kejutan di kemudian hari.
Pada penawaran barang, spesifikasi yang kurang jelas dapat membuat calon pembeli ragu dan memilih pemasok lain yang keterangannya lebih lengkap.
06. Contoh surat penawaran harga
Istilah “surat penawaran harga” sering dipakai ketika fokusnya memang pada daftar harga, misalnya saat pembeli sudah tahu barang atau jasa yang dia inginkan dan hanya ingin membandingkan angka antar pemasok.
Bentuk suratnya sama dengan contoh pada bagian 05, dengan beberapa penekanan:
- Tabel harga menjadi bagian terbesar. Semakin rinci per item, semakin mudah pembeli membandingkannya dengan penawaran lain.
- Harga satuan dan total ditulis keduanya. Pembeli yang ingin menyesuaikan jumlah dapat menghitung sendiri tanpa bertanya kembali.
- Potongan harga ditulis di baris tersendiri, bukan langsung dikurangkan dari harga satuan, agar potongan yang kamu berikan terlihat jelas.
- Masa berlaku harga dicantumkan. Pada penawaran yang berfokus pada harga, bagian ini yang paling penting.
07. Contoh surat penawaran jasa
Pada jasa, yang ditawarkan adalah waktu dan keahlian, dan keduanya tidak berwujud. Karena pembeli tidak dapat melihat barangnya, suratmu perlu menjelaskan dengan tepat apa yang akan dia terima.
Untuk jasa perorangan atau freelance — desainer, fotografer, konsultan, teknisi — bentuk suratnya tetap sama. Kop surat cukup berisi nama dan kontakmu. Yang paling menentukan justru baris-baris berikut:
| Baris | Contoh isian | Alasannya |
|---|---|---|
| Sudah termasuk | 3 kali revisi per item, file siap cetak | Batas revisi yang tidak ditentukan dapat memperpanjang pengerjaan tanpa tambahan biaya |
| Belum termasuk | Biaya cetak, pemotretan produk | Jika tidak dijelaskan, klien bisa menganggap biaya tersebut sudah termasuk |
| Revisi tambahan | Rp650.000 per putaran | Memberi harga lebih baik daripada melarang — revisi tambahan menjadi jelas bagi kedua pihak |
| Hak pakai hasil kerja | Diserahkan penuh setelah pelunasan | Menjelaskan hubungan antara pelunasan dan penyerahan hasil kerja sejak awal |
Pada penawaran jasa, bagian lingkup kerja sebaiknya ditulis lebih rinci daripada bagian harganya. Calon klien yang ragu umumnya bukan ragu pada angkanya, melainkan pada apa yang akan dia terima.
08. Contoh surat penawaran proyek
Untuk pekerjaan seperti renovasi, instalasi, atau pengadaan bertahap, bentuk suratnya tetap sama tetapi isi tabelnya berubah: yang ditawarkan adalah tahapan pekerjaan, bukan barang per unit.
Yang berbeda dibandingkan penawaran barang:
- Rincian dipecah per tahap pekerjaan — misalnya pembongkaran, pemasangan rangka, finishing, dan pembersihan akhir.
- Termin pembayaran mengikuti tahap. Umumnya uang muka di awal, sebagian di tengah saat tahap tertentu selesai, dan sisanya setelah serah terima. Sebaiknya tulis pemicunya, bukan tanggalnya, karena jadwal proyek dapat bergeser.
- Lama pengerjaan dihitung sejak uang muka diterima, bukan sejak tanggal surat. Dengan begitu jadwalmu tidak ikut mundur ketika pembayaran tertunda.
- Ada daftar pekerjaan di luar lingkup. Bagian ini membantu mencegah salah paham mengenai lingkup pekerjaan ketika ada permintaan tambahan di tengah proyek.
Pada penawaran proyek, lingkup yang tidak dibatasi dapat meningkatkan risiko biaya tambahan dan mengurangi keuntungan — sering kali lebih berpengaruh daripada selisih harga itu sendiri.
