Zaman invois kertas semakin ditinggalkan, dan lebih banyak perniagaan di Malaysia kini mengadaptasi e-Invois untuk mempermudahkan operasi, memastikan pematuhan, dan kekal bersaing.
Namun, walaupun e-Invois semakin menjadi standard, timbul persoalan: patutkah anda menghantar e-Invois secara manual atau automatik?
Dalam artikel ini, kami akan mengupas perbezaan antara penghantaran e-Invois secara manual dan automatik, termasuk faedah, cabaran, dan cara menentukan pilihan yang paling sesuai untuk perniagaan anda.
e-Invois ni sebenarnya versi digital bagi invois tradisional yang dijana, dihantar, dan diproses secara online. Berbanding invois kertas, e-Invois bagi cara yang lebih cepat, efisien, dan teratur untuk minta bayaran daripada pelanggan.
Ia juga memastikan anda patuh dengan peraturan cukai terkini di Malaysia, seperti Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST), dengan mengautomasi proses buat dan hantar invois yang ikut semua peraturan cukai. Untuk perusahaan mikro dan PKS di Malaysia, beralih kepada e-Invois bukan saja tentang kurangkan penggunaan kertas.
Ia lebih kepada meningkatkan ketelusan, memperbaiki kecekapan bisnes, dan pastikan anda sentiasa patuh dengan pihak LHDN (Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia).
Dengan menggunakan e-Invois, bisnes boleh elakkan proses manual yang biasanya penuh dengan kesilapan yang sering berlaku pada invois kertas.
Penjimatan masa: Mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menyediakan, menghantar, dan mengesan invois.
Pengurangan kesilapan: Automasi mengurangkan kesilapan manusia dalam penciptaan invois.
Pematuhan: Memastikan invois memenuhi keperluan SST dan peraturan cukai LHDN.
Penjimatan kos: Mengurangkan kos pencetakan dan pengeposan.
Walaupun e-Invois bersifat digital, ia masih boleh dihantar secara manual. Dalam kaedah ini, perniagaan biasanya menghasilkan e-Invois menggunakan MyInvois Portal yang disediakan oleh pihak LHDN, dan menghantarnya secara manual kepada pelanggan melalui emel atau cara lain.Ini adalah amalan biasa dalam kalangan perniagaan kecil.
Kawalan sepenuhnya: Pemilik perniagaan atau kakitangan akaun boleh menyemak setiap invois sebelum dihantar, memastikan ketepatan dan mengekalkan kawalan ke atas proses tersebut.
Kos rendah untuk perniagaan kecil: Bagi perniagaan dengan jumlah invois yang minimum, penghantaran manual mungkin dilihat sebagai kos efektif kerana tidak memerlukan pelaburan dalam alat automasi.
.
Guideline percuma oleh LHDN: Portal MyInvois disediakan oleh LHDN, yang merupakan agensi pemungut hasil utama di bawah Kementerian Kewangan Malaysia. Mereka telah menyediakan banyak guideline percuma untuk menggunakan MyInvois Portal di website mereka.
Mengambil masa yang lama: Menyediakan dan menghantar invois secara manual ni memang tak efisien, terutama untuk bisnes yang sedang berkembang. Kaedah ini memerlukan banyak masa dan tenaga, terutamanya bila anda berdepan dengan banyak invois.
Sukar untuk berkembang: Bila bisnes anda mula berkembang, mengurus invois secara manual jadi semakin mencabar. Mengendalikan ratusan atau ribuan invois boleh jadi beban bagi kakitangan akaun anda, dan ini boleh menyebabkan proses jadi lambat.
Mengautomasi proses penghantaran e-Invois ni memang bijak! Ia menghapuskan keperluan untuk campur tangan manual, jadi invois boleh dijana dan dihantar secara automatik menggunakan perisian perakaunan atau invois seperti Niagawan.
Automasi ni memudahkan keseluruhan proses, dari penciptaan hingga penghantaran invois. Malah, ia juga boleh termasuk peringatan untuk pembayaran, penyelarasan, dan pelaporan cukai. Senang, kan?
Pengurangan kesilapan: Dengan data ditarik terus daripada rekod kewangan anda, kemungkinan kesilapan jadi sangat rendah. Ini meningkatkan ketepatan dan anda tak perlu lagi menyemak setiap invois secara manual.
Integrasi lancar: Alat seperti NiagaPlus menggabungkan invois dengan ciri perakaunan lain, seperti rekod jualan, penyelarasan bank, dan laporan kewangan. Integrasi ni buat aliran maklumat jadi lebih lancar dan konsisten di seluruh operasi bisnes anda.
Pembayaran tepat pada masanya: Dengan penghantaran automatik, anda juga boleh set peringatan automatik untuk bayaran tertunggak. Ini membantu memperbaiki aliran tunai dengan mengurangkan kelewatan.
Kebolehskalaan: Automasi memang sesuai untuk bisnes yang nak berkembang. Tak kisah anda urus 10 invois atau 1,000 invois sebulan, sistem automatik boleh handle semua tu tanpa membebankan pasukan akaun anda.
