Kartu stok adalah catatan barang masuk, barang keluar, dan sisa barang — untuk satu jenis barang.
01. Apa itu kartu stok?
Kartu stok adalah lembar catatan untuk satu barang: setiap kali barang itu masuk dan keluar dicatat, lalu sisanya kelihatan. Orang juga menyebutnya kartu persediaan atau stock card — sama saja. (Persediaan artinya barang yang masih kamu simpan untuk dijual atau dipakai. Di halaman ini kita sebut saja stok.)
Kalau kamu pernah lihat buku kas, polanya persis sama. Buku kas mencatat uang yang keluar-masuk. Kartu stok mencatat barang yang keluar-masuk.
Satu kartu untuk satu barang. Kalau kamu jual 20 jenis barang, berarti ada 20 kartu. Ini bagian yang paling sering keliru, dan akibatnya kolom sisa jadi tidak ada artinya.
Tiga angka saja. Sisa hari ini otomatis jadi stok awal hari berikutnya.
02. Contoh kartu stok yang sudah diisi
Ini kartu stok beras di sebuah toko sembako selama Juli 2026. Kamu bisa langsung lihat polanya tanpa baca teori dulu.
Stok awal 40 karung, masuk 150, keluar 137 — sisa akhir 53 karung.
Perhatikan kolom Sisa: angkanya berubah tiap baris, dan selalu dihitung dari baris di atasnya:
Contoh baris ke-3: 140 − 35 = 105.
03. Contoh kartu stok kosong (format dasarnya)
Kalau kamu cuma butuh bentuknya untuk ditiru ke buku atau Excel, ini formatnya.
Format kartu stok kosong. Versi Excel dan PDF-nya bisa kamu download di bawah.
04. Arti setiap kolom
Kartu stok punya dua bagian, dan memisahkannya bikin semuanya lebih gampang:
- Di bagian atas — identitas barangnya: nama barang, kode, satuan, dan stok awal. Ditulis sekali saja.
- Di tabel — lima kolom yang kamu isi terus: tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan sisa.
Nomor pada gambar mengikuti urutan tabel di bawah.
| Bagian | Isinya apa | Kenapa penting |
|---|---|---|
| Nama barang bagian atas | Nama lengkap barangnya, misalnya “Beras Premium 5 kg” | Satu kartu = satu barang. Jangan digabung dua jenis dalam satu kartu. |
| Satuan bagian atas | Karung, kg, pcs, dus, strip — satuan yang kamu pakai sehari-hari | Kalau satuannya campur (kadang karung, kadang kg), sisanya pasti salah. |
| Stok awal bagian atas | Jumlah barang yang ada saat kamu mulai mencatat | Ini titik nol kamu. Hitung fisik sekali di awal, jangan dikira-kira. |
| Tanggal kolom tabel | Tanggal barang benar-benar masuk atau keluar | Bukan tanggal pesan. Kalau salah tanggal, sisanya benar tapi ceritanya salah. |
| Keterangan kolom tabel | Barang ini dari mana atau ke mana — beli dari supplier, terjual, rusak, retur | Nanti pas sisa nggak cocok, kolom inilah yang bikin kamu ketemu penyebabnya. |
| Masuk / Keluar kolom tabel | Jumlah barangnya, bukan rupiahnya | Kartu stok menghitung barang. Uangnya urusan catatan lain. |
| Sisa kolom tabel | Sisa baris sebelumnya + masuk − keluar | Angka yang kamu pakai untuk memutuskan kapan harus belanja lagi. |
Stok opname artinya menghitung barang yang benar-benar ada di rak atau gudang, lalu dicocokkan dengan catatan di kartu stok.
05. Cara mengisi kartu stok, langkah demi langkah
- Tulis identitas barangnya dulu. Nama barang, kode kalau ada, dan satuannya. Pilih satu satuan lalu konsisten dipakai.
- Hitung barang yang ada sekarang. Angka itu jadi stok awal. Ini satu-satunya angka yang boleh kamu mulai dari nol.
- Setiap barang datang, isi kolom Masuk. Tanggalnya tanggal barang benar-benar sampai, bukan tanggal pesan. Keterangannya: dari siapa.
- Setiap barang keluar, isi kolom Keluar. Terjual, dipakai produksi, rusak, atau dikembalikan ke supplier — semuanya keluar, tulis alasannya.
- Hitung sisanya. Sisa = sisa baris atas + masuk − keluar. Isi tiap baris, jangan ditunda sampai akhir bulan.
- Akhir bulan, hitung ulang barangnya lalu cocokkan. Kalau beda, tulis selisihnya sebagai satu baris penyesuaian — jangan diam-diam diubah angkanya.
Stok awal + total masuk − total keluar = sisa akhir.
Di contoh beras tadi: 40 + 150 − 137 = 53 karung. Kalau hasilnya beda dengan baris terakhir, ada baris yang salah hitung.
