Slip gaji adalah bukti tertulis bahwa gaji karyawan sudah kamu bayar. Isinya dua sisi: berapa yang dia terima, dan apa saja yang dipotong. Satu lembar, dua tanda tangan, selesai.
Tapi ada sisi kedua yang jarang dibahas: slip gaji juga bukti uang keluar dari usahamu. Gaji biasanya pengeluaran terbesar kedua setelah belanja barang — kalau angkanya tidak pernah masuk catatan, laba-rugimu bukan cuma kurang rapi, tapi salah.
⚡ Mau langsung pakai?
nama usaha · nama dan jabatan karyawan · periode gaji (bulan apa) · rincian pendapatan (gaji pokok, tunjangan, lembur) · rincian potongan · gaji bersih yang diterima · tanggal dan tanda tangan.
Kurang salah satu, slip gajimu jadi lemah kalau suatu hari ada yang mempertanyakan.
Halaman ini untuk pemilik usaha yang harus mengeluarkan slip gaji — toko, warung, cafe, bengkel, laundry, dengan 3 sampai 20 karyawan. Kalau kamu karyawan yang sedang mencari slip gajimu sendiri, yang kamu butuhkan ada di bagian HRD atau atasanmu, bukan di halaman ini.
01. Apa itu slip gaji, dan kenapa usaha kecil tetap perlu bikin
Slip gaji adalah rincian pembayaran gaji untuk satu orang, untuk satu periode. Kamu yang membuatnya, karyawan yang menyimpannya.
Banyak pemilik usaha kecil melewatkannya. Gaji dibayar tunai, karyawan terima, selesai. Kelihatannya praktis — sampai muncul salah satu dari tiga hal ini:
- Karyawan lupa atau merasa kurang. Tanpa slip, tidak ada catatan yang bisa dilihat berdua. Yang tersisa cuma ingatan, dan ingatan dua orang jarang sama.
- Ada potongan yang dipertanyakan. Kasbon dipotong bulan ini, karyawan mengira bulan depan. Slip gaji menutup perdebatan itu sebelum terjadi.
- Kamu sendiri lupa berapa yang keluar. Ini yang paling mahal. Gaji bulan lalu berapa? Ditambah lembur? Kalau tidak ada catatan per orang, angkanya cuma kira-kira — dan kira-kira itu masuk ke laporan keuanganmu.
Slip gaji itu bukti transaksi, sama seperti nota dan kwitansi. Bedanya cuma arah uangnya: kwitansi bukti uang masuk, slip gaji bukti uang keluar.
Artinya slip gaji punya dua pembaca. Karyawan membacanya untuk tahu dia terima berapa. Kamu membacanya untuk tahu usahamu keluar berapa — dan angka itu harus masuk pembukuan sebagai beban gaji. Bagian 11 membahas cara mencatatnya.
Soal kewajiban: memberi slip gaji adalah praktik yang wajar dan diharapkan di tempat kerja mana pun, dan sebagian besar perusahaan melakukannya. Untuk ketentuan resmi yang berlaku pada bentuk usahamu, tanyakan ke konsultan atau dinas ketenagakerjaan setempat — halaman ini fokus ke cara membuat dan mencatatnya, bukan ke aturan hukumnya.
02. Komponen slip gaji: apa saja yang wajib ada
Slip gaji dibaca dari atas ke bawah dalam satu alur: siapa → periode apa → dapat berapa → dipotong berapa → bawa pulang berapa.
| Bagian | Isinya | Kenapa perlu |
|---|---|---|
| Kop | Nama usaha, alamat singkat | Menunjukkan slip ini terbit dari siapa |
| Identitas | Nama karyawan, jabatan, nomor induk kalau ada | Supaya tidak tertukar antar karyawan |
| Periode | Bulan dan tahun, misalnya "September 2026" | Slip tanpa periode tidak bisa dipakai sebagai bukti |
| Pendapatan | Gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus | Rincian, bukan satu angka gelondongan |
| Potongan | Kasbon, pinjaman karyawan, keterlambatan | Bagian yang paling sering dipertanyakan |
| Gaji bersih | Pendapatan dikurangi potongan | Angka yang benar-benar diterima |
| Tanggal & tanda tangan | Tanggal bayar, tanda tangan kamu dan karyawan | Yang membuat slip jadi bukti, bukan sekadar catatan |
Selain potongan di atas, di sebagian tempat kerja ada potongan lain yang mungkin berlaku — misalnya potongan pajak penghasilan atau iuran jaminan sosial. Apakah itu berlaku untuk usahamu, berapa besarnya, dan bagaimana menghitungnya bukan hal yang bisa kami tentukan di sini; itu tergantung bentuk usaha dan status karyawanmu.
