Pembeli chat: “Bisa minta proforma invoice dulu, Pak? Buat proses DP.” Kamu diam sebentar. Yang kamu tahu cuma invoice biasa — dan barangnya belum kamu bikin, jadi rasanya aneh kalau langsung menagih. Kamu buka Google, ketemunya penjelasan panjang soal pengertian dan fungsi, tapi nggak satu pun ngasih lembar yang bisa kamu isi malam itu juga.
Proforma invoice adalah rincian harga yang kamu kirim ke pembeli sebelum transaksi jadi — bentuknya mirip invoice, tapi dia bukan tagihan. Isinya perkiraan: barang apa, berapa banyak, harganya berapa, dan berlaku sampai kapan. Pembeli pakai lembar ini buat mengajukan DP atau minta persetujuan atasan. Di panduan ini kamu bakal dapat contoh proforma invoice yang siap ditiru (termasuk contoh dengan DP 30%), template gratis Word, Excel, dan PDF, dan penjelasan kenapa dia beda dari invoice biasa — supaya pembukuanmu nggak kacau.
Proforma invoice bukan tagihan dan bukan penjualan. Selama pembeli belum sepakat, angka di lembar ini belum boleh kamu catat sebagai omzet dan belum jadi piutang. Yang dicatat nanti adalah invoice-nya.
01. Apa itu proforma invoice? (jawaban singkat)
Proforma invoice adalah dokumen berisi rincian barang atau jasa beserta perkiraan harganya, yang dikirim penjual ke pembeli sebelum transaksi disepakati. Kata proforma sendiri artinya kurang lebih “sebagai bentuk” atau “untuk formalitas” — jadi ini dokumen yang berbentuk invoice, tapi belum berfungsi sebagai invoice.
Gampangnya: proforma invoice itu penawaran yang dirapikan sampai kelihatan seperti tagihan, supaya pembeli punya sesuatu yang resmi untuk dipegang. Dia butuh itu karena uangnya bukan uang dia sendiri — dia perlu mengajukan ke bagian keuangan, ke atasan, atau sekadar meyakinkan dirinya bahwa harganya nggak akan berubah minggu depan.
- Proforma invoice menjawab “kalau jadi, kira-kira habis berapa?”
- Invoice menjawab “berapa yang harus dibayar, dan kapan?”
- Kwitansi menjawab “uangnya sudah diterima belum?”
Kamu juga bakal sering dengar orang menyebutnya invoice proforma (dibalik), atau menulisnya “performa invoice”. Yang terakhir itu salah ketik yang sangat umum — performa artinya kinerja, sedangkan yang kamu maksud adalah proforma. Maksudnya sama, tapi kalau kamu menulisnya di dokumen resmi, pakai ejaan proforma.
02. Kapan kamu kirim proforma — dan kapan jangan
Ini bagian yang bikin proforma beda dari semua dokumen jualan lain: dia satu-satunya yang dikirim sebelum kesepakatan terjadi. Nota, surat jalan, invoice, kwitansi — semuanya muncul setelah deal jadi. Proforma muncul waktu deal-nya masih “kayaknya sih jadi”.
Lihat posisinya: proforma duduk di antara ngobrol-ngobrol soal harga dan purchase order yang resmi. Setelah pembeli pegang proformamu, biasanya dia balas dengan PO atau langsung transfer DP. Dari situ barang jalan bareng surat jalan, lalu kamu terbitkan invoice sebagai tagihan resmi, dan waktu uangnya lunas kamu kasih kwitansi.
Kalau usahamu jualan eceran dan pembeli bayar di tempat, kamu nggak butuh proforma sama sekali — cukup nota. Proforma baru masuk akal kalau ada jeda antara “sepakat” dan “barang jadi”.
Empat situasi yang benar-benar butuh proforma
Kapan JANGAN pakai proforma invoice
Ini bagian yang jarang dibahas orang, padahal sama pentingnya. Kirim proforma di situasi yang salah cuma memperlambat penjualanmu sendiri — pembeli jadi merasa ada satu tahap lagi sebelum dia boleh bayar.