06. Contoh untuk toko, bahan baku, dan apotek
Bentuknya sama. Yang beda cuma isi kolom keterangan dan satuannya.
Bahan baku — usaha makanan
Kalau kamu produksi (roti, katering, kopi), barang yang keluar bukan “terjual” tapi “dipakai produksi”.
Satuannya kg, dan ada baris “tepung kena air, dibuang” — barang rusak tetap dicatat keluar.
Obat — apotek
Di apotek satuannya biasanya strip atau box, dan sering ada barang yang dikembalikan ke distributor karena mendekati kedaluwarsa.
Kalau usahamu apotek, lihat juga aplikasi kasir apotek.
Tulis tangan
Nggak punya komputer? Kartu stok tulis tangan tetap berguna, asal rapi dan diisi tiap hari.
Pakai buku bergaris, buat lima kolom dengan penggaris, satu halaman untuk satu barang.
07. Kesalahan yang bikin stok kelihatan salah
| Kesalahan | Akibatnya | Betulkan dengan |
|---|---|---|
| Satu kartu dipakai untuk beberapa barang | Sisa nggak ada artinya — kamu nggak tahu sisa yang mana | Satu barang, satu kartu. Selalu. |
| Satuannya campur (kadang dus, kadang pcs) | Sisa jadi salah tanpa ketahuan | Pilih satu satuan, tulis di kartu, konsisten. |
| Barang rusak atau kedaluwarsa nggak dicatat | Catatan bilang ada, rak bilang nggak ada | Rusak tetap dicatat Keluar, keterangannya “rusak”. |
| Barang dipakai sendiri, nggak dicatat | Selisih yang nggak pernah ketemu sebabnya | Dipakai sendiri juga Keluar. Tulis apa adanya. |
| Dicatat pas barang dipesan, bukan pas datang | Stok kelihatan ada padahal masih di jalan | Catat di tanggal barang sampai. |
| Diisi seminggu sekali sambil mengingat-ingat | Pasti ada yang kelewat | Isi hari itu juga, walau cuma satu baris. |
08. Kartu stok manual, Excel, atau software?
Tiga-tiganya benar. Yang menentukan bukan besar-kecilnya usaha, tapi berapa banyak barangmu dan seberapa sering transaksinya.
- barangnya sekitar 10–20 jenis
- transaksinya nggak banyak tiap hari
- cuma kamu sendiri yang mencatat
- barangnya mulai puluhan jenis
- transaksinya masih bisa kamu catat sendiri
- kamu memang rutin buka komputer
- barangnya banyak dan penjualan terjadi tiap hari
- ada lebih dari satu orang yang menjual
- kamu sering menemukan stok di rak beda dengan catatan
Di Excel, kolom Sisa cukup diketik rumusnya sekali lalu ditarik ke bawah.
09. Kapan pencatatan manual mulai merepotkan?
Biasanya bukan karena hitungannya susah. Tanda-tandanya lebih seperti ini:
- “Kenapa catatan bilang ada 10, di rak cuma ada 6?”
- “Barang ini sebenarnya masih ada atau sudah habis?”
- “Siapa yang lupa mencatat kemarin?”
- “Kenapa satu penjualan harus ditulis dua kali?”
- “Barang apa saja yang perlu dibeli lagi minggu ini?”
- “Barang mana yang dari dulu nggak laku-laku?”
Yang paling sering kejadian adalah yang keempat. Setiap penjualan kamu tulis di nota, lalu kamu ketik lagi ke kartu stok atau Excel — transaksi yang sama dicatat dua kali.
Kalau sehari cuma beberapa transaksi, itu masih gampang. Tapi kalau sehari puluhan transaksi, satu saja yang lupa dicatat sudah cukup bikin angka stok beda dengan isi rak — dan biasanya baru ketahuan sebulan kemudian, waktu kamu hitung ulang.
10. Bagaimana sistem stok mencatat otomatis?
Software tidak mengubah cara menghitung stok. Rumusnya tetap sisa + masuk − keluar, persis seperti kartu stok yang kamu isi tangan. Yang berubah cuma satu: kamu tidak perlu menulis transaksi yang sama untuk kedua kalinya.
Contohnya begini. Saat 2 karung beras terjual dan dicatat di kasir, stok beras itu langsung berkurang 2. Saat barang baru datang dan dicatat, jumlahnya bertambah. Kartu stok tiap barang tersusun sendiri dari transaksi yang sudah kamu catat.
Ilustrasi alur pencatatannya — melanjutkan contoh beras di atas, bukan tampilan aplikasi.
Itulah yang dikerjakan aplikasi stok barang: penjualan di kasir langsung memotong stok, jadi nggak ada catat dua kali, dan sisa stok bisa kamu lihat dari HP tanpa harus ke gudang.