09. Contoh surat penawaran produk
Surat penawaran produk digunakan ketika kamu menawarkan barang dagangan kepada toko, perusahaan, atau reseller — biasanya dengan harga grosir dan jumlah pembelian minimum.
Bentuknya sama dengan penawaran barang, dengan dua penyesuaian:
- Tabel harga dibuat bertingkat sesuai jumlah. Misalnya harga untuk 1–50 unit, 51–200 unit, dan di atas 200 unit. Ini membantu pembeli memilih sendiri tingkat pembelian yang sesuai.
- Cantumkan minimum pembelian dan ketersediaan stok. Dua hal ini yang paling sering ditanyakan setelah harga.
10. Contoh surat penawaran kerja sama
Surat penawaran kerja sama sering dicari bersamaan dengan surat penawaran harga, padahal keduanya adalah dokumen yang berbeda.
- Surat penawaran harga menjawab pertanyaan “berapa harganya?” — isinya tabel harga barang atau jasa.
- Surat penawaran kerja sama menjawab pertanyaan “mengapa kita perlu bekerja sama?” — isinya skema bagi hasil atau keagenan, kewajiban masing-masing pihak, jangka waktu, dan cara mengakhiri kerja sama.
Bentuk surat penawaran kerja sama lebih dekat ke proposal daripada ke daftar harga. Struktur umumnya: latar belakang, bentuk kerja sama yang ditawarkan, pembagian peran, skema pembagian hasil, jangka waktu, lalu penutup. Template pada halaman ini disiapkan untuk penawaran harga, sehingga untuk kerja sama sebaiknya kamu menyusun dokumen tersendiri.
11. Cara membuat surat penawaran
- Kumpulkan kebutuhan calon pembeli. Barang apa, berapa banyak, kapan dibutuhkan, dan dikirim ke mana.
- Hitung harga sekaligus batas bawahmu. Tentukan sejak awal sampai angka berapa penawaran masih menguntungkan. Langkah ini yang paling sering dilewati, dan itu yang membuat potongan harga saat negosiasi menjadi sulit dikendalikan.
- Susun kop surat dan nomor. Nama usaha, kontak, nomor berurutan, tanggal, dan “Hal” yang menyebut isi penawaran.
- Tulis paragraf pembuka satu kalimat. Sebutkan pemicunya: permintaan melalui email tanggal sekian, atau pertemuan minggu lalu.
- Isi tabel harga per item. Diskon dan ongkos kirim ditulis pada baris tersendiri.
- Isi syarat dan ketentuan. Masa berlaku, cara pembayaran, lama pengiriman, apa yang sudah dan belum termasuk, serta garansi.
- Simpan sebagai PDF, lalu kirim. Beri kabar melalui pesan singkat bahwa suratnya sudah dikirim, dan catat tanggal pengirimannya — tanggal ini kamu perlukan pada bagian 16.
Berapa lama masa berlaku surat penawaran?
Masa berlaku menentukan sampai kapan harga yang kamu tawarkan masih berlaku. Tanpa keterangan ini, calon pembeli dapat kembali beberapa bulan kemudian dengan membawa suratmu, padahal harga modal sudah berubah.
Sebagai acuan umum:
- Barang dengan harga stabil — 14 sampai 30 hari.
- Barang yang harganya mengikuti kurs atau harga bahan — 7 sampai 14 hari.
- Jasa — dapat lebih panjang, karena yang ditawarkan adalah waktu dan keahlian.
Sebaiknya tulis tanggal pastinya, misalnya “berlaku sampai 30 Maret 2026”, bukan hanya “14 hari”.