- Pembeli bayar langsung di tempat — toko, warung, minimarket, restoran, kios. Kasih nota saja.
- Transaksi lewat marketplace atau checkout online. Sistemnya sudah menerbitkan bukti sendiri; proforma cuma bikin bingung.
- Barangnya ready stock dan bisa dikirim hari itu juga. Langsung invoice — nggak ada yang perlu ditunggu.
- Nilainya kecil dan pembelinya perorangan. Buat pesanan Rp 200 ribu, proforma terasa berlebihan.
- Pembeli sudah kirim purchase order lengkap dengan termin. Harganya sudah disepakati di PO; kamu tinggal jalan.
Aturan praktisnya: proforma cuma masuk akal kalau ada jeda antara “sepakat” dan “barang siap”, dan jeda itu perlu dibayar sebagian di depan. Kalau nggak ada jeda, nggak ada gunanya.
03. Industri yang paling sering pakai proforma invoice
Di Indonesia, proforma invoice bukan dokumen yang dipakai semua usaha. Dia berkumpul di jenis usaha tertentu — yang barangnya dibuat dulu, atau nilainya besar, atau pembelinya perusahaan yang punya prosedur pengadaan sendiri. Kalau usahamu ada di daftar ini, kemungkinan besar kamu bakal sering diminta proforma.
| Jenis usaha | Kenapa proforma sering dipakai di sini | DP yang umum |
|---|---|---|
| Mebel dan furnitur custom Jepara, Klaten, Pasuruan |
Barang dibuat sesuai ukuran dan finishing pembeli. Kayunya harus dibeli dulu sebelum produksi mulai. | 30–50% |
| Percetakan dan sablon | Hasil cetak nggak bisa dijual ke orang lain kalau pesanan batal — nama dan logonya sudah nempel. | 50% |
| Kontraktor dan jasa interior | Nilainya besar dan pengerjaannya berminggu-minggu. Pembeli perlu dokumen resmi buat mencairkan anggaran. | 20–30% |
| Supplier bahan bangunan | Order borongan, harga bergerak, dan ongkos kirimnya besar. Masa berlaku jadi penting banget. | 30% |
| Distributor dan grosir | Pembeli tokonya butuh angka pasti buat menghitung modal sebelum memutuskan jumlah kulakan. | COD atau 30% |
| Mesin, peralatan, dan spare part industri | Barang indent atau harus dipesan dulu dari pabrik. Waktu tunggunya panjang. | 30–50% |
| Konveksi dan produsen OEM | Produksi per batch dengan bahan yang dibeli khusus. Minimum order-nya juga perlu ditulis jelas. | 50% |
| Agensi digital dan freelancer | Yang dijual waktu dan tenaga. DP jadi pengaman kalau klien menghilang di tengah jalan. | 50% |
| Eksportir | Pembeli di luar negeri hampir selalu minta proforma dulu buat memproses pembayaran dari sisi mereka. Lihat bagian 10. | 30–50% |
Setiap usaha di tabel itu punya satu kesamaan: kamu harus keluar uang duluan sebelum pembeli bayar. Beli kayu, beli kain, sewa tukang, cetak plat. Proforma invoice adalah cara paling sopan untuk minta sebagian uang itu di depan — tanpa terdengar seperti kamu nggak percaya sama pembeli.
