Motor sudah selesai, tapi pelanggan kaget melihat totalnya. Baju laundry katanya kurang satu. HP pelanggan tiba-tiba "lecet gara-gara diservis". Semua keributan ini punya akar yang sama: nota service yang isinya terlalu sedikit.
Nota service adalah nota untuk pekerjaan di barang milik pelanggan. Barangnya dititip dulu ke kamu, dikerjakan, lalu pelanggan membayar waktu mengambilnya. Karena ada jarak antara barang masuk dan barang diambil, nota ini perlu mencatat hal yang tidak ada di nota jualan biasa: kondisi awal barang, tanggal masuk dan perkiraan selesai, biaya jasa yang dipisah dari sparepart, DP, dan garansi. Di halaman ini ada contoh nota bengkel motor, nota laundry kiloan dan satuan, dan nota service HP yang sudah terisi, plus template Word, Excel, PDF dan PNG gratis untuk masing-masing usaha.
01. Nota service itu beda: barangnya dititip dulu, bayarnya belakangan
Di toko biasa, barang dan uang pindah tangan di detik yang sama. Di usaha service, ada jeda. Motor ditinggal pagi dan diambil sore. Cucian masuk Senin dan diambil Rabu. HP menunggu sparepart tiga hari. Selama jeda itu, barang pelanggan ada di tempatmu, dan nota adalah satu-satunya catatan tentang barang apa, kondisinya bagaimana, dan harganya berapa.
Itu sebabnya nota service bekerja di dua momen, bukan satu:
nota ditulis, kondisi dicatat → 2. Dikerjakan
antre, lalu dikerjakan → 3. Konfirmasi biaya
kalau ada tambahan, tanya dulu → 4. Barang diambil
nota dibawa, sisa dibayar
Momen 1 melindungi kamu dari tuduhan "barangnya rusak di sini". Momen 4 melindungi kamu dari "saya kira harganya segini". Satu lembar nota yang lengkap menjaga dua-duanya.
Karena itu, lembar nota service biasanya dibuat 2 rangkap: satu dibawa pelanggan sebagai bukti titip barang (dan ditunjukkan waktu mengambil), satu disimpan di tempatmu. Kalau pelanggan cuma membeli barang tanpa menitipkan apa pun, yang kamu butuh adalah contoh nota penjualan barang, bukan nota service. Untuk memahami jenis-jenis nota lainnya, baca jenis-jenis nota.
Usahamu yang mana? Langsung ke bagian yang cocok
| Usahamu | Yang khas di notanya | Bagian |
|---|---|---|
| Bengkel motor / mobil | Plat nomor, kilometer, jasa dan sparepart di baris terpisah | 03 |
| Bengkel las, bubut, cat | Ukuran pesanan, DP, tanggal jadi | 03 |
| Laundry kiloan / satuan | Berat (kg), jumlah potong, catatan noda atau luntur | 04 |
| Service HP, laptop, printer | IMEI atau nomor seri, kelengkapan, kondisi awal, persetujuan estimasi | 05 |
| Service AC, pompa air, jasa ke rumah | Barang tidak dititip, nota ditulis di lokasi | 06 |
02. Download template nota service gratis: bengkel, laundry, service HP
Setiap usaha punya template sendiri, karena kolom yang dibutuhkan memang berbeda. Semua file kosong: tanpa stempel, tanpa tanda tangan, tanpa tanggal yang sudah terisi. Tinggal ganti nama usahanya, lalu pakai.
- PDF: untuk dicetak lalu diisi tangan. Satu lembar A4 berisi 2 nota (asli untuk pelanggan, tembusan untuk arsip), tinggal digunting di tengah.
- Excel: untuk diisi di HP atau laptop. Subtotal jasa, subtotal sparepart, total, dan sisa bayar terhitung sendiri. Ada sheet contoh terisi dan sheet Buku Servis (penjelasannya di bagian 10).
- Word: untuk mengganti nama usaha, alamat, dan nomor WA, lalu dicetak.
- PNG: gambar nota kosong, untuk dicetak cepat atau dikirim ke percetakan sebagai contoh desain.
Motor atau mobil: plat nomor, km, keluhan, kondisi awal, jasa dan sparepart terpisah, garansi.