12. Cara membuat nomor surat penawaran
Tidak ada aturan resmi mengenai penomoran surat penawaran. Pola yang paling umum dipakai di Indonesia adalah nomor urut / kode surat / singkatan usaha / bulan romawi / tahun, misalnya 018/SP/SEN/III/2026.
| Bagian | Arti | Keterangan |
|---|---|---|
| 018 | Nomor urut | Surat penawaran ke-18 pada tahun tersebut. Sebaiknya berurutan tanpa terlewat |
| SP | Kode jenis surat | SP untuk surat penawaran; SPPH jika kamu yang meminta penawaran |
| SEN | Singkatan nama usaha | Bebas ditentukan sendiri, asalkan dipakai secara konsisten |
| III | Bulan (angka romawi) | III berarti Maret. Penggunaan angka romawi adalah kebiasaan surat resmi, bukan keharusan |
| 2026 | Tahun | Nomor urut umumnya dimulai kembali dari 001 setiap pergantian tahun |
13. Surat permintaan penawaran harga (SPPH)
Semua bagian sebelumnya ditulis dari sisi penjual. Ketika kamu berada di posisi pembeli dan hendak berbelanja dalam jumlah besar, kamulah yang mengirim surat terlebih dahulu. Dokumen ini disebut surat permintaan penawaran harga (SPPH), atau dalam bahasa Inggris request for quotation (RFQ).
Permintaan yang seragam membuat penawaran yang masuk lebih mudah dibandingkan. Jika permintaannya berbeda-beda, satu pemasok dapat menganggap ongkos kirim sudah termasuk sementara yang lain tidak, sehingga angkanya tidak setara.
Isi surat permintaan penawaran:
- Rincian yang kamu butuhkan — kolom harga sengaja dikosongkan agar diisi oleh pemasok.
- Batas waktu masuknya penawaran, supaya semua pemasok bergerak dalam jangka waktu yang sama.
- Hal yang perlu dicantumkan pemasok — harga satuan, potongan untuk pembelian dalam jumlah besar, masa berlaku harga, dan lama pengiriman.
- Cara pembayaran yang kamu harapkan, misalnya tempo 14 hari setelah barang diterima. Sebaiknya disebutkan sejak awal.
Setelah penawaran masuk dan kamu memilih salah satu, dokumen berikutnya adalah purchase order — di sinilah pesanan menjadi resmi dan mengikat kedua pihak.
14. Perbedaan surat penawaran, proforma invoice, dan invoice
Ketiga dokumen ini sama-sama memuat daftar barang dan angka, tetapi fungsinya berbeda. Mengirim dokumen yang keliru dapat menimbulkan salah paham, dan jika yang terkirim adalah invoice, pencatatan penjualanmu ikut terpengaruh.
| Dokumen | Digunakan kapan? | Sudah harus dibayar? | Masuk pembukuan? |
|---|---|---|---|
| Surat penawaran | Sebelum harga disepakati | Tidak | Tidak |
| Proforma invoice | Setelah calon pembeli setuju dan perlu rincian pembayaran awal | Belum menjadi tagihan final | Tidak — tetapi uang muka yang diterima dicatat |
| Invoice | Setelah barang atau jasa diserahkan | Ya, sesuai ketentuan pembayaran | Ya — dicatat sebagai penjualan |
Cara cepat menentukannya adalah dengan memperhatikan pertanyaan terakhir calon pembeli. Jika dia masih menanyakan harga, kirim surat penawaran. Jika dia sudah menyebut uang muka, transfer, atau persetujuan atasan, yang dia butuhkan adalah proforma invoice. Jika barangnya sudah diterima, kirim invoice.
Baris “masuk pembukuan” penting untuk keuangan usahamu. Surat penawaran tidak dicatat dalam pembukuan, karena belum ada penjualan. Mencatat penawaran sebagai penjualan akan membuat laporanmu menunjukkan angka yang belum tentu terwujud.
15. Kesalahan yang sebaiknya dihindari
- ✘ Harga hanya dikirim melalui pesan singkat. ✔ Buat surat dalam bentuk PDF. Dokumen PDF lebih mudah disimpan dan diteruskan kepada atasan atau bagian pembelian.
- ✘ Tidak mencantumkan masa berlaku. ✔ Tulis tanggal pastinya, agar harga yang kamu tawarkan hari ini tidak terikat untuk waktu yang tidak terbatas.
- ✘ Hanya menulis total, tanpa rincian. ✔ Pecah per item, supaya calon pembeli mengetahui bagian mana yang dapat disesuaikan saat menawar.