04. Perbedaan proforma invoice dan invoice (plus quotation dan kwitansi)
Empat dokumen ini bentuknya mirip dan sering ketuker. Kalau kamu cuma mau jawaban cepat — sekarang saya harus kirim yang mana? — ikuti alurnya dari atas:
Atau cari baris yang paling mirip situasimu:
| Situasi kamu sekarang | Yang kamu kirim | Kenapa |
|---|---|---|
| Pembeli baru nanya-nanya harga, belum serius | Quotation / surat penawaran | Masih tahap menjual. Boleh lebih santai dan nggak perlu nomor resmi. |
| Pembeli sudah mau, minta dokumen buat DP atau approval | Proforma invoice | Butuh yang berbentuk resmi, tapi kamu belum boleh menagih. |
| Barang atau jasa sudah siap diserahkan | Invoice | Ini tagihan yang sebenarnya, dan ini yang kamu catat. |
| Uangnya sudah masuk | Kwitansi | Bukti kamu sudah terima uangnya, bukan bukti menagih. |
| Pembeli beli di tempat dan bayar langsung | Nota | Satu lembar sudah cukup buat rincian sekaligus bukti. |
Proforma vs invoice, dibedah
Ini pasangan yang paling sering ketuker, jadi kita pisahkan pelan-pelan:
Baris terakhir itu yang paling penting buat kantongmu. Kalau proforma kamu catat sebagai penjualan, laporanmu bakal kelihatan bagus padahal uangnya belum tentu datang — dan waktu setengah penawaranmu batal, kamu harus membatalkan catatan yang seharusnya nggak pernah ada.
Terus, bedanya sama quotation apa?
Tipis, dan jujur saja banyak usaha memakai keduanya bergantian. Bedanya di maksud: quotation masih menjual (“ini loh harga saya, gimana?”), proforma sudah mengarah ke penyelesaian (“oke, ini rinciannya, silakan proses DP”). Kalau pembeli sudah menyebut kata DP, transfer, atau approval — yang dia butuh proforma. Kalau dia masih nanya harga, yang dia butuh surat penawaran — contoh siap tiru dan templatenya ada di panduan terpisah.
05. Isi proforma invoice (kolom mana yang wajib)
Sebagian besar isinya sama dengan invoice biasa. Yang bikin dia jadi proforma cuma empat kolom — dan justru empat itu yang paling sering dilupakan:
Kenapa keempat kolom itu penting
- Keterangan “bukan tagihan resmi”. Satu baris kecil, tapi dia yang mencegah pembeli mengira dia sudah ditagih — dan mencegah bagian keuangannya mencatat utang yang belum ada.
- Berlaku sampai (tanggal). Proforma isinya perkiraan, dan perkiraan harus punya batas waktu. Tanpa ini, pembeli bisa muncul tiga bulan kemudian sambil menuntut harga lama, padahal harga bahanmu sudah naik. Untuk kebanyakan usaha, 7–30 hari sudah cukup.
- Termin pembayaran dan estimasi kirim. Ini alasan pembeli minta proforma sejak awal. Tulis DP-nya berapa persen, sisanya kapan, dan barang siap berapa lama setelah DP masuk — bukan setelah proforma dikirim.
- DP dan sisa pelunasan, dua-duanya. Kalau kamu cuma menulis total, pembeli yang niat bayar DP jadi bingung harus transfer berapa.
Sisanya standar: identitas kamu dan pembeli, nomor proforma, tanggal, rincian barang (nama, jumlah, satuan, harga satuan, total), total estimasi, catatan, dan tanda tangan. Satu tips penomoran: pakai awalan yang beda dari invoice — misalnya PI-2026-0001 untuk proforma dan INV-2026-0001 untuk invoice. Enam bulan lagi kamu bakal berterima kasih sendiri waktu mencari arsip.
06. Contoh proforma invoice per situasi (termasuk DP 30%)
Ini contoh yang paling sering dibutuhkan: proforma dengan DP. Usaha mebel di Jepara menerima pesanan dari sebuah CV di Semarang, produksi baru mulai setelah DP 30% masuk.
Perhatikan tiga angka di bagian bawah — itu inti dokumennya. Begini hitungannya:
Ongkos kirim ikut dihitung. Kalau kamu mengeluarkan ongkos kirim di muka, masukkan sebagai baris tersendiri supaya ikut terhitung dalam DP — bukan ditalangi dulu lalu ditagih belakangan.
