Berita Acara Serah Terima Barang (BAST): Contoh, Cara Isi, dan Template Word Gratis

Ditulis oleh Bryant Gan, Founder Niagawan · Diperbarui 21 September 2026

Barangmu sudah sampai. Kamu kirim foto, pembeli bilang "oke, sudah diterima" lewat chat — dan dua minggu kemudian, waktu kamu nagih, jawabannya berubah: "lho, yang satu dus kemarin kondisinya nggak bagus, belum beres itu." Kamu nggak punya apa-apa untuk dipegang. Di situlah satu dokumen ini bekerja: berita acara serah terima.

Berita acara serah terima barang (BAST) adalah dokumen resmi bernomor yang ditandatangani dua pihak untuk mencatat bahwa barang atau pekerjaan sudah diserahkan dan sudah diterima — lengkap dengan rincian apa yang diserahkan, berapa jumlahnya, dan kondisinya saat diterima. Di panduan ini kamu dapat strukturnya bagian per bagian, cara kasih nomor yang rapi, contoh berita acara serah terima barang dan pekerjaan yang sudah diisi, plus template gratis dalam Word, Excel, dan PDF yang bisa langsung kamu download — kosong, tinggal isi.

01. Berita acara serah terima itu apa, dan kapan kamu perlu bikin

Berita acara serah terima adalah dokumen tertulis bernomor yang mencatat satu kejadian: sesuatu berpindah tangan dari satu pihak ke pihak lain, dan kedua pihak tanda tangan bahwa itu benar terjadi. Singkatannya BAST. Isinya siapa yang menyerahkan, siapa yang menerima, apa yang diserahkan, berapa jumlahnya, kondisinya, dan kapan.

Bedanya dengan catatan biasa cuma satu hal, tapi hal itu yang menentukan: dua-duanya tanda tangan. Bukan cuma yang menerima. Jadi kalau belakangan ada yang bilang "barangnya kurang" atau "kerjaannya belum selesai", ada satu lembar yang sudah disetujui bersama — bukan chat yang bisa ditafsirkan macam-macam.

Kapan kamu perlu bikin BAST

Nggak semua serah-terima butuh BAST. Sebagian besar transaksi harian toko cukup pakai nota atau tanda terima. BAST dipakai kalau serah-terimanya perlu ditutup secara resmi:

BAST dibuat oleh siapa?

Yang membuat lembarnya biasanya pihak yang menyerahkan — penjual, pemasok, atau pelaksana pekerjaan. Alasannya praktis: dia yang tahu persis apa yang dikirim dan berapa. Tapi BAST bukan dokumen sepihak. Baru berlaku setelah pihak penerima ikut tanda tangan, dan penerima berhak minta isinya dibetulkan dulu kalau ada yang tidak sesuai.

Kalau kamu yang menerima, dan pihak sebelah tidak menyiapkan apa-apa — nggak masalah, kamu yang bikin. Pakai template di halaman ini, isi, cetak dua lembar, minta tanda tangan di tempat.

02. BAST, tanda terima, surat jalan, atau invoice — yang mana yang kamu butuh sekarang?

Ini pertanyaan yang paling sering bikin orang buang waktu: dokumennya banyak dan namanya mirip-mirip. Jawab satu pertanyaan ini dulu — apa yang sedang terjadi di usahamu saat ini juga?

Perhatikan bahwa dokumen-dokumen ini tidak saling menggantikan — mereka berurutan. Satu pengiriman besar bisa melewati semuanya: pesanan masuk, barang dikeluarkan, barang jalan, barang diterima dan ditandatangani, lalu ditagih dan dibayar.

03. Struktur BAST: bagian per bagian, dan kenapa tiap bagian ada

Nggak ada satu format resmi yang wajib dipakai semua usaha — BAST itu kesepakatan antara dua pihak, bukan formulir yang harus diambil dari kantor mana pun. Tapi ada delapan bagian yang hampir selalu ada, dan tiap bagian punya tugas. Kalau kamu paham tugasnya, kamu nggak akan bingung waktu ngisi.

Penulisan "serah terima" yang benar — dipisah, bukan disambung

Pertanyaan kecil yang sering muncul, dan jawabannya sederhana: "serah terima" ditulis sebagai dua kata terpisah, pakai spasi. Bukan "serahterima", bukan juga "serah-terima" pakai tanda hubung. Sama halnya "berita acara" — dua kata, dipisah.

Kenapa diserahterimakan justru disambung? Karena aturannya begini: gabungan kata yang mendapat awalan dan akhiran sekaligus ditulis serangkai. "Serah terima" + di-…-kan jadi satu kata. Tapi kalau berdiri sendiri tanpa imbuhan lengkap, tetap dipisah.

