Zaman invois kertas semakin ditinggalkan, dan lebih banyak perniagaan di Malaysia kini mengadaptasi e-Invois untuk mempermudahkan operasi, memastikan pematuhan, dan kekal bersaing.
Namun, walaupun e-Invois semakin menjadi standard, timbul persoalan: patutkah anda menghantar e-Invois secara manual atau automatik?
Dalam artikel ini, kami akan mengupas perbezaan antara penghantaran e-Invois secara manual dan automatik, termasuk faedah, cabaran, dan cara menentukan pilihan yang paling sesuai untuk perniagaan anda.
e-Invois ialah versi elektronik invois tradisional yang dijana, dihantar, dan diproses secara digital. Berbanding invois kertas, e-Invois menawarkan cara yang lebih pantas, cekap, dan sistematik untuk meminta bayaran daripada pelanggan.
Ia memastikan pematuhan dengan peraturan cukai terkini di Malaysia, seperti Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST), dengan mengautomasi penciptaan dan penghantaran invois yang mematuhi cukai.
Bagi perusahaan mikro dan kecil-sederhana (PKS) di Malaysia, peralihan kepada e-Invois bukan sahaja tentang mengurangkan penggunaan kertas.
Ia tentang meningkatkan ketelusan, memperbaiki kecekapan perniagaan, dan mengekalkan pematuhan dengan pihak LHDN (Lembaga Hasil Dalam Negari Malaysia).
Dengan mengadaptasi e-Invois, perniagaan boleh mengelakkan proses manual yang terdedah kepada kesilapan yang biasanya dikaitkan dengan invois berasaskan kertas.
Penjimatan masa: Mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menyediakan, menghantar, dan mengesan invois.
Pengurangan kesilapan: Automasi mengurangkan kesilapan manusia dalam penciptaan invois.
Pematuhan: Memastikan invois memenuhi keperluan SST dan peraturan cukai LHDN.
Penjimatan kos: Mengurangkan kos pencetakan dan pengeposan.
Walaupun e-Invois bersifat digital, ia masih boleh dihantar secara manual. Dalam kaedah ini, perniagaan biasanya menghasilkan e-Invois menggunakan MyInvois Portal yang disediakan oleh pihak LHDN, dan menghantarnya secara manual kepada pelanggan melalui emel atau cara lain. Ini adalah amalan biasa dalam kalangan perniagaan kecil atau perniagaan dengan
Kawalan sepenuhnya: Pemilik perniagaan atau kakitangan akaun boleh menyemak setiap invois sebelum dihantar, memastikan ketepatan dan mengekalkan kawalan ke atas proses tersebut.
Kos rendah untuk perniagaan kecil: Bagi perniagaan dengan jumlah invois yang minimum, penghantaran manual mungkin dilihat sebagai kos efektif kerana tidak memerlukan pelaburan dalam alat automasi.
Guideline percuma oleh LHDN: Portal MyInvois disediakan oleh LHDN, yang merupakan agensi pemungut hasil utama di bawah Kementerian Kewangan Malaysia. Mereka telah menyediakan banyak guideline percuma untuk menggunakan MyInvois Portal di website mereka.
Mengambil masa yang lama: Menyediakan dan menghantar invois secara manual adalah tidak efisien, terutamanya untuk perniagaan yang sedang berkembang. Kaedah ini memerlukan masa dan tenaga yang signifikan, terutamanya apabila berurusan dengan jumlah invois yang tinggi.
Sukar untuk berkembang: Apabila perniagaan berkembang, menguruskan invois secara manual menjadi semakin mencabar. Mengendalikan ratusan atau ribuan invois boleh membebankan kakitangan akaun anda, menyebabkan halangan dalam proses tersebut.
Mengautomasi proses penghantaran e-Invois menghapuskan keperluan untuk campur tangan manual, membolehkan invois dijana dan dihantar secara automatik melalui perisian perakaunan atau invois seperti Niagawan.
Automasi memudahkan keseluruhan proses, daripada penciptaan hingga penghantaran invois, dan malah boleh termasuk peringatan pembayaran, penyelarasan, dan pelaporan cukai.
Efisiensi :Pengurangan kesilapan: Data ditarik terus daripada rekod kewangan anda, kemungkinan kesilapan adalah sangat rendah. Ini meningkatkan ketepatan dan menghapuskan keperluan untuk menyemak setiap invois secara manual.
Integrasi lancar: Alat seperti NiagaPlus mengintegrasikan invois dengan ciri perakaunan lain seperti rekod jualan, bank reconciliation, dan laporan kewangan. Integrasi ini membolehkan aliran maklumat yang lancar dan konsisten di seluruh operasi perniagaan anda.
Pembayaran tepat pada masanya: Penghantaran automatik boleh digabungkan dengan peringatan automatik untuk pembayaran tertunggak, memperbaiki aliran tunai dengan mengurangkan kelewatan.
Kebolehskalaan: Automasi sesuai untuk perniagaan yang ingin berkembang. Contohnya kalau bisnes anda mengendalikan 10 atau 1,000 invois sebulan, sistem automatik boleh mengendalikan peningkatan jumlah tanpa menambahkan tekanan pada pasukan akaun anda.