11. Download template kartu stok gratis
Tiga file, gratis, tanpa daftar. Kolomnya sama persis seperti contoh di atas.
Kosong, tiga lembar: barang dagang, bahan baku, dan obat. Kolom Sisa sudah ada rumusnya — tinggal isi masuk dan keluar. 📋 Contoh kartu stok yang sudah diisi (Excel, .xlsx)
Persis seperti contoh di artikel ini, angkanya lengkap. Enak buat dilihat dulu sebelum kamu isi sendiri. 🖨 Template kartu stok (PDF siap cetak)
Buat kamu yang mau tulis tangan. Print, tempel di gudang, isi pakai pulpen.
Filenya bebas kamu pakai dan ubah untuk usahamu sendiri.
12. Setelah kartu stok rapi, lanjut ke mana?
Tergantung di mana posisimu sekarang.
Ambil templatenya, mulai dari satu barang yang paling sering keluar-masuk. Itu sudah cukup untuk beberapa bulan ke depan.
⬇ Download template kartu stokLihat dulu cara kerjanya — penjualan dicatat sekali, stok berkurang sendiri — lalu putuskan sendiri apakah cocok buat usahamu.
Lihat cara kerja aplikasi stok →Kalau yang kamu cari berikutnya soal uang, bukan barang:
- “Untungnya berapa?” — butuh harga modal barang (sering disebut HPP).
- “Uangnya ke mana?” — itu urusan buku kas dan pembukuan usaha.
- Dokumen yang datang bareng barang — nota pembelian saat belanja, surat jalan saat barang dikirim.
Pertanyaan yang sering ditanya soal kartu stok
Apa itu kartu stok?
Kartu stok adalah catatan barang masuk, barang keluar, dan sisa barang untuk satu jenis barang. Isinya lima kolom: tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan sisa, ditambah identitas barang di bagian atas.
Bagaimana cara membuat kartu stok di Excel?
Buat lima kolom: tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan sisa. Isi stok awal di baris pertama kolom sisa. Di baris berikutnya ketik rumus sisa baris atas ditambah masuk dikurangi keluar, lalu tarik rumus itu ke bawah. Template Excel gratis di halaman ini sudah memakai rumus tersebut.
Apa bedanya kartu stok dan stok opname?
Kartu stok adalah catatannya. Stok opname adalah kegiatan menghitung barang yang benar-benar ada di rak atau gudang, lalu dicocokkan dengan catatan itu. Kalau ada selisih, selisihnya ditulis sebagai satu baris penyesuaian di kartu stok.
Bagaimana kalau stok fisik berbeda dengan kartu stok?
Jangan diam-diam mengubah angkanya. Tulis selisihnya sebagai satu baris keluar atau masuk dengan keterangan penyesuaian hasil stok opname, supaya ketahuan berapa sering selisih terjadi. Penyebab tersering: barang rusak tidak dicatat, barang dipakai sendiri, atau ada hari yang terlewat.
Apakah kartu stok harus dibuat untuk setiap barang?
Ya. Satu kartu untuk satu barang, karena kolom sisa hanya berarti kalau isinya satu jenis barang. Kalau kamu jual 20 jenis barang, berarti ada 20 kartu.
Apakah barang rusak tetap dicatat di kartu stok?
Tetap dicatat, di kolom keluar, dengan keterangan rusak atau dibuang. Barang rusak memang tidak terjual, tapi barangnya sudah tidak ada di rak. Kalau tidak dicatat, catatan akan bilang stoknya masih ada.
Kapan kartu stok perlu diperbarui?
Setiap kali ada barang masuk atau keluar, di hari yang sama. Mengisi seminggu sekali sambil mengingat-ingat hampir selalu ada yang terlewat, dan satu baris yang terlewat membuat semua sisa di bawahnya ikut salah.
Apakah kartu stok bisa dibuat otomatis?
Bisa, kalau pencatatan penjualan dan pembelian sudah berada di satu sistem. Cara hitungnya tetap sama, tapi kamu tidak perlu menulis transaksi yang sama untuk kedua kalinya: saat penjualan dicatat di kasir, stok barang itu langsung berkurang.
Kapan sebaiknya memakai aplikasi stok?
Kalau barangmu masih sedikit dan transaksinya tidak banyak, Excel sudah cukup. Aplikasi stok mulai terasa berguna kalau barangnya banyak dan penjualan terjadi setiap hari, ada lebih dari satu orang yang menjual, atau stok di rak sering berbeda dengan catatan.
Apakah kartu stok boleh ditulis tangan?
Boleh dan tetap berguna, asal rapi dan diisi setiap hari. Pakai buku bergaris, buat lima kolom dengan penggaris, dan gunakan satu halaman untuk satu barang. Kalau salah, coret sekali lalu tulis yang benar.