Singkatannya ditulis BAST — huruf kapital semua, tanpa titik. Pertama kali muncul di dokumenmu, tulis lengkap dulu: Berita Acara Serah Terima (BAST). Setelah itu boleh "BAST" saja.

04. Cara kasih nomor BAST (dan kenapa penomoran bikin dokumenmu gampang dicari)

Ini bagian yang hampir selalu dilewatkan — dan justru ini yang membedakan usaha yang rapi dari usaha yang panik tiap kali ada pertanyaan. Nomor BAST bukan formalitas. Dia melakukan empat hal sekaligus.

• Bikin dokumennya ketemu lagi. Tiga bulan kemudian pelanggan nanya "yang pengiriman Juli itu isinya apa aja?" — kamu sebut satu nomor, ketemu.
• Nyambungin BAST ke invoice. Tulis nomor BAST di invoice-mu. Waktu pelanggan tanya "ini tagihan yang mana?", nomornya yang menjawab.
• Menunjukkan urutan. Nomor yang urut dan tidak loncat memperlihatkan catatanmu berjalan terus, bukan dibuat belakangan.
• Ketahuan yang belum diteken. Kalau ada nomor di bukumu yang kolom tanda tangannya masih kosong, itu langsung kelihatan — sebelum jadi masalah.

Dua pola penomoran: pilih sesuai siapa lawan transaksimu

Nggak ada aturan baku yang berlaku untuk semua usaha. Yang penting polanya konsisten dan tidak pernah dobel. Ini dua pola yang paling gampang dipakai:

Angka Romawi untuk bulan di pola formal: I Januari · II Februari · III Maret · IV April · V Mei · VI Juni · VII Juli · VIII Agustus · IX September · X Oktober · XI November · XII Desember. "UMJ" di contoh itu kode usaha — singkatan nama usahamu sendiri, bebas kamu tentukan asal dipakai terus.

Lima aturan main yang bikin penomoran nggak berantakan

1. Satu deret untuk satu tahun. Mulai dari 0001 tiap Januari, lalu urut terus. Jangan bikin deret terpisah per pelanggan — itu yang bikin nomor dobel.
2. Jangan pernah pakai ulang nomor. Kalau satu BAST batal, biarkan nomornya kosong dan tulis "BATAL" di buku register. Jangan diisi transaksi lain.
3. Nomor yang sama di kedua rangkap. Kedengarannya jelas, tapi ini sering luput kalau lembar kedua diketik ulang.
4. Untuk pekerjaan bertahap, tambahkan penanda tahap. BAST-2026-0034-1 untuk serah terima pertama, BAST-2026-0034-2 untuk yang akhir — nomor pokoknya sama, jadi ketahuan dua dokumen ini satu pekerjaan.
5. Catat nomornya di buku register di hari yang sama. Bukan minggu depan. Yang tertunda biasanya tidak pernah ditulis.

Buku register BAST: satu sheet yang bikin semuanya terpantau

Buku register itu satu lembar Excel berisi semua BAST yang pernah kamu buat. Delapan kolom, isinya lima detik per baris. Ini contohnya — catatan milik UD Maju Jaya, sebuah distributor sembako:

Lihat baris terakhir. Itulah gunanya buku register: satu baris merah yang langsung kelihatan, ketemu sebelum jadi tagihan macet. Tanpa buku ini, BAST yang belum diteken baru ketahuan dua bulan kemudian waktu pembayarannya nggak masuk-masuk.

Formatnya bisa kamu ambil gratis di bagian 08 — Buku Register BAST (Excel), sudah lengkap dengan kolomnya dan satu baris contoh.

05. BAST serah terima barang: isian khususnya + contoh terisi

Ini jenis yang paling sering dipakai usaha kecil: kamu mengirim barang ke pelanggan usaha, dan butuh bukti resmi barang itu diterima dengan jumlah dan kondisi yang benar.

Empat isian yang cuma ada di BAST barang

Contoh berita acara serah terima barang (sudah diisi)

Contoh ini memakai usaha yang sama dengan panduan surat jalan dan purchase order di situs ini — UD Maju Jaya mengirim sembako ke Toko Berkah, Juli 2026 — supaya kalau kamu sudah baca yang lain, ceritanya nyambung. Semua nama, alamat, dan angka cuma ilustrasi.

Lampiran 1 — Daftar Barang

Perhatikan baris ketiga: "Baik — 2 pak kemasan lecet". Justru baris seperti inilah yang bikin BAST berguna. Kamu dan pelanggan sama-sama tahu duduk perkaranya sejak hari itu, jadi nggak ada lagi kejutan waktu nagih.