- ✘ Tidak menyebutkan apa yang belum termasuk. ✔ Tulis sejak awal. Jika tidak dijelaskan, klien bisa menganggap biaya tersebut sudah termasuk.
- ✘ Dikirim dalam format Word. ✔ Kirim PDF. Berkas Word masih dapat diubah setelah dikirim, sehingga versi aslinya sulit dipastikan.
- ✘ Dikirim lalu tidak ditindaklanjuti. ✔ Lakukan tindak lanjut sesuai jadwal pada bagian 16.
16. Cara follow up surat penawaran
Setelah penawaran dikirim, sebagian calon pembeli tidak langsung membalas. Tindak lanjut yang terjadwal membantu penawaranmu tetap diingat tanpa terkesan mendesak.
| Kapan | Yang kamu lakukan | Alasannya |
|---|---|---|
| Hari 0 | Kirim PDF, lalu beri kabar singkat bahwa suratnya sudah dikirim | Email dapat tertahan di folder spam, sehingga konfirmasi singkat membantu |
| Hari 3 | Tanyakan apakah ada bagian yang perlu dijelaskan | Pertanyaan ini lebih mudah dijawab dibandingkan menanyakan keputusan secara langsung |
| Hari 7 | Tawarkan penyesuaian jumlah atau lingkup | Sering kali yang menjadi pertimbangan adalah jumlahnya, bukan harga totalnya |
| Hari 14 | Tanyakan keputusan sambil mengingatkan masa berlaku | Masa berlaku menjadi alasan yang wajar untuk menanyakan keputusan |
| Setelah masa berlaku habis | Tutup dengan sopan dan tawarkan penawaran baru bila diperlukan | Komunikasi tetap terbuka tanpa mengikat harga lama |
Jika calon pembeli menawar
Penawaran balik dari calon pembeli umumnya menandakan minat yang serius. Yang sebaiknya dihindari adalah menurunkan harga tanpa penyesuaian lain, karena hal itu dapat menimbulkan pertanyaan mengenai harga awalmu.
- Turunkan harga, tetapi kurangi jumlah atau hilangkan salah satu item.
- Pertahankan harga, tetapi tambahkan hal yang biayanya kecil bagimu — pengiriman, pemasangan, atau garansi yang lebih panjang.
- Turunkan harga, tetapi minta uang muka yang lebih besar atau pelunasan yang lebih cepat.
Surat balasan penawaran
Jika kamu yang menerima penawaran dan ingin menjawab secara resmi — menerima, menolak, atau menawar — dokumennya disebut surat balasan penawaran. Isinya cukup singkat: sebutkan nomor dan tanggal surat penawaran yang dibalas, sampaikan keputusanmu, dan jika menawar, sebutkan angka atau syarat yang kamu inginkan.
17. Download template surat penawaran Word, Excel, dan PDF
Seluruh template di bawah ini gratis, tanpa perlu mendaftar, dan tinggal mengganti teks di dalam kurung siku. Versi Excel sudah berisi rumus, sehingga total per baris dan total akhir terhitung sendiri setelah kamu mengisi jumlah dan harga satuan.
Form utama, siap isi. Versi Excel sudah memakai rumus.
Word (.docx) Excel (.xlsx) PDFContoh lengkap peralatan kantor, dengan diskon dan garansi.
Word (.docx) PDFContoh jasa perorangan, lengkap dengan batas revisi.
Word (.docx) PDFUntuk kamu yang membeli — kolom harga dikosongkan.
Word (.docx) PDFSetelah penawaranmu diterima
Setelah calon pembeli menyetujui penawaran, prosesnya berlanjut: pesanan perlu dicatat, invoice diterbitkan, barang dikirim disertai surat jalan, dan setelah dibayar kamu mengeluarkan kwitansi. Jika seluruhnya dicatat terpisah di buku, Excel, dan aplikasi pesan, pencocokan mana yang sudah dan belum dibayar menjadi pekerjaan tersendiri di akhir bulan.