Contoh kedua: proforma untuk jasa
Kalau yang kamu jual jasa, bentuknya agak beda — nggak ada “jumlah barang”, yang ada paket atau jam kerja. Yang justru jadi penting: lingkup pekerjaannya ditulis jelas, supaya nanti nggak melebar tanpa tambahan biaya.
| Pekerjaan | Jumlah | Harga | Total |
|---|---|---|---|
| Desain logo + 3 alternatif konsep | 1 paket | 3.500.000 | 3.500.000 |
| Desain kemasan (2 ukuran) | 2 desain | 1.250.000 | 2.500.000 |
| Revisi tambahan di luar 2x revisi | per revisi | 400.000 | — |
| TOTAL ESTIMASI | 6.000.000 | ||
| DP 50% dibayar sekarang | 3.000.000 | ||
| Sisa pelunasan | 3.000.000 | ||
Catatan: Sudah termasuk 2x revisi per desain. Pengerjaan mulai setelah DP diterima, estimasi selesai 14 hari kerja. File final diserahkan dalam format AI, PDF, dan PNG.
Perhatikan baris ketiga: harga revisi tambahan dicantumkan, tapi totalnya dikosongkan. Itu trik kecil yang menyelamatkan banyak pekerja jasa — pembeli sudah tahu tarifnya dari awal, jadi waktu dia minta revisi kelima, kamu nggak perlu negosiasi dari nol.
Variasi lain yang sering dipakai
| Situasi | Yang perlu kamu ubah |
|---|---|
| DP 50% (pesanan besar atau custom penuh) | Ganti persennya saja. Di template Excel, angka DP ikut berubah sendiri. |
| Jasa (desain, servis, perbaikan) | Kolom “jumlah” jadi jam atau paket. Tambahkan lingkup pekerjaan di catatan supaya nggak melebar. |
| Sederhana (1–2 barang, pembeli perorangan) | Hapus baris yang kosong. Satu halaman dengan lima baris jauh lebih enak dibaca. |
| Hotel / venue | Baris jadi tipe kamar atau paket acara, plus tanggal menginap. Masa berlaku biasanya pendek. |
| Ekspor (kirim ke luar negeri) | Tambahkan mata uang, negara tujuan, cara kirim, dan perkiraan waktu tempuh — rinciannya di bagian 10. |
07. Contoh proforma yang salah vs yang benar
Contoh yang benar itu berguna. Tapi yang paling cepat nyantol biasanya contoh yang salah — karena besar kemungkinan itulah yang selama ini kamu kirim tanpa sadar.
Dua lembar di bawah ini isinya transaksi yang sama persis, pembeli yang sama, angka yang sama. Bedanya cuma di kolom-kolom kecil yang kelihatannya sepele:
Lembar kiri bukan dokumen yang “jelek”. Dia rapi, angkanya benar, dan pembelinya memang menunggu. Masalahnya cuma satu: dokumen itu nggak memberitahu pembeli apa yang harus dia lakukan berikutnya. Berapa yang ditransfer? Sampai kapan harganya berlaku? Barangnya jadi berapa lama? Semua jawaban itu ada di kepalamu, bukan di kertasnya — jadi pembeli terpaksa chat, atau lebih sering, diam dulu.
Baca ulang proformamu sambil pura-pura jadi pembeli yang belum pernah ngobrol sama kamu. Kalau kamu bisa menjawab “transfer berapa, ke mana, dan kapan barangnya datang” cuma dari lembar itu, proformamu sudah benar. Kalau nggak, ada kolom yang kelewat.
08. Template dan checklist gratis: Word, Excel, PDF
Dua berkas, tinggal kamu pakai. Nggak perlu daftar, nggak perlu tinggalkan email.
Versi Excel-nya sudah pakai rumus: total, DP, dan sisa pelunasan terhitung sendiri. Kamu tinggal ubah persen DP di satu kolom.
Sudah terisi contoh pesanan mebel dengan DP 30%. Enak dipakai kalau kamu mau lihat bentuk jadinya dulu sebelum bikin punyamu.
Mau pakai Word atau Excel? Word kalau kamu cuma butuh satu lembar rapi buat dikirim jadi PDF. Excel kalau barangnya banyak atau persen DP-nya sering ganti — biar nggak salah hitung manual.
Checklist sebelum klik Kirim
Delapan hal ini yang paling sering kelewat. Cek sebentar sebelum proformamu meluncur — lebih enak ketahuan sekarang daripada seminggu kemudian waktu pembeli belum juga transfer.