Tiga variasi yang sering dicari

• BAST barang inventaris kantor. Sama persis, cuma daftar barangnya diganti aset kantor (meja, komputer, printer) dan tambahkan kolom kode inventaris di lampiran.
• BAST serah terima barang dari toko ke pelanggan. Untuk pembelian besar — kulkas, mesin, furnitur set. Tambahkan nomor seri dan tanggal mulai garansi di kolom keterangan.
• BAST barang di sekolah atau organisasi. Bentuknya sama; yang berubah cuma penyebutan pihaknya (nama lembaga + jabatan orang yang berwenang). Isian barangnya tetap sama.

Ketiganya pakai template yang sama — ambil di bagian 08, lalu ganti judul dan tambahkan satu kolom sesuai kebutuhanmu.

06. BAST serah terima pekerjaan / proyek: BAST 1, BAST 2, dan masa pemeliharaan

Kalau yang kamu serahkan bukan barang tapi hasil pekerjaan — renovasi, pemasangan, servis, desain, instalasi — bentuk BAST-nya beda di bagian isi. Yang berpindah tangan bukan benda yang bisa dihitung per dus, tapi pekerjaan yang dinyatakan selesai dan diterima.

Lima isian yang cuma ada di BAST pekerjaan

BAST 1 dan BAST 2: kenapa ada dua

Untuk pekerjaan yang punya masa pemeliharaan, serah-terimanya biasanya dilakukan dua kali, dan ini yang paling sering bikin bingung:

Kalau pekerjaanmu kecil dan nggak ada masa pemeliharaan, satu BAST saja cukup. Yang menentukan bukan kebiasaan umum, tapi apa yang tertulis di kontrak atau kesepakatanmu — cek dulu ke sana sebelum bikin.

Contoh berita acara serah terima pekerjaan (sudah diisi)

Masih di lingkungan usaha yang sama: CV Karya Mandiri, kontraktor kecil yang membeli materialnya lewat purchase order di panduan lain, menyerahkan hasil pekerjaannya ke pemilik proyek. Semua nama dan angka cuma ilustrasi.

07. BAST untuk aset, kendaraan, dan dokumen: apa yang berubah di formnya

Selain barang dagang dan pekerjaan, BAST juga dipakai untuk aset usaha, kendaraan, kunci bangunan, dan berkas. Strukturnya sama persis — yang berubah cuma satu-dua kolom di bagian rincian. Nggak perlu template baru.

Untuk serah-terima dokumen yang ringan — misalnya sekadar menyerahkan berkas ke rekan kerja — kamu nggak selalu butuh BAST. Tanda terima satu lembar sudah cukup. BAST dipakai kalau dokumennya penting, jumlahnya banyak, atau ada yang perlu bertanggung jawab atas keberadaannya.

08. Download template BAST gratis (Word, Excel, PDF)

Dua set template plus satu buku register. Semuanya kosong dan siap kamu isi — bukan contoh orang lain yang harus kamu hapus dulu nama dan angkanya. Download langsung, sekali klik, tanpa perlu daftar atau login.

Pilih yang mana?

• Word — kalau kamu mau mengetik, menaruh logo usahamu, lalu langsung cetak. Paling enak untuk satu-dua BAST sekali jalan.
• Excel — kalau barangnya banyak. Lampirannya otomatis menghitung total, dan kamu bisa menduplikasi sheet untuk BAST berikutnya.
• PDF — kalau kamu mau mencetak lembar kosong dan mengisinya pakai pulpen di lokasi. Berguna kalau serah-terimanya di gudang atau di lokasi proyek.

Yang perlu kamu ganti setelah download: nama dan alamat usahamu di kop, nomor BAST (pakai pola dari bagian 04), tanggal, data kedua pihak, dan isi lampiran. Sisanya sudah siap. Cetak dua lembar — satu untukmu, satu untuk pihak kedua.

09. Setelah BAST ditandatangani: apa yang berubah, dan apa yang harus kamu simpan

Bagian yang hampir tidak pernah dijelaskan — padahal ini alasan utama BAST dibuat. Begitu dua tanda tangan turun, tiga hal berubah di usahamu.