Kiloan dan satuan dalam satu nota: berat, jumlah potong, layanan, perkiraan selesai, catatan kondisi.
Kalau mau pesan buku nota di percetakan, bawa file PNG atau PDF-nya sebagai contoh isi. Minta dibuat 2 ply (rangkap dua) dan bernomor urut, supaya setiap lembar punya pasangan dan tidak ada nomor yang dipakai dua kali.
03. Nota bengkel motor dan mobil: yang perlu ditulis + contoh terisi
Pertanyaan yang paling sering muncul: apa contoh isi nota bengkel motor yang benar? Jawabannya bukan soal desain, tapi soal isi. Nota bengkel yang baik bisa menjawab tiga pertanyaan pelanggan tanpa kamu harus menjelaskan lagi: motor saya diapakan saja, kenapa totalnya segini, dan kalau rusak lagi bagaimana.
| Bagian nota | Kenapa perlu |
|---|---|
| Plat nomor + merk/tipe | Motor di bengkel bisa lima sampai sepuluh unit sekaligus. Plat nomor memastikan nota dan kendaraan tidak tertukar. |
| Kilometer | Jadi patokan jadwal ganti oli berikutnya, dan bukti motor tidak dipakai jalan-jalan selama di bengkel. |
| Keluhan | Ditulis dengan kata-kata pelanggan. Yang dikerjakan harus nyambung dengan yang dikeluhkan. |
| Kondisi awal | Spion retak, bodi lecet, lampu mati: kalau sudah ada sebelum masuk, tulis sekarang. |
| Jasa dan sparepart di baris terpisah | Pelanggan bisa melihat sendiri mana harga barang dan mana ongkos kerja. |
| Garansi servis | Berapa hari, untuk pekerjaan apa. Tanpa ini, setiap keluhan susulan jadi perdebatan. |
| Tanda tangan masuk dan ambil | Tanda tangan waktu menyerahkan motor, dan waktu mengambilnya kembali. |
Berikut contoh nota bengkel motor yang sudah diisi. Angkanya contoh untuk gambaran saja, bukan patokan harga.
| Baris di nota | Jasa / Sparepart | Jumlah (Rp) |
|---|---|---|
| Jasa servis rutin | Jasa | 90.000 |
| Jasa ganti kampas rem depan | Jasa | 25.000 |
| Oli mesin 1 L | Sparepart | 55.000 |
| Kampas rem depan 1 set | Sparepart | 75.000 |
| Subtotal jasa | 115.000 | |
| Subtotal sparepart | 130.000 | |
| Total | 245.000 | |
| DP / uang muka | 0 | |
| Sisa bayar waktu ambil | 245.000 | |
Kalau nota hanya menulis "servis + ganti kampas: Rp245.000", pelanggan yang merasa mahal akan mempersoalkan bagian yang tidak terlihat, yaitu ongkos kerjamu. Begitu dipisah, dia bisa melihat bahwa Rp130.000 adalah harga barang yang terpasang di motornya. Dan kamu sendiri jadi tahu berapa yang benar-benar dihasilkan oleh tenaga mekanikmu.
Nota bengkel mobil: apa bedanya dengan motor
Isinya sama, dengan tiga tambahan yang sering dilupakan:
- Barang di dalam mobil. Tulis yang ditinggal di kabin: STNK, payung, kotak alat, barang belanjaan. Mobil punya lebih banyak tempat untuk "barang yang hilang".
- Estimasi bertahap. Pekerjaan mobil sering baru ketahuan setelah dibongkar. Tulis estimasi awal, lalu tambahan apa pun dikonfirmasi dulu ke pelanggan sebelum dikerjakan (lihat bagian 08).
- DP untuk sparepart pesanan. Kalau sparepart harus dipesan dulu, minta DP dan tulis di nota. Untuk DP yang cukup besar, berikan juga kwitansi DP sebagai bukti uangnya sudah diterima.
Bengkel las, bubut, dan cat: notanya lebih mirip pesanan
Di bengkel las atau bubut, pelanggan sering tidak menitipkan barang, melainkan memesan barang baru: pagar, kanopi, poros. Yang perlu ditulis di nota: ukuran dan bahan (misalnya pagar besi hollow 3 × 1,2 m), gambar atau sketsa kalau ada, DP, dan tanggal jadi. Untuk bengkel cat, tambahkan kode atau nama warna yang disepakati, supaya tidak ada perdebatan "warnanya beda".