Tanyakan ke konsultan pajak atau dinas terkait. Contoh dan template di halaman ini sengaja dibuat tanpa baris itu, supaya kamu bisa menambahkannya sendiri sesuai keadaan di tempatmu.
03. Contoh slip gaji karyawan bulanan
Bentuk paling umum: karyawan tetap, gaji bulanan, ada tunjangan dan lembur. Contoh di bawah pakai angka karangan — ganti dengan angkamu sendiri.
| SLIP GAJI — Toko Sinar Jaya Jl. Melati No. 12, Bandung | |
|---|---|
| Nama | Rizky Ramadhan |
| Jabatan | Staf Penjualan |
| Periode | September 2026 |
| PENDAPATAN | |
| Gaji pokok | Rp 3.500.000 |
| Tunjangan makan | Rp 300.000 |
| Tunjangan transport | Rp 300.000 |
| Lembur (8 jam) | Rp 200.000 |
| Total pendapatan | Rp 4.300.000 |
| POTONGAN | |
| Kasbon (diambil 12 Sep) | Rp 500.000 |
| Total potongan | Rp 500.000 |
| GAJI BERSIH DITERIMA | Rp 3.800.000 |
| Bandung, 30 September 2026 · Diterima oleh: ______________ · Dibayar oleh: ______________ | |
Perhatikan satu hal: kasbon ditulis lengkap dengan tanggal pengambilannya. Itu kebiasaan kecil yang menghapus hampir semua perdebatan soal potongan.
04. Contoh slip gaji karyawan toko dan warung
Untuk karyawan toko, biasanya lebih sederhana: gaji pokok plus uang makan harian, tanpa tunjangan macam-macam.
| SLIP GAJI — Warung Bu Tini | |
|---|---|
| Nama | Rina Wati |
| Jabatan | Pramuniaga |
| Periode | September 2026 |
| PENDAPATAN | |
| Gaji pokok | Rp 2.400.000 |
| Uang makan (20 hari x Rp 15.000) | Rp 300.000 |
| Total pendapatan | Rp 2.700.000 |
| POTONGAN | |
| Keterlambatan (2 hari) | Rp 50.000 |
| Total potongan | Rp 50.000 |
| GAJI BERSIH DITERIMA | Rp 2.650.000 |
"Uang makan Rp 300.000" mengundang pertanyaan. "20 hari x Rp 15.000" tidak. Kalau karyawan masuk 18 hari bulan depan dan angkanya turun, dia sudah tahu sebabnya tanpa perlu bertanya.
05. Contoh slip gaji harian dan borongan
Dua bentuk ini sering dilewatkan justru karena pembayarannya tidak bulanan. Padahal keduanya tetap uang keluar yang perlu tercatat.
Buruh harian lepas
| SLIP GAJI HARIAN — Bengkel Maju Motor | |
|---|---|
| Nama | Joko Priyanto |
| Status | Harian lepas |
| Periode | 1 - 30 September 2026 |
| PENDAPATAN | |
| Upah harian (24 hari x Rp 120.000) | Rp 2.880.000 |
| Lembur (3 hari x Rp 40.000) | Rp 120.000 |
| Total pendapatan | Rp 3.000.000 |
| POTONGAN | |
| Kasbon | Rp 300.000 |
| GAJI BERSIH DITERIMA | Rp 2.700.000 |
Borongan
| SLIP UPAH BORONGAN — Konveksi Rapi | |
|---|---|
| Nama | Dewi Lestari |
| Periode | September 2026 |
| PENDAPATAN | |
| Jahit 500 pcs x Rp 3.500 | Rp 1.750.000 |
| Bonus target selesai tepat waktu | Rp 150.000 |
| Total pendapatan | Rp 1.900.000 |
| POTONGAN | |
| Tidak ada | Rp 0 |
| GAJI BERSIH DITERIMA | Rp 1.900.000 |
Untuk borongan, satuan dan jumlahnya yang penting — 500 pcs x Rp 3.500. Itu yang membuat slipnya bisa dicek ulang kalau ada selisih hitungan.