Di Niagawan, invoice dan nota dibuat dari satu tempat, penjualannya langsung masuk ke pembukuan, dan laporan keuangannya tersusun sendiri, sehingga kamu tidak perlu merekap ulang setiap bulan. Surat penawarannya tetap kamu buat sendiri dari template di atas; yang Niagawan bantu adalah proses setelahnya.
Pertanyaan yang Sering Ditanya (FAQ)
Apa itu surat penawaran?
Surat penawaran adalah dokumen resmi berisi rincian barang atau jasa beserta harganya, yang dikirim penjual kepada calon pembeli sebelum harga disepakati. Dokumen ini bukan tagihan, sehingga belum menimbulkan kewajiban membayar. Dalam bahasa Inggris disebut quotation, dan sering disingkat SPH (surat penawaran harga).
Apakah surat penawaran sama dengan quotation?
Ya. Dalam transaksi bisnis, quotation merujuk pada dokumen penawaran yang berisi rincian barang atau jasa beserta harganya, yang dikirim sebelum transaksi disepakati. Banyak usaha di Indonesia memakai kedua istilah tersebut secara bergantian.
Apakah surat penawaran sama dengan invoice?
Tidak. Surat penawaran diberikan sebelum transaksi disepakati dan belum menimbulkan kewajiban membayar, sedangkan invoice digunakan sebagai dokumen tagihan setelah barang atau jasa diserahkan. Surat penawaran juga tidak dicatat dalam pembukuan, sedangkan invoice dicatat sebagai penjualan.
Apa saja isi surat penawaran?
Sembilan bagian yang sebaiknya ada: kop surat, nomor/lampiran/hal, kota dan tanggal, tujuan (Kepada Yth.), salam dan paragraf pembuka, tabel harga per item, syarat dan ketentuan (masa berlaku, cara pembayaran, lama pengiriman, apa yang sudah dan belum termasuk), paragraf penutup, serta tanda tangan dan nama terang.
Apa fungsi surat penawaran?
Menjelaskan barang atau jasa yang ditawarkan, memberikan informasi harga secara tertulis, memudahkan calon pembeli membandingkan penawaran dari beberapa pemasok, mengurangi risiko salah paham mengenai masa berlaku dan biaya tambahan, serta membantu proses penjualan berlanjut ke pemesanan atau pembayaran uang muka.
Bagaimana cara membuat surat penawaran?
Kumpulkan dulu kebutuhan calon pembeli, hitung harga sekaligus batas bawahmu, susun kop surat dan nomor, tulis satu paragraf pembuka, isi tabel harga per item, isi syarat dan ketentuan termasuk masa berlaku, lalu simpan sebagai PDF dan kirim. Cara tercepat adalah mengunduh template gratis di halaman ini dan tinggal mengisinya.
Apakah surat penawaran harus menggunakan kop surat?
Tidak ada aturan yang mewajibkannya, tetapi kop surat sangat dianjurkan. Kop surat memuat nama usaha, alamat, dan kontak, sehingga penerima dapat mengetahui asal surat dan cara menghubungimu. Untuk usaha perorangan atau freelance, kop surat cukup berisi nama dan kontak.
Apakah surat penawaran harus ditandatangani?
Tidak diwajibkan, tetapi sangat dianjurkan. Tanda tangan beserta nama terang dan jabatan menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas penawaran tersebut. Banyak surat penawaran dikirim sebagai PDF tanpa tanda tangan basah dan tetap diproses; kelengkapan isinya yang lebih menentukan.
Apakah surat penawaran bisa dikirim melalui WhatsApp?
Bisa, dan ini umum dilakukan. Sebaiknya kirim dalam bentuk berkas PDF, bukan diketik sebagai pesan. Berkas PDF lebih mudah disimpan, diteruskan kepada atasan atau bagian pembelian, dan isinya tidak berubah. Untuk penawaran ke perusahaan, mengirimkannya juga melalui email membantu pencatatan kedua pihak.
Berapa lama masa berlaku surat penawaran?