04. Nota laundry kiloan dan satuan: isi, ukuran, dan contoh terisi
Nota laundry isinya apa saja? Paling tidak: nama dan nomor WA pelanggan, jenis layanan, berat (kg) dan jumlah potong, tanggal masuk, perkiraan selesai, catatan kondisi, total, DP, dan sisa bayar. Dari semua itu, yang paling sering dilewatkan adalah jumlah potong, padahal justru itu yang paling sering menyelamatkan kamu.
Laundry kiloan dihitung dari berat, jadi banyak yang merasa cukup menulis "4,5 kg". Masalahnya, waktu pelanggan bilang "kaos saya kurang satu", berat tidak bisa membuktikan apa pun. Jumlah potong yang dihitung bersama pelanggan waktu cucian masuk bisa. Tulis angkanya di nota, dan minta pelanggan melihatnya sebelum pergi.
| Baris di nota | Kiloan / Satuan | Jumlah (Rp) |
|---|---|---|
| Cuci-setrika reguler (4,5 × 7.000) | Kiloan | 31.500 |
| Bed cover | Satuan | 35.000 |
| Cuci sepatu | Satuan | 25.000 |
| Subtotal kiloan | 31.500 | |
| Subtotal satuan | 60.000 | |
| Total | 91.500 | |
| DP / uang muka | 50.000 | |
| Sisa bayar waktu ambil | 41.500 | |
Kiloan dan satuan dalam satu nota
Pelanggan jarang membawa cucian kiloan saja. Bed cover, selimut, karpet, sepatu, dan jas biasanya dihitung per buah. Jangan buat dua nota. Tulis di satu nota dengan baris terpisah, dan tandai mana yang kiloan dan mana yang satuan, seperti contoh di atas. Totalnya jadi satu, tapi pelanggan tetap bisa melihat asal setiap angka.
Satu lagi yang layak ditulis: catatan kondisi untuk barang yang berisiko, misalnya baju yang mudah luntur, noda yang sudah ada, atau kancing yang hampir lepas. Menulisnya sebelum dicuci jauh lebih mudah daripada menjelaskannya sesudah.
Kalau pelangganmu kos atau kantor yang mencuci rutin setiap minggu, biasanya lebih rapi ditagih sebulan sekali dengan tagihan bulanan pelanggan langganan, sementara nota tetap dipakai untuk setiap cucian yang masuk.
Berapa ukuran nota laundry?
Tidak ada ukuran yang baku. Pilih dari jumlah baris yang kamu butuhkan: nota laundry perlu kolom berat, jumlah potong, layanan, dan catatan kondisi, jadi nota besar (sekitar 1/4 folio atau A5) lebih lega daripada nota kecil 1/8 folio yang biasa dipakai warung. Pesan 2 ply supaya lembar aslinya dibawa pelanggan dan salinannya tetap di tempatmu. Template PDF di atas memakai ukuran A5 (2 nota dalam satu A4). Perbandingan ukuran nota dan buku nota yang lebih lengkap ada di panduan ukuran nota.
05. Nota service HP, laptop, dan elektronik: contoh terisi
Di service HP, perdebatan paling sering bukan soal harga, tapi soal kondisi: "layar saya retak setelah diservis", "chargernya mana?", "memori saya hilang". Semuanya bisa dicegah dengan empat baris yang ditulis waktu unit masuk.
| Bagian nota | Cara menulisnya |
|---|---|
| Merk/tipe + IMEI atau nomor seri | Cukup catat 4 digit akhir IMEI di nota pelanggan. Nomor lengkapnya simpan di arsipmu. |
| Kelengkapan yang ikut | Centang yang ikut masuk: charger, kartu SIM, memori, casing, tas. Yang tidak ikut, tulis "tanpa". |
| Kondisi awal | Retak, lecet, penyok, tombol keras. Tulis letaknya, misalnya "retak pojok kanan atas". |
| Estimasi + persetujuan | Tulis estimasi biaya, lalu kapan dan lewat apa pelanggan setuju. Baru setelah itu dikerjakan. |
| Garansi | Berapa hari, untuk part atau pekerjaan apa, dan apa yang tidak ditanggung. |
Kadang teknisi perlu membuka HP untuk mengetes. Kalau begitu, minta pelanggan membukanya sendiri di depanmu, atau minta PIN secara lisan dan jangan dicatat di mana pun. Nota dibawa pulang pelanggan dan ada tembusannya di tokomu. PIN yang tertulis di situ bisa dibaca siapa saja yang memegang kertasnya.
