Dokumentasi atau filing merupakan antara perkara yang paling wajib setiap bisnes lakukan. Setiap dokumen haruslah disimpan dalam tempoh sekurang-kurangnya 7 tahun bagi tujuan audit sekiranya diperlukan.
Kebanyakkan bisnes memandang ringan berkenaan filing atau dokumentasi kerana rata-rata tidak tahu apa kepentingan untuk simpan dokumen-dokumen tersebut.
Jom lihat Niagawan senaraikan 6 Dokumen Yang Wajib Setiap Bisnes Simpan.
1. Dokumen Jualan
Bagi setiap jualan, pasti terdapat bukti jualan seperti invois ataupun sebarang bukti jualan. Setiap bukti jualan tersebut haruslah disimpan. Lebih mudah jika anda menggunakan sistem akaun yang membolehkan anda untuk simpan bukti jualan secara automatik dan cetak invois tersebut bila-bila masa sahaja.
2. Dokumen Pembelian
Setiap pembelian selalunya melibatkan pembekal/ supplier. Anda pasti akan diberi invois oleh pembekal bagi setiap pembelian. Pastikan anda simpan bukti pembelian tersebut. Untuk pastikan ianya lebih selamat, anda juga boleh muat naik gambar bukti pembelian tersebut ke sistem akaun yang anda gunakan (jika ada).
3. Dokumen Perbelanjaan
Bagi setiap perbelanjaan, anda pasti akan keluarkan baucer bayaran. Pastikan setiap perbelanjaan anda direkod. Jangan lupa untuk kepilkan bersama bukti perbelanjaan seperti resit ataupun baucer bayaran. Jika anda takut butiran yang terdapat pada resit/ bukti bayaran akan hilang, anda juga boleh muat naik ke sistem akaun yang anda gunakan (jika ada) bagi mengelakkan sebarang masalah pada masa akan datang.
4. Penyata Bank
Penyata bank boleh dimuat naik dari website bank setiap bulan. Pastikan anda simpan penyata bank bulanan bagi bisnes anda. Hanya penyata 6 bulan terkini sahaja yang akan disediakan oleh bank secara online. Bagi anda yang ingin dapatkan penyata yang telah melebihi tempoh 6 bulan, anda boleh dapatkan dari pihak bank, tetapi terdapat caj tambahan yang akan dikenakan bagi tujuan tersebut.
5. Dokumen Berkaitan Pekerja
Setiap butiran berkaitan tawaran pekerjaan dan pembayaran gaji pekerja haruslah disimpan. Pastikan salinan tawaran pekerjaan tersebut ditanda tangani oleh staf anda. Anda juga hendaklah mencarum EPF, SOCSO dan EIS buat staf anda. Pastikan setiap slip gaji staf anda dikeluarkan bersama baucer bayaran dan disimpan bersama borang caruman EPF.
6. Dokumen Hal Pentadbiran
Antara dokumen hal pentadbiran yang harus anda simpan adalah sijil perniagaan, surat perjanjian termasuk sewa beli, surat tawaran pinjaman bank dan dokumen-dokumen lain yang bakal digunakan dalam jangka masa yang panjang.
Ini merupakan antara dokumen yang wajib anda simpan dan ianya bergantung kepada jenis perniagaan anda. Anda boleh lakukan filing berbeza mengikut tahun dan anda juga boleh gunakan sistem-sistem pengurusan akaun yang cloud-based.
Anda juga boleh gunakan Niagawan, kerana Niagawan merupakan sistem akaun yang 100% cloud-based dan membolehkan setiap data disimpan secara automatik.