- Judulnya “Proforma Invoice” — bukan cuma “Invoice”
- Ada keterangan bukan tagihan resmi
- Nomor pakai awalan sendiri (mis.
PI-2026-0001) - Tanggal dan masa berlaku sudah diisi
- Termin pembayaran ditulis (DP berapa persen, sisanya kapan)
- Estimasi kirim dihitung dari DP masuk, bukan dari tanggal proforma
- Total, DP, dan sisa pelunasan — ketiganya ditulis
- Dikirim sebagai PDF, bukan file Word atau Excel
09. Cara bikin proforma invoice, 5 langkah
Langkah keempat itu yang paling sering kelewat, dan dampaknya paling terasa. Sisanya tinggal ikut template.
Kirimnya lewat apa? Simpan sebagai PDF sebelum dikirim — kalau kamu kirim file Word atau Excel, angkanya bisa berubah di komputer pembeli, sengaja atau nggak. Kirim lewat email kalau pembeli butuh buat arsip kantor, lewat WhatsApp kalau dia perorangan.
10. Proforma invoice untuk ekspor
Kalau pembelimu di luar negeri, proforma invoice berubah dari “sebaiknya ada” jadi hampir selalu diminta. Alasannya sederhana: pembeli di sana perlu dokumen resmi untuk memproses pembayaran ke luar negara mereka, dan bank atau bagian keuangannya nggak mau bergerak cuma berdasarkan chat.
Isinya sama seperti proforma biasa, ditambah beberapa hal yang khusus muncul kalau barang menyeberang negara:
| Tambahan buat ekspor | Kenapa perlu |
|---|---|
| Mata uang ditulis jelas (USD, EUR, SGD…) | “13.850.000” tanpa mata uang bisa dibaca rupiah atau bukan. Tulis kodenya di setiap angka. |
| Negara tujuan dan alamat lengkap | Dipakai pembeli untuk mengurus penerimaan barang di negaranya. |
| Cara dan jalur pengiriman (laut/udara, nama forwarder) | Beda jalur, beda ongkos dan beda lama tempuh — keduanya memengaruhi keputusan pembeli. |
| Siapa menanggung ongkos kirim sampai mana | Tulis dengan kalimat biasa, mis. “harga sudah termasuk pengiriman sampai pelabuhan Surabaya”. Ini sumber salah paham nomor satu. |
| Estimasi waktu produksi + waktu tempuh, terpisah | Pengiriman laut bisa berminggu-minggu. Kalau digabung jadi satu angka, pembeli merasa dibohongi waktu barangnya telat. |
| Masa berlaku yang lebih pendek | Kurs bergerak. Proforma ekspor yang berlaku 3 bulan bisa bikin kamu rugi tanpa salah apa-apa. |
Di ekspor kamu bakal dengar istilah commercial invoice. Hubungannya persis sama seperti proforma dan invoice di dalam negeri: proforma dikirim duluan waktu pembeli masih memutuskan dan perlu memproses pembayaran, commercial invoice menyusul waktu barangnya benar-benar dikirim. Untuk urusan dokumen pengiriman lintas negara selebihnya, ikuti arahan forwarder atau penasihat yang kamu pakai — aturannya berbeda per negara tujuan dan per jenis barang.
11. Proforma di pembukuan: kapan dicatat, kapan tidak
Bagian ini yang paling sering bikin laporan usaha kecil jadi ngawur, dan hampir nggak pernah dijelaskan di panduan proforma mana pun. Jadi pelan-pelan.
Proforma invoice sendiri tidak pernah masuk pembukuan. Dia cuma penawaran. Yang masuk pembukuan adalah uangnya waktu DP diterima, dan penjualannya waktu invoice terbit — dua kejadian yang berbeda, di waktu yang berbeda.