| Baris di nota | Jasa / Sparepart | Jumlah (Rp) |
|---|---|---|
| LCD pengganti | Sparepart | 550.000 |
| Jasa pasang LCD | Jasa | 100.000 |
| Subtotal jasa | 100.000 | |
| Subtotal sparepart | 550.000 | |
| Total | 650.000 | |
| DP / uang muka | 200.000 | |
| Sisa bayar waktu ambil | 450.000 | |
Garansi di contoh ini ditulis "LCD 30 hari, tidak berlaku untuk jatuh atau kena air". Angka 30 hari hanya contoh. Berapa lama garansi yang kamu berikan adalah keputusan usahamu sendiri. Yang penting, apa pun angkanya, tulis di nota, lengkap dengan part atau pekerjaan yang ditanggung.
Untuk laptop, printer, TV, atau elektronik lain, polanya sama. Ganti IMEI dengan nomor seri di label unit, dan tambahkan kelengkapan khasnya: adaptor, kabel, tinta, remote.
06. Service AC dan jasa yang datang ke rumah: cukup satu nota
Service AC, pompa air, atau listrik berbeda dari bengkel dan laundry: tidak ada barang yang dititip. Teknisi datang, mengerjakan, dan pelanggan membayar di tempat. Jadi tidak perlu nota masuk dan nota ambil. Satu nota yang ditulis di lokasi setelah pekerjaan selesai sudah cukup.
| Yang ditulis di nota service AC | Contoh |
|---|---|
| Alamat dan tanggal kunjungan | Jl. Kenanga 5, Rabu pagi |
| Unit yang dikerjakan | AC 1 PK di kamar depan dan kamar belakang |
| Pekerjaan (jasa) | Cuci AC 2 unit |
| Bahan atau part (sparepart) | Tambah freon 1 unit |
| Garansi | Berapa hari, untuk pekerjaan apa |
Prinsipnya tetap sama: jasa dan bahan di baris terpisah, dan garansi ditulis. Template bengkel atau service HP di atas bisa dipakai. Kolom tanggal masuk dan tanggal ambil cukup diisi tanggal kunjungan.
07. Buat nota service langsung di halaman ini
Kalau kamu perlu nota sekarang dan belum sempat mencetak template, isi formulir di bawah. Pilih jenis usahanya dulu: kolomnya menyesuaikan sendiri (plat nomor untuk bengkel, berat dan jumlah potong untuk laundry, IMEI dan kelengkapan untuk service HP). Subtotal jasa, subtotal sparepart, total, dan sisa bayar dihitung otomatis. Setelah itu tinggal cetak, atau simpan jadi PDF lewat menu cetak browser.
Semua yang kamu ketik diproses di browser kamu sendiri dan tidak dikirim ke server mana pun. Tidak perlu daftar, tidak perlu login.
| Uraian | Jenis | Qty | Harga | Jumlah |
|---|
Mohon ambil barang paling lambat 7 hari setelah selesai. Kami hubungi lewat WA.
08. Lima hal yang paling sering jadi ribut, dan cara menulisnya di nota
Hampir semua perselisihan di usaha service berasal dari lima situasi yang sama. Kabar baiknya, setiap situasi punya satu baris di nota yang bisa mencegahnya.
1. Kondisi awal tidak dicatat
Yang terjadi: pelanggan menemukan lecet dan yakin itu terjadi di tempatmu. Tanpa catatan, kamu tidak punya apa pun untuk ditunjukkan.
Tulis di nota: "Kondisi awal: spion kiri retak, sudah ada sebelum masuk." Tunjukkan ke pelanggan, lalu minta tanda tangan.