06. Contoh slip gaji sederhana buat usaha 3-10 orang
Kalau karyawanmu masih sedikit, kamu tidak butuh format rumit. Yang kamu butuh adalah satu format yang sama untuk semua orang, supaya bisa direkap.
Versi paling ringkas yang tetap layak disebut slip gaji:
| Baris | Contoh isi |
|---|---|
| Nama usaha | Laundry Bersih Wangi |
| Nama / periode | Sari Melati · September 2026 |
| Gaji pokok | Rp 2.000.000 |
| Tambahan (lembur/bonus) | Rp 150.000 |
| Potongan | Rp 0 |
| Diterima | Rp 2.150.000 |
| Tanggal & tanda tangan | 30 Sep 2026 · ____________ |
Tujuh baris. Muat di setengah lembar A4, bisa dicetak dua slip per halaman.
Kalau punya 5 karyawan, jangan buat 5 file terpisah. Buat satu tabel berisi semua karyawan di Excel, lalu cetak per baris jadi slip. Itu cara file contoh-slip-gaji-lengkap.xlsx di bawah disusun — dan rekap itu juga yang nanti kamu pakai untuk mencatat total beban gaji sebulan.
07. Download template slip gaji gratis (Excel, Word, PDF)
Semua file di bawah gratis, tanpa perlu daftar. Isinya generik — ganti nama usaha, nama karyawan, dan angkanya.
| File | Isinya | Cocok kalau |
|---|---|---|
| slip-gaji-template.xlsx | Slip kosong, total dan gaji bersih terhitung sendiri | Kamu mau angkanya tidak salah hitung |
| slip-gaji-template.docx | Versi Word, tinggal ketik dan cetak | Kamu lebih nyaman di Word |
| slip-gaji-template.pdf | Versi cetak, diisi tulis tangan | Kamu mau cetak dulu, isi manual |
| contoh-slip-gaji-lengkap.xlsx | Rekap 5 karyawan, sudah terisi, siap dicetak per slip | Kamu mau lihat contoh jadinya dulu |
Download template Excel Versi Word Versi PDF
08. Cara membuat slip gaji, langkah demi langkah
Enam langkah. Sekali disiapkan, bulan-bulan berikutnya tinggal ganti angka.
- Siapkan satu format untuk semua karyawan. Beda format per orang membuat rekap mustahil.
- Tulis kop dan periode dulu. Nama usaha di atas, "September 2026" di bawah nama karyawan. Dua hal ini yang paling sering lupa.
- Isi pendapatan, satu baris satu jenis. Gaji pokok, tunjangan, lembur — jangan digabung jadi satu angka.
- Isi potongan, dengan keterangannya. "Kasbon 12 Sep" lebih baik daripada "potongan".
- Hitung gaji bersih. Total pendapatan dikurangi total potongan. Di file Excel ini terhitung sendiri.
- Cetak dua lembar, tanda tangani berdua. Satu untuk karyawan, satu untuk arsipmu. Lembar arsip itu bukti kamu waktu mencatat pengeluaran.
Bisa, tapi hati-hati: mengetik ulang di HP tiap bulan membuka peluang salah angka, dan slipnya jarang tersimpan rapi. Lebih aman isi rekap di Excel — sekali isi, semua slip ikut terbentuk, dan totalnya langsung siap dicatat.