Untuk barang dengan harga stabil umumnya 14 sampai 30 hari; untuk barang yang harganya mengikuti kurs atau harga bahan, 7 sampai 14 hari; untuk jasa dapat lebih panjang. Sebaiknya tulis tanggal pastinya, misalnya "berlaku sampai 30 Maret 2026", bukan hanya "14 hari".
Bagaimana cara membuat nomor surat penawaran?
Pola yang paling umum di Indonesia adalah nomor urut / kode surat / singkatan usaha / bulan romawi / tahun, misalnya 018/SP/SEN/III/2026. SP berarti surat penawaran, dan SPPH digunakan jika kamu yang meminta penawaran. Tidak ada aturan resminya, yang penting konsisten dan berurutan.
Apa perbedaan surat penawaran dan surat permintaan penawaran?
Surat penawaran dikirim oleh penjual untuk menawarkan barang atau jasa beserta harganya. Surat permintaan penawaran harga (SPPH) dikirim oleh pembeli untuk meminta harga dari beberapa pemasok, dengan kolom harga dikosongkan agar diisi pemasok. Dalam bahasa Inggris keduanya disebut quotation dan request for quotation (RFQ).
Apa yang dilakukan setelah calon pembeli menyetujui penawaran?
Jika pembeli perlu membayar uang muka lebih dulu, terbitkan proforma invoice. Jika pembeli menerbitkan purchase order, cocokkan isinya dengan penawaranmu. Selanjutnya barang dikirim disertai surat jalan, tagihan diterbitkan melalui invoice, dan setelah dibayar kamu mengeluarkan kwitansi.
Apa bedanya surat penawaran dan proforma invoice?
Perbedaannya pada tahap. Surat penawaran dikirim ketika calon pembeli masih membandingkan dan belum sepakat. Proforma invoice dikirim setelah sepakat tetapi barang belum siap, biasanya karena pembeli memerlukan dokumen untuk membayar uang muka atau meminta persetujuan atasan.
Apakah surat penawaran mengikat secara hukum?
Surat penawaran adalah tawaran, bukan perjanjian. Selama calon pembeli belum menyetujuinya, penawaran masih dapat diubah atau ditarik, terlebih setelah masa berlakunya lewat. Kesepakatan muncul setelah pembeli menyatakan setuju dan penjual memprosesnya. Untuk transaksi besar, kesepakatan itu biasanya dituangkan lagi dalam purchase order atau kontrak tersendiri.
Apakah surat penawaran perlu dicatat di pembukuan?
Tidak. Surat penawaran hanya berupa tawaran, sehingga belum ada penjualan dan belum ada uang yang berpindah. Yang dicatat adalah uangnya ketika uang muka atau pembayaran diterima, dan penjualannya ketika invoice diterbitkan.
Bagaimana jika calon pembeli menawar harga?
Penawaran balik umumnya menandakan minat yang serius. Yang sebaiknya dihindari adalah menurunkan harga tanpa penyesuaian lain. Pilihannya: kurangi jumlah atau item, pertahankan harga sambil menambahkan hal yang biayanya kecil bagimu (pengiriman, pemasangan, garansi lebih panjang), atau turunkan harga dengan syarat uang muka yang lebih besar.
Bagaimana cara membalas surat penawaran?
Buat surat balasan penawaran yang singkat: sebutkan nomor dan tanggal surat penawaran yang dibalas, sampaikan keputusanmu (menerima, menolak, atau menawar), dan jika menawar, sebutkan angka atau syarat yang kamu inginkan. Jika menolak, satu kalimat sudah cukup.
Apa bedanya surat penawaran harga dan surat penawaran kerja sama?
Surat penawaran harga menjawab pertanyaan "berapa harganya" dan isinya tabel harga barang atau jasa. Surat penawaran kerja sama menjawab pertanyaan "mengapa kita perlu bekerja sama" dan isinya skema bagi hasil atau keagenan, kewajiban masing-masing pihak, jangka waktu, serta cara mengakhirinya. Bentuknya lebih dekat ke proposal.