2. Harga naik tanpa persetujuan
Yang terjadi: estimasi awal Rp150.000, ternyata ada part lain yang perlu diganti, dan total jadi Rp400.000. Pelanggan merasa dijebak, walaupun pekerjaannya memang perlu.
Tulis di nota: estimasi awal, lalu "tambahan disetujui pelanggan lewat WA, tanggal dan jam". Simpan chat-nya. Jangan kerjakan tambahan sebelum ada jawaban.
3. Garansi tidak ditulis
Yang terjadi: dua bulan kemudian pelanggan datang lagi dan minta perbaikan gratis "karena masih garansi".
Tulis di nota: "Garansi 7 hari untuk pekerjaan rem" atau "Garansi LCD 30 hari, tidak berlaku untuk jatuh atau kena air". Berapa harinya terserah kamu, asal jelas tertulis dan jelas apa yang ditanggung.
4. Barang tidak diambil-ambil
Yang terjadi: motor, HP, atau cucian yang sudah selesai tetap di tempatmu berminggu-minggu. Tempatmu penuh, dan uangnya belum masuk.
Tulis di nota: "Mohon ambil barang paling lambat 7 hari setelah selesai. Kami hubungi lewat WA." Lalu benar-benar hubungi. Kalimat penolakan tanggung jawab di nota tidak menyelesaikan perdebatan. Yang membantu adalah nomor WA pelanggan yang benar dan kebiasaan menghubunginya.
5. Nota hilang waktu mau mengambil barang
Yang terjadi: seseorang datang mengambil barang tanpa nota. Benar pemiliknya atau bukan?
Tulis di nota: nomor nota yang urut dan nomor WA pelanggan di tembusan. Kalau nota pelanggan hilang, cocokkan dengan tembusanmu, hubungi nomor WA yang tercatat, dan minta tanda tangan di tembusan waktu barang diserahkan.
☐ Identitas barang: plat nomor, berat dan jumlah potong, atau IMEI dan kelengkapan
☐ Kondisi awal sudah ditulis dan ditunjukkan ke pelanggan
☐ Keluhan ditulis dengan kata-kata pelanggan
☐ Estimasi dan perkiraan selesai sudah disebut
☐ DP (kalau ada) tercatat
☐ Nomor WA pelanggan benar
☐ Pelanggan menerima lembar aslinya
09. Pelanggan minta nota untuk klaim kantor? Tulis yang sebenarnya
Sebagian pelanggan bengkel dan service HP memakai nota untuk diganti oleh kantor atau asuransi. Itu wajar, dan nota service yang lengkap justru memudahkan mereka. Yang perlu kamu jaga cuma satu: nota berisi yang sebenarnya terjadi.
- Jumlahnya sesuai yang dibayar, tidak dibulatkan ke atas.
- Tanggalnya tanggal pekerjaan, bukan tanggal yang diminta.
- Pekerjaannya yang benar-benar dikerjakan.
- Jangan memberikan nota kosong yang sudah distempel atau ditandatangani.
Kalau pelanggan butuh rincian lebih lengkap untuk klaimnya, kamu bisa menambahkan rinciannya, selama semuanya benar. Penjelasan lebih lengkap tentang kenapa nota kosong berstempel sebaiknya tidak diberikan ada di panduan nota kosong.
10. Dari buku nota ke pembukuan: jasa, sparepart, dan uang yang belum masuk
Nota service yang rapi punya satu keuntungan yang jarang disadari: begitu jasa dan sparepart dipisah, kamu bisa melihat dari mana untungmu sebenarnya datang. Di contoh bengkel tadi, dari Rp245.000, Rp115.000 adalah jasa dan Rp130.000 adalah sparepart. Sparepart itu kamu beli dulu dari supplier, jadi yang tersisa sebagai hasil kerja bengkelmu adalah jasa ditambah selisih harga sparepart, bukan seluruh Rp245.000.
Ada satu hal lagi yang khas usaha service: uang yang belum masuk. Pekerjaan sudah selesai, sparepart sudah terpasang, tapi barangnya belum diambil dan sisa bayarnya belum diterima. Kalau yang seperti ini ada belasan, jumlahnya bisa besar, dan tidak terlihat di kas harian.