Kalau kamu lebih enak baca dalam bentuk jurnal, ini urutannya — angkanya memakai contoh mebel yang sama dari bagian 06:
| Kejadian | Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1. Proforma dikirim | Tidak ada jurnal sama sekali — belum ada transaksi. | ||
| 2. DP 30% diterima | Kas / Bank | 4.155.000 | — |
| Uang Muka Penjualan (utang, bukan pendapatan) | — | 4.155.000 | |
| 3. Invoice terbit penjualan baru diakui di sini |
Piutang Usaha | 13.850.000 | — |
| Penjualan | — | 13.850.000 | |
| 4. DP dipotong dari tagihan | Uang Muka Penjualan | 4.155.000 | — |
| Piutang Usaha | — | 4.155.000 | |
| 5. Pelunasan masuk | Kas / Bank | 9.695.000 | — |
| Piutang Usaha (tutup, transaksi selesai) | — | 9.695.000 | |
Kenapa DP bukan pendapatan
Ini yang paling sering keliru. Uang DP sudah masuk rekeningmu, jadi rasanya wajar dianggap penghasilan. Tapi pada saat itu kamu belum menyerahkan apa pun — kayunya belum jadi kursi. Kalau besok pesanan batal, uang itu harus kamu kembalikan.
Artinya DP adalah utangmu ke pembeli, bukan hasil jualan. Di pembukuan dia dicatat sebagai uang muka penjualan. Baru setelah barangnya diserahkan dan invoice terbit, uang muka itu “dipakai” untuk menutup sebagian tagihan, dan penjualannya diakui penuh.
Usaha yang mencatat DP sebagai penjualan bakal melihat omzet naik di bulan itu — padahal barangnya belum dikerjakan. Akibatnya:
- Untungnya kelihatan besar, jadi kamu berani ambil pesanan baru atau belanja stok, padahal uang itu masih “milik” pembeli.
- Waktu pesanan batal dan DP dikembalikan, omzet bulan itu harus dikoreksi — catatanmu jadi berantakan.
- Bulan berikutnya, waktu barangnya baru selesai, penjualannya kelihatan turun padahal kerjaannya justru banyak.
Kalau kamu mencatat manual di Excel, bikin satu kolom terpisah untuk uang muka — jangan dicampur ke kolom penjualan. Di software akuntansi, DP yang diterima memang masuk sebagai uang muka dan otomatis mengurangi tagihan waktu invoice-nya dibuat, jadi kamu nggak perlu mengingat urutannya sendiri.
Kalau kamu mau lihat bagaimana angka-angka ini akhirnya muncul di laporan laba rugi dan laporan keuangan, dua panduan itu melanjutkan dari sini.
12. Apakah proforma invoice sah? plus 5 kesalahan umum
Pertanyaan ini muncul terus, jadi kita jawab langsung: proforma invoice adalah dokumen yang wajar dan diterima luas dalam praktik dagang, tapi dia bukan bukti penagihan. Dia menunjukkan bahwa kamu benar-benar menawarkan barang itu dengan harga itu sampai tanggal itu. Yang nggak dia lakukan: menciptakan kewajiban bayar. Kalau pembeli nggak jadi, nggak ada yang bisa ditagih dari selembar proforma.
Nggak ada satu format baku yang diwajibkan — bentuknya wajar kalau beda-beda antar usaha. Yang bikin dia kuat bukan formatnya, tapi kelengkapannya: identitas kedua pihak, rincian yang spesifik, tanggal, masa berlaku, dan termin yang jelas. Kalau nilainya besar atau pembelinya dari luar negeri, tanyakan ke penasihat yang kamu percaya untuk kasusmu sendiri — panduan ini soal cara mencatat dengan rapi, bukan nasihat hukum.
13. Dari proforma ke invoice tanpa ketik ulang
Kalau kamu perhatikan alur di bagian 02, ada satu hal yang bikin capek: rincian yang sama kamu ketik berkali-kali. Sekali di proforma, sekali di surat jalan waktu barang jalan, sekali lagi di invoice, dan sekali lagi waktu mencatat penjualannya. Empat kali mengetik barang yang sama — dan setiap pengetikan ulang adalah kesempatan buat salah angka.