09. Cara menghitung isinya: pokok, tunjangan, lembur, potongan
| Komponen | Cara umum menghitungnya | Contoh |
|---|---|---|
| Gaji pokok | Angka tetap sesuai kesepakatan kerja | Rp 3.500.000 |
| Tunjangan tetap | Angka tetap tiap bulan, tidak tergantung kehadiran | Transport Rp 300.000 |
| Tunjangan tidak tetap | Tarif harian x jumlah hari masuk | 20 x Rp 15.000 = Rp 300.000 |
| Upah harian | Tarif harian x jumlah hari kerja | 24 x Rp 120.000 = Rp 2.880.000 |
| Borongan | Tarif per satuan x jumlah satuan selesai | 500 x Rp 3.500 = Rp 1.750.000 |
| Lembur | Tarif lembur yang kamu sepakati x jumlah jam | 8 jam x Rp 25.000 = Rp 200.000 |
| Potongan kasbon | Sesuai jumlah yang diambil, atau cicilannya | Rp 500.000 |
Kuncinya konsisten. Tarif lembur dan aturan potongan sebaiknya kamu tetapkan sekali di awal dan sampaikan ke karyawan — bukan dihitung ulang tiap bulan dengan cara berbeda. Slip gaji cuma menampilkan hasilnya; kesepakatannya yang bikin slip itu tidak dipertanyakan.
10. Kesalahan yang sering terjadi
| Kesalahan | Akibatnya | Betulkan dengan |
|---|---|---|
| Tidak menulis periode | Slip tidak bisa dipakai sebagai bukti bulan mana | Selalu tulis bulan dan tahun |
| Potongan tanpa keterangan | Jadi sumber perselisihan | Tulis sebabnya dan tanggalnya |
| Pendapatan digabung satu angka | Karyawan tidak bisa mengecek, kamu tidak bisa merekap | Satu baris satu jenis |
| Tidak ada arsip untuk kamu | Waktu mencatat pengeluaran, angkanya cuma ingatan | Cetak dua lembar, simpan satu |
| Format berubah-ubah tiap bulan | Rekap setahun jadi berantakan | Satu format, dipakai terus |
| Gaji dibayar, tapi tidak dicatat di pembukuan | Laba-rugi kelihatan lebih untung dari kenyataan | Lihat bagian 11 |
11. Setelah gaji dibayar: mencatatnya di pembukuan
Ini bagian yang paling sering terlewat, dan yang paling berpengaruh ke angka usahamu.
Slip gaji membuktikan karyawan sudah dibayar. Tapi bukti saja tidak membuat pengeluaran itu masuk ke laporan keuanganmu. Kalau gaji tidak dicatat, laba-rugimu menunjukkan untung yang sebenarnya tidak ada — karena beban terbesarmu hilang dari hitungan.
Alurnya begini:
| Langkah | Yang kamu lakukan | Muncul di |
|---|---|---|
| 1 | Bayar gaji, terbitkan slip, simpan arsipnya | Slip gaji |
| 2 | Catat total gaji bulan itu sebagai uang keluar | Buku kas / pembukuan |
| 3 | Angka itu jadi baris Beban Gaji | Laporan laba rugi |
| 4 | Uang keluarnya terlihat di arus kas bulanan | Laporan arus kas |
Contoh nyatanya: Toko Sinar Jaya dari bagian 03 punya 5 karyawan. Rekap slip gaji mereka bulan itu:
| Karyawan | Jabatan | Pendapatan | Potongan | Diterima |
|---|---|---|---|---|
| Rizky Ramadhan | Staf Penjualan | Rp 4.300.000 | Rp 500.000 | Rp 3.800.000 |
| Siti Aminah | Pramuniaga | Rp 2.700.000 | Rp 50.000 | Rp 2.650.000 |
| Budi Hartono | Kasir | Rp 3.100.000 | Rp 0 | Rp 3.100.000 |
| Nia Safitri | Staf Gudang | Rp 2.750.000 | Rp 200.000 | Rp 2.550.000 |
| Agus Setiawan | Kurir | Rp 3.000.000 | Rp 300.000 | Rp 2.700.000 |
| Total | Rp 15.850.000 | Rp 1.050.000 | Rp 14.800.000 |
Angka yang masuk buku kas adalah yang benar-benar keluar bulan itu: Rp 14.800.000. Potongan kasbon tidak ikut, karena uangnya sudah keluar lebih dulu waktu kasbon diambil.
| Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar |
|---|---|---|---|
| 30 Sep 2026 | Bayar gaji karyawan September (5 orang) | — | Rp 14.800.000 |
Kalau bulan berganti sementara gaji belum keluar — misalnya gaji tanggal 26-31 baru dibayar awal bulan depan — pengeluarannya tetap milik bulan berjalan. Cara mencatatnya ada di jurnal penyesuaian, di bagian Utang Gaji.