Peningkatan pematuhan: Penyelesaian e-Invois automatik seperti Niagawan memastikan invois anda patuh dengan peraturan di Malaysia, jadi anda boleh kurangkan risiko penalti akibat invois yang salah.
Kos penubuhan awal: Invest ke dalam perisian automasi mungkin kelihatan mahal pada mulanya, terutamanya untuk perniagaan yang sangat kecil. Walau bagaimanapun, kos ini sering diimbangi dengan faedah jangka panjang.
Kadar pembelajaran: Mungkin terdapat tahap pembelajaran ketika mengadaptasi alat automasi, terutamanya bagi pemilik perniagaan atau kakitangan yang tidak biasa dengan teknologi. Namun, platform seperti Niagawan direka bentuk untuk mesra pengguna dan menawarkan sokongan untuk memudahkan peralihan.
Penghantaran manual memerlukan masa yang besar, kerana setiap invois perlu disediakan, disemak, dan dihantar secara manual. Sebaliknya, penghantaran automatik ni jimatkan masa sebab sistem boleh jana dan hantar invois tanpa perlu campur tangan manusia.
Untuk PKS yang sedang berkembang di Malaysia, faedah penjimatan masa ni boleh bagi ruang untuk fokus pada aspek lain dalam bisnes anda!
Invois manual mungkin dilihat sebagai kos efektif bagi perniagaan dengan jumlah transaksi yang rendah, tetapi apabila perniagaan berkembang, kos tersembunyi dari masa yang dihabiskan untuk menguruskan invois secara manual akan bertambah.
Automasi, walaupun memerlukan pelaburan awal, boleh mengurangkan kos jangka panjang dengan meningkatkan kecekapan dan mengurangkan kesilapan.
Di Malaysia, mengekalkan pematuhan dengan peraturan cukai adalah penting. Invois manual menjadikannya lebih sukar untuk memastikan semua invois memenuhi standard yang diperlukan.
Sistem automatik seperti Niagawan memastikan semua invois mematuhi SST dan boleh menghasilkan laporan yang anda perlukan untuk tujuan cukai.
Apabila memutuskan antara penghantaran e-Invois secara manual atau automatik, terdapat beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Setiap perniagaan adalah berbeza, dan pilihan anda harus bergantung pada saiz perniagaan, jumlah transaksi, dan rancangan pertumbuhan jangka Panjang bisnes anda.
Saiz perniagaan: Untuk perniagaan micro atau SME yang sangat kecil dengan hanya segelintir transaksi, penyerahan manual dah cukup untuk bisnes anda. Walaubagaimanapun, SME dengan asas pelanggan yang semakin meningkat, system automatic boleh meningkatkan kecekapan dengan banyak.
Jumlah transaksi: Bisnes dengan volum invois yang lebih tinggi akan mendapat manfaat daripada automasi, kerana ia mengurangkan beban kerja dan meminimumkan risiko ralat.
Sumber tersedia: JJika bisnes anda mempunyai tenaga kerja atau akauntan, invest ke dalam penyelesaian automatic seperti Niagawan boleh mengurangkan tekanan daripada bisnes anda
Butik kecil yang menjual kraf buatan tangan hanya boleh mengeluarkan beberapa invois setiap bulan. Untuk jenis bisnes ini, penyerahan e-invois manual mungkin masuk akal kerana ia memberi mereka kawalan secara langsung tanpa membebankan sumber mereka.
Bisnes e-commerce yang berkembang pesat yang mengendalikan ratusan transaksi setiap bulan akan mendapat manfaat daripada automatic penyerahan e-Invois. Ini membolehkan perniagaan berkembang tanpa menambah beban pentadbiran.
Jika bisnes anda bersedia untuk tukar daripada e-Invoicing manual kepada automatic, system yang baiknya ialah alatan seperti Niagawan.
Sistem kami direka bentuk untuk memudahkan proses e-Invoicing dan menyediakan penyelesaian perakaunan komprehensif yang boleh berkembang bersama bisnes anda.
Sama ada anda peniaga bisnes mikro atau SME, NiagaPos dan NiagaPlus menawarkan alat yang anda perlukan untuk mengautomasikan pengurusan kewangan anda dan memastikan pematuhan.
Kedua-dua cara hantar e-Invois, sama ada manual atau automatik, ada kelebihan masing-masing. Tapi untuk bisnes yang nak berkembang, automasi biasanya jadi pilihan yang lebih bijak.
Hantar secara manual mungkin sesuai untuk bisnes kecil yang urus transaksi tak banyak, tapi bila bisnes anda mula berkembang, manfaat automasi yang jimat masa dan kurangkan kesilapan memang jadi lebih jelas.
Dalam dunia perniagaan yang kompetitif sekarang, penting untuk guna penyelesaian yang boleh buat bisnes anda beroperasi dengan lebih efisien.
Jadi, fikirkan tentang beralih ke penyerahan e-Invois automatik untuk jimatkan masa, kurangkan tekanan, dan letakkan bisnes anda di landasan untuk pertumbuhan jangka panjang.Bersedia untuk tukar? Jom explore sistem perakaunan cloud Niagawan hari ini!