Alur empat langkah setelah tanda tangan (lakukan di hari yang sama)

1. Foto atau scan lembarnya sebelum berpisah. Sebelum pihak kedua pergi bawa rangkapnya. Kertas hilang; foto di HP tidak.
2. Tulis satu baris di buku register. Nomor, tanggal, pihak kedua, isi, nilai, status tanda tangan. Lima detik.
3. Cantumkan nomor BAST di invoice-mu. Satu baris: "Referensi: BAST-2026-0021". Ini yang bikin pelanggan nggak bisa bilang "tagihan yang mana ini?" — dan bikin bagian keuangan mereka bisa memproses lebih cepat.
4. Hitung tempo pembayaran dari tanggal BAST, bukan tanggal kirim. Barang bisa sampai hari Senin dan baru diteken hari Kamis. Tempo 14 hari dihitung dari yang mana? Yang tertulis di kontrakmu — dan kalau kontraknya menyebut BAST, dari tanggal BAST.

Apa yang bikin sebuah BAST kuat kalau suatu saat dipertanyakan

Kalau ada perselisihan, yang dilihat orang bukan seberapa rapi desain lembarnya, tapi seberapa lengkap isinya. Lima hal ini yang biasanya membedakan:

• Nama dan jabatan jelas di kedua sisi — bukan cuma tanda tangan tanpa nama ketik.
• Tanggal yang benar — tanggal serah-terima sungguhan, bukan tanggal kamu mengetik lembarnya.
• Rincian yang spesifik — jumlah, satuan, merek, nomor seri, kondisi. "Barang sesuai pesanan" itu tidak menjelaskan apa-apa.
• Tanda tangan kedua pihak, dan lampirannya ikut diparaf.
• Dua rangkap asli — masing-masing pihak pegang satu.

Kalau nilai serah-terimanya besar atau sedang ada sengketa, tanyakan ke penasihat yang kamu percaya untuk kasusmu sendiri. Panduan ini soal cara mencatat dengan rapi, bukan nasihat hukum.

Kalau pihak kedua nggak mau tanda tangan

Ini kejadian nyata dan bukan akhir dunia. Yang penting: jangan pulang tanpa catatan.

• Tanya dan tulis alasannya di kolom catatan — kurang jumlah, barang rusak, spesifikasi beda.
• Kalau yang bermasalah cuma sebagian, teken untuk yang sudah beres, dan tulis sisanya sebagai poin terbuka dengan tanggal target.
• Kalau benar-benar ditolak semua, minta konfirmasi tertulis — chat atau email pun membantu — lalu catat di buku register dengan status "ditolak" plus alasannya. Itu tetap jauh lebih baik daripada tidak ada apa-apa.

10. Kesalahan yang bikin BAST-mu jadi nggak berguna

Enam kesalahan ini yang paling sering muncul — dan semuanya gampang dihindari kalau kamu tahu akibatnya.

11. Biar serah terima, penjualan, dan pembukuan nggak kepisah

Satu pengiriman besar bisa melahirkan lima dokumen: pesanan, surat jalan, BAST, invoice, kwitansi. Lembaran-lembaran itu sendiri nggak masalah — yang bikin repot adalah kalau tiap lembar harus kamu ketik ulang di tempat berbeda, dan akhir bulan kamu masih harus menyalin semuanya sekali lagi ke pembukuan.

BAST-nya sendiri tetap kamu buat seperti biasa — pakai template di halaman ini sudah cukup rapi, dan buku register Excel-nya sudah menutup sisi pemantauan. Yang Niagawan bantu adalah sisi setelahnya: penjualan, stok, dan tagihan tercatat di satu tempat, lalu tersusun sendiri jadi laporan keuangan. Satu harga jelas setahun, tanpa biaya tersembunyi. Bisa kamu atur sendiri tanpa sewa konsultan — kalau bisa pakai HP, kamu bisa pakai Niagawan.

Pertanyaan yang Sering Ditanya (FAQ)

Apa itu berita acara serah terima barang?

Berita acara serah terima barang (BAST) adalah dokumen resmi bernomor yang ditandatangani dua pihak untuk mencatat bahwa barang sudah diserahkan dan sudah diterima — lengkap dengan rincian nama barang, jumlah, satuan, dan kondisinya saat diterima. Yang membedakannya dari catatan biasa: kedua pihak ikut tanda tangan, bukan cuma yang menerima.

Bagaimana penulisan "serah terima" yang benar?

Ditulis terpisah, dua kata: serah terima. Bukan "serahterima" dan bukan "serah-terima" pakai tanda hubung. Begitu juga "berita acara" — dua kata. Pengecualiannya kalau sudah berimbuhan lengkap: "diserahterimakan" ditulis serangkai, karena gabungan kata yang mendapat awalan dan akhiran sekaligus memang disambung. Singkatannya BAST, huruf kapital semua tanpa titik.

Berita acara dibuat oleh siapa?