Di situ aplikasi pembukuan menolong. Begitu deal jadi, invoice dibuat sekali dengan nomor yang urut otomatis, penjualannya langsung tercatat, piutangnya kelihatan siapa yang belum bayar, dan laporan keuangannya tersusun sendiri. Yang kamu urus tinggal satu: memastikan proforma tadi berubah jadi invoice waktu barangnya benar-benar siap.
Niagawan — software akuntansi dan kasir untuk usaha kecil — mengurus bagian setelah deal jadi itu: invoice bernomor rapi, penjualan langsung kecatat, stok kelacak, dan laporan keuangan yang bisa kamu buka dari HP. Bisa kamu atur sendiri, tanpa konsultan.
Pertanyaan yang Sering Ditanya (FAQ)
Apa yang dimaksud dengan proforma invoice?
Proforma invoice adalah dokumen berisi rincian barang atau jasa beserta perkiraan harganya, yang dikirim penjual ke pembeli sebelum transaksi disepakati. Bentuknya mirip invoice, tapi fungsinya penawaran — bukan tagihan. Pembeli biasanya memakainya untuk mengajukan DP atau minta persetujuan atasan.
Apa bedanya proforma invoice dan invoice?
Proforma dikirim sebelum kesepakatan dan isinya masih perkiraan yang punya masa berlaku; invoice dikirim setelah deal jadi dan angkanya final. Yang paling penting: proforma tidak dicatat sebagai penjualan, sedangkan invoice dicatat sebagai penjualan sekaligus piutang.
Apakah proforma invoice sah?
Proforma invoice adalah dokumen yang wajar dan diterima luas dalam praktik dagang, tapi dia bukan bukti penagihan — dia tidak menciptakan kewajiban bayar. Yang bikin dia kuat bukan formatnya, tapi kelengkapannya: identitas kedua pihak, rincian yang spesifik, tanggal, masa berlaku, dan termin pembayaran yang jelas.
Proforma invoice dibuat oleh siapa?
Dibuat oleh penjual dan dikirim ke pembeli. Kebalikan dari purchase order, yang dibuat pembeli dan dikirim ke penjual. Urutannya biasanya: kamu kirim proforma, pembeli balas dengan PO atau langsung transfer DP.
Bagaimana cara membuat proforma invoice?
Tulis judul “Proforma Invoice” plus keterangan bahwa ini bukan tagihan resmi, isi data penjual dan pembeli beserta nomor dan tanggal, rinci barang atau jasanya (jumlah, satuan, harga satuan, total), lalu tentukan masa berlaku, termin DP, dan estimasi kirim. Cara tercepat: download template gratis di halaman ini lalu tinggal isi.
Apakah proforma invoice sama dengan quotation?
Mirip, dan banyak usaha memakainya bergantian. Bedanya di maksud: quotation masih menjual (“ini harga saya, gimana?”), proforma sudah mengarah ke penyelesaian (“ini rinciannya, silakan proses DP”). Kalau pembeli sudah menyebut DP, transfer, atau approval, yang dia butuh proforma.
Proforma invoice apakah sama dengan kwitansi?
Beda jauh, malah berlawanan. Proforma dibuat sebelum ada uang dan isinya perkiraan. Kwitansi dibuat setelah uang diterima dan isinya jumlah yang benar-benar sudah dibayar.
Apakah proforma invoice dicatat sebagai penjualan?
Tidak. Selama pembeli belum sepakat, angka di proforma belum boleh masuk sebagai omzet dan belum jadi piutang. Kalau dicatat, laporanmu kelihatan bagus padahal uangnya belum tentu datang — dan waktu sebagian penawaran batal, kamu harus membatalkan catatan yang seharusnya tidak pernah ada. Catat saat invoice terbit.
Berapa lama masa berlaku proforma invoice?
Kamu yang menentukan, dan untuk kebanyakan usaha kecil 7–30 hari sudah cukup. Kalau harga bahanmu sering bergerak, ambil yang pendek. Yang penting tanggalnya ditulis — proforma tanpa masa berlaku bikin pembeli merasa berhak menuntut harga lama berbulan-bulan kemudian.