Peningkatan pematuhan: Penyelesaian e-Invois automatik seperti Niagawan memastikan bahawa invois anda mematuhi peraturan di Malaysia, mengurangkan risiko penalti akibat invois yang salah.
Kos penubuhan awal: Invest ke dalam perisian automasi mungkin kelihatan mahal pada mulanya, terutamanya untuk perniagaan yang sangat kecil. Walau bagaimanapun, kos ini sering diimbangi dengan faedah jangka panjang.
Kadar pembelajaran: Mungkin terdapat tahap pembelajaran ketika mengadaptasi alat automasi, terutamanya bagi pemilik perniagaan atau kakitangan yang tidak biasa dengan teknologi. Namun, platform seperti Niagawan direka bentuk untuk mesra pengguna dan menawarkan sokongan untuk memudahkan peralihan.
Penghantaran manual memerlukan masa yang besar, kerana setiap invois perlu disediakan, disemak, dan dihantar secara manual. Sebaliknya, penghantaran automatik menjimatkan masa dengan membolehkan sistem menjana dan menghantar invois tanpa campur tangan manusia.
Bagi PKS yang sedang berkembang di Malaysia, faedah penjimatan masa ini dapat membebaskan sumber untuk fokus pada aspek perniagaan yang lain.
Invois manual mungkin dilihat sebagai kos efektif bagi perniagaan dengan jumlah transaksi yang rendah, tetapi apabila perniagaan berkembang, kos tersembunyi dari masa yang dihabiskan untuk menguruskan invois secara manual akan bertambah.
Automasi, walaupun memerlukan pelaburan awal, boleh mengurangkan kos jangka panjang dengan meningkatkan kecekapan dan mengurangkan kesilapan.
Di Malaysia, mengekalkan pematuhan dengan peraturan cukai adalah penting. Invois manual menjadikannya lebih sukar untuk memastikan semua invois memenuhi standard yang diperlukan.
Sistem automatik seperti Niagawan memastikan semua invois mematuhi SST dan boleh menghasilkan laporan yang anda perlukan untuk tujuan cukai.
Apabila memutuskan antara penghantaran e-Invois secara manual atau automatik, terdapat beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Setiap perniagaan adalah berbeza, dan pilihan anda harus bergantung pada saiz perniagaan, jumlah transaksi, dan rancangan pertumbuhan jangka Panjang bisnes anda.
Saiz perniagaan: Untuk perniagaan micro atau SME yang sangat kecil dengan hanya segelintir transaksi, penyerahan manual dah cukup untuk bisnes anda. Walaubagaimanapun, SME dengan asas pelanggan yang semakin meningkat, system automatic boleh meningkatkan kecekapan dengan banyak.
Jumlah transaksi: Bisnes dengan volum invois yang lebih tinggi akan mendapat manfaat daripada automasi, kerana ia mengurangkan beban kerja dan meminimumkan risiko ralat.
Sumber tersedia: Jika bisnes anda mempunyai tenaga kerja atau akauntan, invest ke dalam penyelesaian automatic seperti Niagawan boleh mengurangkan tekanan daripada bisnes anda.
Butik kecil yang menjual kraf buatan tangan hanya boleh mengeluarikan beberapa invois setiap bulan. Untuk jenis bisnes ini, penyerahan e-invois manual mungkin masuk akal kerana ia memberi mereka kawalan secara langung tnapa memebebankan sumber mereka.
Bisnes e-commerce yang berkembang pesat yang mengendalikan ratusan transaksi setiap bulan akan mendapat manffat daripada automatic penyerahan e-Invois. Ini membolehkan perniagaan berkembang tanpa menambah beban pentadbiran.
Jika bisnes anda bersedia untuk tukar daripada e-Invoicing manual kepada automatic, system yang baiknya ialah alatan seperti Niagawan.
Sistem kami direka bentuk untuk memudahkan proses e-Invoicing dan menyediakan penyelesaian perakaunan komprehensif yang boleh berkembang bersama bisnes anda.
Sama ada anda perniaga bisnes mikro atau SME, NiagaPos dan NiagaPlus menawarkan alat yang anda perlukan untuk mengautomasikan pengurusan kewangna anda dan memsatikan pematuhan.
Kedua-dua kaedah penyerahan manual dan automatik untuk e-Invois mempunyai faedahnya, tetapi untuk bisnes yang ingin berkembang, automasi selalunya merupakan pilihan yang lebih baik.
Penyerahan manual mungkin berfungsi untuk bisnes kecil dengan urus transaksi terhad, tetapi apabila bisnes anda meningkat, manfaat automasi yang menjimatkan masa dan mengurangkan ralat menjadi jelas.
Dalam landskap perniagaan yang kompetitif hari ini, adalah penting untuk menggunakan penyelesaian yang membolehkan bisnes anda berjalan dengan lebih cekap. Pertimbangkan untuk beralih kepada penyerahan e-Invois automatik untuk menjimatkan masa, mengurangkan tekanan dan meletakkan bisnes anda untuk pertumbuhan jangka panjang. Bersedia untuk menukar? Terokai sistem perakaunan awan Niagawan hari ini!