Satu hal lagi yang sering mengejutkan pemilik usaha: gaji tidak masuk harga pokok penjualan. Margin kotormu terlihat sehat, lalu gaji, sewa, dan listrik memakannya. Kalau kamu belum pernah memisahkan keduanya, cara menghitung HPP menjelaskan batasnya di mana.
Kalau tiap pengeluaran — termasuk gaji — kamu catat begitu terjadi, laporan keuanganmu tersusun dari catatan itu, bukan dari mengingat-ingat di akhir tahun.
Di Niagawan, pencatatan itu yang dikerjakan: kamu catat pengeluaran gaji sekali, laba rugi dan arus kas ikut tersusun sendiri — termasuk terlihat berapa besar gaji memakan untungmu tiap bulan. Slip gajinya tetap kamu buat sendiri dengan template di atas; yang Niagawan urus adalah uangnya, bukan urusan kepegawaiannya.
Pertanyaan yang sering ditanya soal slip gaji
Slip gaji isinya apa saja?
Tujuh hal: nama usaha, nama dan jabatan karyawan, periode gaji, rincian pendapatan (gaji pokok, tunjangan, lembur), rincian potongan, gaji bersih yang diterima, serta tanggal dan tanda tangan. Kurang salah satu, slipnya jadi lemah sebagai bukti.
Bagaimana cara membuat slip gaji sendiri?
Siapkan satu format untuk semua karyawan, tulis kop dan periodenya, isi pendapatan satu baris satu jenis, isi potongan lengkap dengan keterangannya, hitung gaji bersih, lalu cetak dua lembar dan tandatangani berdua. Template Excel gratis di halaman ini sudah menghitung totalnya sendiri.
Bagaimana contoh slip gaji dalam Word?
Sama isinya dengan versi Excel, hanya saja totalnya kamu ketik sendiri. Template Word gratis bisa kamu download di bagian 07 halaman ini — tinggal ganti nama usaha, nama karyawan, dan angkanya, lalu cetak.
Bagaimana cara membuat slip gaji PDF?
Isi dulu versi Excel atau Word-nya, lalu simpan atau cetak sebagai PDF lewat menu Save as PDF. Kalau kamu mau mengisinya tulis tangan, ada versi PDF siap cetak yang bisa langsung kamu download di halaman ini.
Apakah usaha kecil perlu membuat slip gaji?
Perlu, walau karyawanmu cuma tiga orang. Slip gaji menutup perdebatan soal potongan sebelum terjadi, dan yang lebih penting untuk kamu: slip itu arsip yang membuat pengeluaran gaji tercatat dengan angka pasti, bukan kira-kira waktu menyusun laporan keuangan.
Apa bedanya slip gaji dan kwitansi?
Arah uangnya berbeda. Kwitansi adalah bukti uang masuk ke usahamu, slip gaji adalah bukti uang keluar dari usahamu. Keduanya sama-sama bukti transaksi dan sama-sama perlu diarsipkan.
Slip gaji karyawan harian bentuknya bagaimana?
Sama seperti slip bulanan, bedanya pendapatan dihitung dari tarif harian dikali jumlah hari kerja, misalnya 24 hari x Rp 120.000. Tulis jumlah harinya secara terbuka supaya bisa dicek ulang kalau ada selisih.
Bagaimana kalau gaji sudah jadi hak karyawan tapi belum dibayar?
Pengeluarannya tetap milik bulan berjalan, walau uangnya baru keluar bulan depan. Pencatatannya lewat jurnal penyesuaian, pada pos Utang Gaji.
Apakah gaji karyawan masuk harga pokok penjualan?
Untuk usaha dagang umumnya tidak. HPP berisi biaya barang yang kamu jual; gaji, sewa, dan listrik dihitung setelah margin kotor. Itu sebabnya margin kotor bisa terlihat sehat padahal untung bersihnya tipis.
Berapa lama slip gaji harus disimpan?
Simpan arsipmu selama transaksinya masih relevan untuk pembukuan atau bila sewaktu-waktu perlu dicek ulang. Menyimpannya secara digital membuat arsip tidak makan tempat dan gampang dicari lagi.