Itu gunanya sheet Buku Servis di file Excel: satu baris per nota, dengan status antre, dikerjakan, selesai, sudah diambil. Di bagian atasnya ada dua angka yang terhitung sendiri: berapa nota yang belum diambil, dan berapa uang yang belum masuk.
Setiap nota yang sudah dibayar lalu dicatat sebagai uang masuk di buku kas harian. Dari situ kamu bisa melihat berapa uang yang benar-benar diterima hari itu, terpisah dari pekerjaan yang masih menunggu diambil.
Membuat nota pakai aplikasi apa? Buku nota dan Excel cukup untuk mulai. Tapi begitu notanya puluhan per hari, mencatat ulang ke buku kas dan menjumlah laporan setiap akhir bulan mulai memakan waktu. Dengan Niagawan, nota dibuat dengan nomor otomatis, langsung masuk ke pembukuan, dan laporan laba-rugi serta arus kas tersusun sendiri. Semuanya bisa dibuka dari HP.
Pertanyaan yang Sering Ditanya (FAQ)
Apa itu nota service?
Nota service adalah nota untuk pekerjaan di barang milik pelanggan: barangnya dititip dulu, dikerjakan, lalu dibayar waktu diambil. Karena itu isinya lebih banyak dari nota jualan biasa, yaitu tanggal masuk dan perkiraan selesai, kondisi awal barang, jasa dan sparepart yang dipisah, DP, sisa bayar, dan garansi.
Apa contoh isi nota bengkel motor yang benar?
Plat nomor dan tipe motor, kilometer, keluhan, kondisi awal (misalnya spion retak yang sudah ada), baris jasa dan baris sparepart yang terpisah, total, DP, sisa bayar, garansi servis, dan tanda tangan waktu menyerahkan dan mengambil motor. Contoh terisinya ada di bagian 03.
Nota laundry isinya apa saja?
Nama dan nomor WA pelanggan, jenis layanan, berat (kg) dan jumlah potong, tanggal masuk, perkiraan selesai, catatan kondisi seperti noda atau luntur, lalu total, DP, dan sisa bayar. Jumlah potong sebaiknya dihitung bersama pelanggan waktu cucian masuk.
Berapa ukuran nota laundry?
Tidak ada ukuran baku. Karena nota laundry punya cukup banyak kolom, nota besar sekitar 1/4 folio atau A5 lebih lega daripada nota kecil 1/8 folio. Pesan 2 ply supaya ada salinan untuk arsipmu. Template PDF di halaman ini memakai ukuran A5, 2 nota dalam satu A4.
Apa bedanya nota service dengan nota penjualan biasa?
Nota penjualan mencatat barang yang dijual dan dibayar saat itu juga. Nota service mencatat pekerjaan di barang milik pelanggan, sehingga ada dua momen (barang masuk dan barang diambil), kondisi awal barang, dan pemisahan jasa dan sparepart. Untuk jualan barang, lihat contoh nota penjualan.
Nota service perlu dibuat rangkap dua?
Sebaiknya ya. Lembar asli dibawa pelanggan sebagai bukti titip barang dan ditunjukkan waktu mengambil, salinannya tetap di tempatmu. Template PDF di halaman ini sudah berisi 2 nota dalam satu lembar A4: asli dan tembusan.
Bagaimana kalau pelanggan tidak mengambil barangnya?
Tulis batas waktu pengambilan di nota, misalnya "mohon ambil paling lambat 7 hari setelah selesai, kami hubungi lewat WA", lalu benar-benar hubungi nomor WA yang tercatat. Catat semua pekerjaan yang belum diambil di Buku Servis supaya tidak ada yang terlupa.
Kalau pelanggan kehilangan notanya, barangnya boleh diambil?
Cocokkan dengan tembusan di tempatmu: nomor nota, nama, dan nomor WA pelanggan. Hubungi nomor WA yang tercatat untuk memastikan, lalu minta tanda tangan di tembusan waktu barang diserahkan.
Boleh nota service dibuat di HP atau Excel?
Boleh. Template Excel di halaman ini menghitung subtotal jasa, subtotal sparepart, total, dan sisa bayar sendiri, dan punya sheet Buku Servis untuk daftar pekerjaan. Kamu juga bisa membuat nota langsung di bagian 07, lalu mencetaknya atau menyimpannya sebagai PDF.