Lembarnya biasanya disiapkan oleh pihak yang menyerahkan — penjual, pemasok, atau pelaksana pekerjaan — karena dia yang tahu persis apa yang diserahkan. Tapi BAST baru berlaku setelah pihak penerima ikut tanda tangan, dan penerima berhak minta isinya dibetulkan dulu kalau ada yang tidak sesuai. Kalau pihak sebelah tidak menyiapkan apa-apa, kamu yang menerima pun boleh membuatnya.

Bagaimana cara mengisi berita acara?

Urutannya: isi nomor dan tanggal dulu, lalu data lengkap kedua pihak (nama, jabatan, nama usaha, alamat), lalu kalimat serah terima, lalu rincian barang atau uraian pekerjaan beserta kondisinya. Kalau barangnya lebih dari 3–4 baris, pindahkan ke halaman lampiran. Tutup dengan kalimat "dibuat dalam 2 rangkap", cetak dua lembar, dan minta tanda tangan kedua pihak di tempat.

Apa saja struktur berita acara?

Delapan bagian: (1) judul dan nomor, (2) hari, tanggal, dan tempat, (3) identitas Pihak Pertama beserta jabatannya, (4) identitas Pihak Kedua, (5) kalimat serah terima dua arah, (6) rincian atau lampiran, (7) kalimat penutup "dibuat dalam 2 rangkap", dan (8) kolom tanda tangan kedua pihak dengan nama jelas. Kolom saksi sifatnya opsional.

Apa saja contoh berita acara?

Istilah "berita acara" dipakai untuk beberapa jenis dokumen: berita acara serah terima barang, berita acara serah terima pekerjaan atau proyek, berita acara rapat (catatan resmi jalannya rapat), dan berita acara kejadian (catatan sebuah peristiwa, misalnya kehilangan atau kerusakan). Halaman ini membahas jenis serah terima — barang dan pekerjaan — dan menyediakan contoh terisi plus templatenya di bagian 08.

Apa bedanya tanda terima dan berita acara serah terima (BAST)?

Tanda terima itu bukti singkat bahwa sesuatu sudah diterima — satu lembar, cepat, dan cukup ditandatangani oleh yang menerima. BAST lebih formal: ada nomor, kedua pihak disebut lengkap dengan jabatan, ada rincian atau lampiran, dan kedua pihak tanda tangan. Kalau yang kamu butuh cuma bukti sesuatu sudah diterima, tanda terima sudah cukup. Kalau serah-terimanya perlu ditutup resmi — apalagi sebelum menagih — pakai BAST.

Kalau yang diserahkan uang, pakai dokumen apa?

Untuk penyerahan uang, dokumennya kwitansi, bukan BAST — kwitansi adalah bukti bahwa uang sudah diterima, dan formatnya jauh lebih sederhana. Panduan dan contohnya ada di halaman kwitansi.

BAST serah terima jabatan itu sama nggak?

Beda urusan. Serah terima jabatan dipakai di lingkungan organisasi atau instansi saat pengurus lama digantikan pengurus baru — isinya tanggung jawab dan kepengurusan, bukan barang atau hasil pekerjaan. Halaman ini membahas serah terima barang dan pekerjaan untuk usaha, jadi template di sini tidak dirancang untuk keperluan itu.

BAST dibuat berapa rangkap?

Umumnya 2 rangkap — satu untuk masing-masing pihak, dua-duanya asli dan berkekuatan sama. Kalau ada pihak ketiga yang perlu memegang salinan (misalnya pemilik proyek selain pelaksana), buat 3 rangkap dan sebutkan jumlahnya di kalimat penutup. Apa pun jumlahnya, foto atau scan lembarnya begitu selesai diteken.

Apa bedanya BAST 1 dan BAST 2?

Dipakai untuk pekerjaan yang punya masa pemeliharaan. BAST 1 ditandatangani saat pekerjaan selesai dikerjakan — dari situ masa pemeliharaan mulai dihitung. BAST 2 ditandatangani setelah masa pemeliharaan habis dan semua perbaikan beres, dan itulah yang menutup pekerjaan sepenuhnya. Untuk pekerjaan kecil tanpa masa pemeliharaan, satu BAST cukup. Yang menentukan tetap isi kontrak atau kesepakatanmu.

Apakah BAST harus ada nomornya?

Nggak ada aturan baku yang mewajibkannya untuk semua usaha, tapi sangat dianjurkan. Nomor yang urut membuat dokumenmu bisa dicari lagi, bisa disambungkan ke invoice, dan bikin BAST yang belum ditandatangani langsung ketahuan di buku register. Pola penomoran yang gampang dipakai ada di bagian 04.