Apa itu performa invoice?
Itu salah ketik yang sangat umum dari proforma invoice. Kata yang benar adalah proforma; performa artinya kinerja. Maksud orang yang menulisnya sama saja, tapi di dokumen resmi pakai ejaan “proforma”.
Apakah proforma invoice bisa dibatalkan?
Bisa, dan itu wajar. Karena proforma bukan tagihan dan belum mengikat, kamu maupun pembeli boleh mundur sebelum ada kesepakatan. Cukup kabari pembeli secara tertulis, dan simpan lembarnya sebagai arsip penawaran — jangan dihapus, karena berguna kalau dia balik lagi nanti.
Nomor proforma invoice harus urut?
Sangat disarankan, dan sebaiknya pakai awalan yang beda dari invoice — misalnya PI-2026-0001 untuk proforma dan INV-2026-0001 untuk invoice. Kalau penomorannya campur, beberapa bulan kemudian kamu susah membedakan mana yang baru penawaran dan mana yang benar-benar tagihan.
Proforma invoice dikirim dalam format apa?
Simpan sebagai PDF sebelum dikirim. Kalau kamu mengirim file Word atau Excel, angkanya bisa berubah di komputer pembeli. Kirim lewat email kalau pembeli butuh untuk arsip kantor, lewat WhatsApp kalau dia perorangan.
Setelah pembeli bayar DP, apa yang saya kirim?
Kirim kwitansi sebagai bukti DP-nya sudah kamu terima, lalu mulai produksi atau siapkan barangnya. Waktu barang siap diserahkan, terbitkan invoice untuk keseluruhan nilainya dan cantumkan DP yang sudah dibayar sebagai pengurang, sehingga yang tertagih tinggal sisanya.
Apakah proforma invoice bisa dipakai untuk ekspor?
Bisa, dan di perdagangan antarnegara proforma memang lazim dipakai — pembeli di luar negeri biasanya memerlukannya untuk mengurus pembayaran di sisi mereka. Kalau begitu, tambahkan mata uang yang dipakai, negara tujuan, cara pengiriman, dan perkiraan waktu tempuh. Rinciannya ada di bagian 10. Untuk urusan dokumen pengiriman lintas negara selebihnya, ikuti arahan dari jasa pengiriman atau penasihat yang kamu pakai.
Bolehkah DP-nya 100% alias bayar lunas di muka?
Boleh, dan untuk pesanan custom kecil atau pembeli baru yang belum kamu kenal, itu wajar. Tulis saja terminnya “Lunas di muka sebelum produksi”. Cuma perlu diingat: makin besar yang kamu minta di depan, makin besar juga kepercayaan yang kamu minta — jadi lengkapi dengan estimasi kirim yang jelas dan, kalau ada, foto hasil pekerjaan sebelumnya.
Apakah proforma invoice perlu tanda tangan dan stempel?
Nggak wajib, tapi sangat membantu. Tanda tangan dan stempel bikin lembarnya terasa resmi, dan itu penting kalau pembeli harus menunjukkannya ke atasan atau bagian keuangan. Banyak proforma dikirim sebagai PDF tanpa tanda tangan basah dan tetap diproses. Yang menentukan justru kelengkapan isinya: nomor, masa berlaku, termin, dan rincian yang spesifik.
Pembeli mau langsung transfer tanpa minta proforma. Boleh?
Boleh banget — proforma itu alat bantu, bukan kewajiban. Kalau pembeli sudah yakin dan langsung transfer, kamu nggak perlu mengirim proforma sama sekali. Yang tetap perlu kamu kirim adalah kwitansi sebagai bukti uangnya diterima, lalu invoice waktu barangnya diserahkan.
Apakah proforma invoice masuk pembukuan?
Proformanya sendiri tidak. Yang dicatat adalah uangnya waktu DP diterima (sebagai uang muka penjualan — utangmu ke pembeli, bukan pendapatan) dan penjualannya waktu invoice terbit. Bagian 11 memecahnya jadi lima langkah lengkap dengan jurnalnya.